Rakouský spolkový památkový úřad (Bundesdenkmalamt, BDA) stojí v čele ochrany národního kulturního dědictví, a to nejen pokud jde o památky a fyzické předměty kulturní hodnoty, ale stále více také v digitální oblasti. S technologickým pokrokem a rostoucí potřebou dlouhodobé dostupnosti historických záznamů musí úřad BDA vyvinout a udržovat systém uchovávání digitálních záznamů, který zajistí dlouhověkost rakouské kulturní paměti.
Během několika posledních desetiletí bylo vynaloženo značné úsilí na digitalizaci historických dokumentů, fotografií, map a dalších kulturních statků, které pocházejí z 50. let 19. století. Výzva nyní spočívá v zajištění toho, aby tato digitální aktiva zůstala použitelná, srozumitelná a přístupná pro budoucí generace, a to navzdory nevyhnutelným změnám v technologiích.
V reakci na tuto rostoucí potřebu zahájil úřad BDA ve spolupráci s rakouským spolkovým kancléřem a rakouským státním archivem ambiciózní projekt na zavedení systému uchovávání digitálních záznamů s otevřeným zdrojovým kódem, který je přizpůsoben tak, aby splňoval dlouhodobé cíle uchovávání. Po rozsáhlém vyhodnocení různých systémů se tým rozhodl implementovat RODA, open-source řešení vyvinuté portugalskou společností Keep Solutions. Systém RODA je navržen tak, aby zajišťoval soulad s evropskými normami, zejména se specifikacemi E-ARK – rámcem vyvinutým v rámci iniciativy Evropské komise v oblasti elektronické archivace. Tyto specifikace poskytují standardizovaný přístup k uchovávání, výměně a opakovanému použití digitálních záznamů v celé Evropě.
Síla specifikací E-ARK
Integrace společnosti RODA se specifikacemi E-ARK je pro rakouské úsilí o uchovávání digitálních záznamů velkým krokem. Specifikace jsou navrženy tak, aby podporovaly dlouhodobé strategie migrace a zajistily, aby informace o formátech souborů a potřebách uchovávání byly vždy přístupné a proveditelné. Definováním standardizovaných datových reprezentací pomáhá E-ARK zachovat integritu digitálních aktiv a zároveň umožňuje budoucí transformace v případě potřeby.
Jedním z nejdůležitějších rysů rámce E-ARK je jeho schopnost dokumentovat každý úkon uchovávání a zajistit transparentnost a důvěru. Každý krok migrace je pečlivě zaznamenán, včetně podrobností, jako jsou důvody migrace, odpovědné osoby, použitý software, učiněná rozhodnutí a práva spojená s digitálními aktivy. Tato úroveň dokumentace umožňuje budoucím archivářům a výzkumným pracovníkům plně porozumět pravosti a původu těchto záznamů a důvěřovat jim.
Vlastní nástroje pro bezproblémovou integraci
S podporou Federálního výpočetního centra (Bundesrechenzentrum, BRZ) byl vytvořen vlastní nástroj pro tvorbu SIP pro transformaci dat z výrobních systémů na SIP odpovídající E-ARK. Existují dva hlavní systémy výrobců:
- Národní systém správy elektronických záznamů ELAK (Der elektronische Akt), který vydává elektronické záznamy smíšeného typu, tj. obsahují e-maily, elektronické dokumenty, poznámky a metadata v různých formátech. Zaznamenané údaje a metadata jsou agregovány do kontejneru pro elektronickou výměnu údajů o dokladech (EDIDOC, standardní obalový formát pro výměnu informací používaný rakouskými orgány, jako je soud, orgán veřejné správy atd.). EDIDOC se skládá z XML dokumentu založeného na schématu, který obsahuje popis metadat a obsahu, jakož i samotných obsahových dokumentů (např. souborů Word, PDF, Excel, zabalených v kontejneru (ZIP).
- Systém pro správu digitalizace „Goobi“vydává sbírky obrázků obsahující sady obrázků s odpovídajícími metadaty.
V souvislosti s těmito dvěma systémy výrobců existují dva hlavní případy použití, které slouží k přípravě na počáteční požití stávajících digitálních aktiv:
Případ použití 1: Archivace elektronických záznamů
Tento případ použití je implementován společností BDA a systém RODA je připraven provádět požití s výrobními daty. To se týká záznamů generovaných společností „ELAK“, která používá následující strukturovaný pracovní postup:
- Zajištění kvality prostřednictvím zkušebního prostředí: před archivací v plném rozsahu je v testovacím prostředí zpracována vzorová sada záznamů. Tento krok umožňuje doladit mapování a validaci metadat před přechodem do konečné fáze výroby.
- Mapování a konverze metadat: elektronický záznam se převede do standardizovaného formátu, který zajistí, aby všechna metadata byla správně strukturována pro účely uchovávání. Použitý formát je přizpůsoben zavedeným archivním standardům, jako je kódovaný archivní popis (EAD).
- Konečné požití a skladování: po ověření jsou elektronické záznamy požity do produkčního prostředí a tvoří archivní informační balíček (AIP).
Případ použití 2: Zachování digitalizovaných sbírek obrázků
Zatímco tento případ použití je stále ve fázi plánování, představuje vzrušující výzvu. Nicméně hlavnímyšlenky jsou zde stručně nastíněny. Obecně platí, že při manipulaci s velkými, digitalizovanými sbírkami obrazů vyvstává jiná výzva. Na rozdíl od elektronických záznamů jsou výrazně větší, takže efektivní ukládání a správa jsou prioritou.
Možným přístupem je, že namísto přesunu velkých obrazových souborů do systému konzervace zůstanou obrazy uloženy v Object Store, kde byly původně umístěny systémem pro správu digitalizace. Tento přístup minimalizuje duplicitu a optimalizuje zdroje úložiště. To by vyžadovalo, aby systém uchovávání vytvořil archivní balíčky, které odkazují na externě uložená obrazová data. Tato metoda zajišťuje, že metadata a popisné informace jsou řádně uchovávány, zatímco většina obrazových dat zůstává nedotčena v původním umístění úložiště. Tato inovativní metoda zpracování archivních sbírek obrazů zabraňuje zbytečnému pohybu dat a zvyšuje efektivitu, ale také představuje důležitou výzvu: jak zajistit dlouhodobou integritu a dostupnost kolekcí spravovaných v cloudovém úložišti, jako je S3. Vzhledem k tomu, že řešení cloudových úložišť jsou stále běžnější, nalezení udržitelných a spolehlivých strategií pro udržování digitálních sbírek uložených v těchto prostředích bude mít zásadní význam pro uchovávání digitálních záznamů.
Výhled do budoucna: řešení, které obstojí i v budoucnu
Iniciativa úřadu BDA začlenit specifikace systému E-ARK do systému RODA představuje významný milník v úsilí Rakouska o uchovávání digitálních záznamů. Využitím těchto norem a nástrojů stanoví úřad BDA měřítko toho, jak lze zachovat kulturní dědictví v digitálním věku, a zajistí, aby budoucí generace měly přístup k bohatému kulturnímu dědictví Rakouska bez ohledu na technologický pokrok.
Tento inovativní přístup je pro agenturu BDA více než jen úspěchem; je zářným příkladem toho, jak lze standardizované rámce, jako je E-ARK, využít k ochraně digitálních záznamů v celosvětovém měřítku a pomoci ostatním institucím v celé Evropě i mimo ni zajistit dlouhověkost jejich digitálních kulturních statků.