Anlässlich des zehnjährigen Bestehens der eArchiving-Initiative am 29. Mai 2024 in Brüssel nutzte das Amt für Veröffentlichungen der EU die Gelegenheit, über fast ein Jahrzehnt Innovation und strategische Auswirkungen nachzudenken.
Das Amt für Veröffentlichungen ist die zentrale Anlaufstelle für den Zugang zum EU-Recht und zu Veröffentlichungen. Sie ermöglicht auch den Zugang zu offenen Daten, Forschungsergebnissen, Vergabebekanntmachungen und anderen amtlichen Informationen, die von den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU veröffentlicht werden. Um dies zu erreichen, trägt das Amt für Veröffentlichungen mehrere Hüte: als Verlag, juristischer Verwahrer und Archiv für die von den EU-Institutionen verfassten Veröffentlichungen.
Die Herausforderung der Archivierung
Im Jahr 2014 stand das Amt für Veröffentlichungen der EU vor einer strategischen Entscheidung über die Erfüllung seiner Aufgabe, das ihm anvertraute Material zu archivieren. Seit dem Start des ersten Repositorys im Jahr 1987 hatte sich das Amt für Veröffentlichungen bei der Speicherung und Verwaltung von EU-Veröffentlichungen auf eine Reihe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) verlassen.
Durch neue gesetzliche Regelungen und Anforderungen an das Sicherheitsniveau wurde der Bedarf an einer standardisierten digitalen Konservierungslösung deutlich. Das Amt für Veröffentlichungen wurde mit der Aufgabe betraut, „elektronische Dateien aufzubewahren und zu archivieren und entsprechend den technologischen Entwicklungen zu behandeln“.
Der Ansatz musste folgende Kriterien erfüllen: quelloffene, internationale und europäische Standards erfüllen und nahtlos in die IT-Architektur des Amts für Veröffentlichungen integriert werden können. Nach einer Ausschreibung wurde der daraus resultierende Servicevertrag mit Intrasoft International (jetzt Netcompany Intrasoft S.A.) und dem Subunternehmer Keep Solutions zur Verwaltung von Speicher, Betrieb und Entwicklung geschlossen.
Die Gemeinsame Spezifikation für Informationspakete (Common Specification for Information Packages, CSIP) zielt darauf ab, einen gemeinsamen Satz von Nutzungsbeschreibungen internationaler Standards für die Verpackung digitaler Informationen zu Archivierungszwecken bereitzustellen. Als CSIP 2017 offiziell veröffentlicht wurde, passte das Amt für Veröffentlichungen seine Verfahren bereits an diese Spezifikationen an und war damit eine der ersten Organisationen, die E-ARK-Spezifikationen annahm.
Erzielte Vorteile
Nach Abschluss des Umzugs in ein langfristiges digitales Aufbewahrungsarchiv auf der Grundlage von eArchiving wurden einige Lehren gezogen.
- Kosteneinsparung: Die Anwendung von Standards und bereits erprobten Best Practices vermeidet kostspieliges Ausprobieren.
- Flexibilität: Die E-ARK-Spezifikationen waren flexibel genug, um mit dem Modell der funktionalen Anforderungen an bibliografische Aufzeichnungen (FRBR) kompatibel zu sein, und unterstützten das mehrsprachige Dokumentenmanagement des Amts für Veröffentlichungen.
- Skalierbarkeit: Das Volumen der aufgenommenen Dokumente ist im Laufe der Zeit gewachsen, und das System konnte sich ohne spürbaren Serviceverlust anpassen.
- Interoperabilität: Die Verwendung von E-ARK-Spezifikationen und Open-Source-Software vermeidet Vendor-Lock-in und bringt Vertrauen und Glaubwürdigkeit für andere Agenturen und Organisationen.
- Gemeinschaft und Wissensaustausch: Veranstaltungen und Webinare der eArchiving Initiative fördern weiterhin den kollaborativen Dialog und den Erfahrungsaustausch zwischen Organisationen.
Mit dem Eintritt von eArchiving in das zweite Jahrzehnt verdeutlicht die Reise des Amts für Veröffentlichungen das Potenzial standardisierter digitaler Bewahrungssysteme in der öffentlichen Verwaltung.
Um mehr über die gemeinsame Geschichte des Amtes für Veröffentlichungen der EU und der eArchiving-Leser zu erfahren, können Sie das von Corinne Frappart verfasste ausführliche Papier lesen.