Da die eArchiving-Initiative am 29. Mai 2024 in Brüssel ihr zehnjähriges Bestehen feierte, nutzte das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union die Gelegenheit, um über fast ein Jahrzehnt Innovation und strategische Auswirkungen nachzudenken.
Die Ämter für Veröffentlichungen sind die zentrale Anlaufstelle für den Zugang zum EU-Recht und zu Veröffentlichungen. Sie bietet auch Zugang zu offenen Daten, Forschungsergebnissen, Bekanntmachungen über die Auftragsvergabe und anderen offiziellen Informationen, die von den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU veröffentlicht werden. Um dies zu erreichen, trägt der OP mehrere Hüte: als Verlag, Verwahrstelle und Archiv für die von den EU-Institutionen verfassten Veröffentlichungen.
Die Archiv-Herausforderung angehen
Im Jahr 2014 stand das Amt für Veröffentlichungen (OP) vor einer strategischen Entscheidung darüber, wie es seine Aufgabe erfüllen sollte, das ihm anvertraute Material zu archivieren. Seit seiner Einführung im Jahr 1987 stützte sich das OP bei der Speicherung und Verwaltung von EU-Veröffentlichungen auf eine Abfolge von Dokumentenmanagementsystemen (DMS).
Aufgrund neuer gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsanforderungen wurde der Bedarf an einer standardisierten digitalen Konservierungslösung deutlich. Das Amt für Veröffentlichungen wurde mit der Aufgabe betraut, „elektronische Dateien zu bewahren und zu archivieren und sie im Einklang mit dentechnischen Entwicklungen zu bearbeiten“.
Der Ansatz musste folgende Kriterien erfüllen: Open-Source-, internationale und europäische Standards erfüllen und nahtlos in die IT-Architektur des Amtes für Veröffentlichungen integriert werden können. Nach einer Ausschreibung wurde der daraus resultierende Servicevertrag mit Intrasoft International (jetzt Netcompany Intrasoft S.A.) und dem Subunternehmer Keep Solutions zur Verwaltung von Lagerung, Betrieb und Entwicklung abgeschlossen.
Mit der Gemeinsamen Spezifikation für Informationspakete (Common Specification for Information Packages, CSIP) soll ein gemeinsamer Satz von Nutzungsbeschreibungen internationaler Standards für die Verpackung digitaler Informationen zu Archivierungszwecken bereitgestellt werden. Zum Zeitpunkt der offiziellen Veröffentlichung des CSIP im Jahr 2017 hat das Amt für Veröffentlichungen seine Verfahren bereits an diese Spezifikationen angepasst und ist damit eine der ersten Organisationen, die E-ARK-Spezifikationen übernommen hat.
Erzielte Vorteile
Es gibt einige Lektionen, die nach Abschluss des Umzugs in ein langfristiges digitales Aufbewahrungsarchiv auf der Grundlage von eArchiving gelernt wurden.
- Kostenersparnis: Die Anwendung von Standards und bereits erprobten Best Practices vermeidet teures Trial and Error.
- Flexibilität: Die E-ARK-Spezifikationen waren flexibel genug, um mit dem FRBR-Modell (Functional Requirements for Bibliographic Records) kompatibel zu sein, und unterstützten die mehrsprachige Dokumentenverwaltung des OP.
- Skalierbarkeit: Das Volumen der aufgenommenen Dokumente ist im Laufe der Zeit gewachsen, und das System konnte sich ohne spürbaren Serviceverlust anpassen.
- Interoperabilität: Die Verwendung von E-ARK-Spezifikationen und Open-Source-Software vermeidet Vendor-Lock-in und bringt Vertrauen und Glaubwürdigkeit für andere Agenturen und Organisationen.
- Gemeinschaft und Wissensaustausch: Veranstaltungen und Webinare der eArchiving Initiative fördern weiterhin den kollaborativen Dialog und den Erfahrungsaustausch zwischen Organisationen.
Mit Beginn des zweiten Jahrzehnts der eArchivierung veranschaulicht die Reise des Amtes für Veröffentlichungen das Potenzial standardisierter digitaler Bewahrungssysteme in der öffentlichen Verwaltung.
Um mehr über die gemeinsame Geschichte der Ämter für Veröffentlichungen und eArchiving-Leser zu erfahren, können Sie das ausführliche Papier von Corinne Frappart lesen.