Výzvy, kterým čelíme
Každý rok Rada ministrů Evropské unie formálně jmenuje evropská hlavní města kultury, přičemž titul dosud získalo více než 60 měst. Jdi! Institut 2025 byl zřízen za účelem provádění činností souvisejících s iniciativou Evropské hlavní město kultury. Činnosti a záznamy, které vytváří, mají významný regionální, národní a mezinárodní význam. Nicméně, vzhledem ke krátké době trvání projektu, oba GO! Institut 2025 a poskytovatel veřejných archivních služeb, Provinční archiv Nova Gorica, mají omezený čas na zajištění řádné archivace. To zahrnuje dohled nad správou záznamů, hodnocení dokumentů a uchovávání materiálů vytvořených v rámci projektu. Jednou z klíčových výzev bylo, že zaměstnanci zapojení do projektu neměli žádné předchozí zkušenosti s uchováváním archiválií, právními povinnostmi nebo spoluprací s poskytovateli veřejných archivních služeb. Navíc vzhledem k intenzitě projektových činností a jejich krátkému časovému rámci neměli zaměstnanci možnost absolvovat další školení v oblasti ochrany archiválií. Na začátku projektu také nevěděli o objemu a typech záznamů, které budou generovány. Klíčovými otázkami bylo, jak získat informace, které jsou důležité pro hodnocení záznamů a jak zlepšit praxi správy záznamů při vytváření záznamů tak, aby bylo dosaženo cíle dlouhodobé dostupnosti.
Inovativní řešení
Provinční archivy provincie Nova Gorica ve spolupráci s archivy Republiky Slovinsko (ARS) a s podporou iniciativy EK eArchiving vypracovaly přístup k rozvoji a provádění služeb na základě koncepce a pokynů pro skenování archivace již od návrhu (AbD). To by mohlo sloužit jako vzor pro budoucí evropská hlavní města kultury. Referenční architektura eArchivingu byla použita k ilustraci metodiky jak pro archivy, tak pro tvůrce dat, zejména prostřednictvím pohledů souvisejících s AbD. Implementace metody AbD Scan zahrnovala specializovaného koordinátora AbD Scan ve společnosti GO! 2025, archiváři, ředitel provinčního archivu v Nové Gorici, archivář z archivu Republiky Slovinsko a poradci z iniciativy EK pro elektronickou archivaci. Krátké rozhovory byly provedeny s klíčovým GO! 2025 zaměstnanců a jejich poskytovatele informačních služeb s cílem shromáždit provozní poznatky. Na základě těchto informací vypracoval provinční archiv provincie Nová Gorica doporučení a prováděcí pokyny, které mají zajistit, aby informace byly i nadále dohledatelné, přístupné, čitelné, interpretovatelné, spolehlivé a obstály i v budoucnu.
Dosažené přínosy
- Zvýšené povědomí o správě a uchovávání záznamů: Jako nově vzniklý institut zaměřený především na implementaci aktivit, GO! V roce 2025 byla uznána potřeba organizovat správu záznamů. V tomto procesu hrála klíčovou roli metoda AbD Scan.
- Dlouhodobá dostupnost a inkluzivita: Iniciativa Evropské hlavní město kultury zdůrazňuje témata, která formovala regiony na obou stranách státní hranice mezi Itálií a Slovinskem. Ty mají širší mezinárodní význam, jako je válka a mír, kulturní přechody přes hranice (od pašování kulturních pokladů po moderní uprchlická hnutí) a udržitelnost. Prováděním doporučení a opatření se zlepšila dostupnost informací, a to nejen pro občany jedné země, ale pro obě země. Přístup založený na absorpční směrnici zajistil, že byla přijata vhodná opatření k zajištění toho, aby tyto informace zůstaly udržitelně přístupné.
- Posílení institucionálního postavení a interdisciplinární spolupráce: Spolupráce mezi regionálními a národními veřejnými archivy a GO! Rok 2025 podpořil digitální transformaci kulturních institucí. Slouží jako model pro efektivní plánování správy záznamů, který zajišťuje uchovávání archivních záznamů - a potažmo kulturního dědictví - prostřednictvím aktivního zapojení různých odborníků od samého počátku.
- Sdílení znalostí a harmonizace činností na evropské úrovni: Zachování kulturního dědictví z projektu Evropské hlavní město kultury 2025 Nova Gorica – Gorizia přispívá k širší evropské kulturní krajině. Vzhledem k tomu, že název je sdílen mezi dvěma městy v různých zemích, iniciativa podporuje mezinárodní spolupráci a sdílení znalostí s cílem zajistit řádné uchovávání záznamů. Tento přístup poskytuje praktické i profesionální řešení pro další krátkodobé projektové organizace.
Model úspěchu
Jdi! Přístup 2025, který se zaměřuje na rozvoj a provádění služeb založených na koncepci a pokynech pro archivaci již od návrhu, by mohl sloužit jako model pro budoucí evropská hlavní města kultury. Zatímco provádění se může v jednotlivých evropských zemích lišit, plánování dlouhodobého zachování a dostupnosti od samého počátku může vytvořit cenný precedens pro budoucí projekty podobného rozsahu.