Изправени предизвикателства
Всяка година Съветът на министрите на Европейския съюз официално определя европейски столици на културата, като досега над 60 града са получили титлата. Бягството! Институтът е създаден през 2025 г., за да изпълнява дейности, свързани с инициативата „Европейска столица на културата“. Дейностите и записите, които генерира, са от голямо регионално, национално и международно значение. Въпреки това, поради кратката продължителност на проекта, и двете ГО! 2025 г. Институтът и доставчикът на публични архивни услуги — провинциалните архиви на Нова Горица, разполагат с ограничено време, за да гарантират правилното архивиране. Това включва надзор на управлението на записите, оценка на документите и съхраняване на материалите, създадени в рамките на проекта. Едно от основните предизвикателства беше, че служителите, участващи в проекта, нямат предишен опит в съхраняването на архивни записи, правни задължения или сътрудничество с публични доставчици на услуги в областта на архивирането. Освен това, предвид интензивността на дейностите по проекта и краткия им срок, служителите не са имали възможност да преминат допълнително обучение по защита на архивните записи. В началото на проекта те също така не са знаели за обема и видовете записи, които ще бъдат генерирани. Основните въпроси бяха как да се получи информация, която е важна за оценката на записите, и как да се подобри практиката за управление на записите по време на създаването на записи, за да се постигне целта за дългосрочна достъпност.
Иновативни решения
Провинциалните архиви на Нова Горица, в сътрудничество с архивите на Република Словения (ARS) и с подкрепата на инициативата на ЕК за електронно архивиране, разработиха подход за разработване и прилагане на услуги въз основа на концепцията и насоките за сканиране на архивиране по проект (AbD). Това би могло да послужи като модел за бъдещи европейски столици на културата. Референтната архитектура eArchiving беше използвана за илюстриране на методологията както за архивите, така и за създателите на данни, особено чрез изгледи, свързани с AbD. Внедряването на метода AbD Scan включваше специален координатор на AbD Scan в GO! 2025 г., архивисти, директор на провинциалните архиви на Нова Горица, архивист от архивите на Република Словения, и съветници от инициативата на ЕК за електронно архивиране. Проведени са кратки интервюта с ключ GO! 2025 служители и техния доставчик на информационни услуги за събиране на оперативна информация. Въз основа на тази информация провинциалните архиви на Нова Горица изготвиха препоръки и насоки за изпълнение, за да се гарантира, че информацията продължава да бъде откриваема, достъпна, четима, тълкуваема, надеждна и ориентирана към бъдещето.
Постигнати ползи
- Повишена осведоменост относно управлението на записите и съхранението на архивите: Като новосъздаден институт, фокусиран предимно върху изпълнението на дейности, GO! 2025 г. призна необходимостта от организиране на управлението на регистрите. Методът AbD Scan изигра решаваща роля в този процес.
- Дългосрочна достъпност и приобщаване: Инициативата „Европейска столица на културата“ изтъква теми, които са оформили регионите от двете страни на националната граница между Италия и Словения. Те имат по-широко международно значение, като например войната и мира, културните преходи през границите (от контрабанда на културни съкровища до модерни бежански движения) и устойчивостта. Чрез прилагането на препоръки и мерки беше подобрена достъпността на информацията не само за гражданите на една държава, но и за двете. Подходът AbD гарантира, че са взети подходящи мерки, за да се гарантира, че тази информация остава устойчиво достъпна.
- Институционално овластяване и интердисциплинарно сътрудничество: Сътрудничеството между регионалните и националните публични архиви и GO! 2025 г. подкрепи цифровата трансформация на културните институции. Той служи като модел за ефективно планиране на управлението на записите, като гарантира запазването на архивните записи - и по този начин на културното наследство - чрез активното ангажиране на различни професионалисти от самото начало.
- Споделяне на знания и хармонизиране на дейностите на европейско равнище: Опазването на културното наследство от Европейската столица на културата за 2025 г., Нова Горица – Гориция, допринася за по-широкия европейски културен пейзаж. Тъй като титлата се споделя между два града в различни държави, инициативата насърчава международното сътрудничество и обмена на знания, за да се гарантира правилното съхранение на записите. Този подход осигурява както практично, така и професионално решение за други краткосрочни проектни организации.
Модел за успех
Бягството! Подходът за 2025 г., който е съсредоточен върху разработването и прилагането на услуги въз основа на концепцията и насоките за архивиране още при проектирането, би могъл да послужи като модел за бъдещи европейски столици на културата. Въпреки че изпълнението може да се различава в отделните европейски държави, планирането на дългосрочното опазване и достъпността от самото начало може да създаде ценен прецедент за бъдещи проекти с подобен обхват.