Herausforderungen
Jedes Jahr benennt der Ministerrat der Europäischen Union offiziell die Kulturhauptstädte Europas, wobei bisher über 60 Städte den Titel erhalten haben. Das GO! Das Institut 2025 wurde eingerichtet, um Aktivitäten im Zusammenhang mit der Initiative „Kulturhauptstadt Europas“ durchzuführen. Die von ihr generierten Aktivitäten und Aufzeichnungen sind von erheblicher regionaler, nationaler und internationaler Bedeutung. Aufgrund der kurzen Laufzeit des Projekts sind jedoch beide GO! Das Institut 2025 und der öffentliche Archivdienstleister, das Provinzarchiv von Nova Gorica, haben nur begrenzte Zeit, um eine ordnungsgemäße Archivierung zu gewährleisten. Dazu gehören die Überwachung des Datensatzmanagements, die Bewertung von Dokumenten und die Aufbewahrung von Materialien, die im Rahmen des Projekts erstellt wurden. Eine der Hauptherausforderungen bestand darin, dass die am Projekt beteiligten Mitarbeiter keine Vorerfahrung in der Archivierung von Aufzeichnungen, rechtlichen Verpflichtungen oder der Zusammenarbeit mit öffentlichen Archivdienstleistern hatten. Darüber hinaus hatten die Mitarbeiter angesichts der Intensität der Projektaktivitäten und ihres kurzen Zeitrahmens keine Möglichkeit, sich einer zusätzlichen Schulung im Archivdatenschutz zu unterziehen. Zu Beginn des Projekts waren sie sich auch des Volumens und der Arten von Datensätzen, die erzeugt werden sollten, nicht bewusst. Die Hauptprobleme waren, wie man Informationen erhält, die für die Bewertung von Aufzeichnungen wichtig sind, und wie man die Aufzeichnungsverwaltungspraxis während der Aufzeichnungserstellung verbessert, um das Ziel der langfristigen Zugänglichkeit zu erreichen.
Innovative Lösungen
Das Provinzarchiv von Nova Gorica hat in Zusammenarbeit mit dem Archiv der Republik Slowenien (ARS) und mit Unterstützung der eArchiving Initiative der Europäischen Kommission einen Ansatz für die Entwicklung und Umsetzung von Dienstleistungen entwickelt, der auf dem Konzept und den Leitlinien des AbD-Scans (Archiving by Design) basiert. Dies könnte als Modell für künftige Kulturhauptstädte Europas dienen. Die eArchiving Reference Architecture wurde verwendet, um die Methodik sowohl für Archive als auch für Datenersteller zu veranschaulichen, insbesondere durch AbD-bezogene Ansichten. Die Implementierung der AbD Scan-Methode beinhaltete einen engagierten AbD Scan-Koordinator bei GO! 2025, Archivare, der Direktor des Provinzarchivs von Nova Gorica, ein Archivar aus dem Archiv der Republik Slowenien und Berater der eArchiving Initiative der Europäischen Kommission. Es wurden kurze Interviews mit Key GO! 2025 Mitarbeiter und ihr Informationsdienstleister, um operative Erkenntnisse zu gewinnen. Auf der Grundlage dieser Informationen erstellte das Provinzarchiv von Nova Gorica Empfehlungen und Umsetzungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Informationen auffindbar, zugänglich, lesbar, interpretierbar, zuverlässig und zukunftssicher bleiben.
Erzielte Vorteile
- Verstärkte Sensibilisierung für die Verwaltung von Aufzeichnungen und die Archivierung: Als neu gegründetes Institut, das sich vor allem auf die Umsetzung von Aktivitäten konzentriert, ist GO! 2025 wurde anerkannt, dass die Verwaltung der Aufzeichnungen organisiert werden muss. Dabei spielte die AbD-Scan-Methode eine entscheidende Rolle.
- Langfristige Zugänglichkeit und Inklusivität: Die Initiative Kulturhauptstadt Europas beleuchtet Themen, die die Regionen auf beiden Seiten der nationalen Grenze zwischen Italien und Slowenien geprägt haben. Diese haben eine breitere internationale Relevanz, wie Krieg und Frieden, kulturelle Übergänge über Grenzen hinweg (vom Schmuggel kultureller Schätze bis hin zu modernen Flüchtlingsbewegungen) und Nachhaltigkeit. Durch die Umsetzung von Empfehlungen und Maßnahmen wurde die Zugänglichkeit von Informationen verbessert, und zwar nicht nur für Bürger eines Landes, sondern für beide. Mit dem AbD-Ansatz wurde sichergestellt, dass geeignete Maßnahmen ergriffen wurden, um sicherzustellen, dass diese Informationen nachhaltig zugänglich bleiben.
- Institutionelle Stärkung und interdisziplinäre Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen regionalen und nationalen öffentlichen Archiven und GO! 2025 hat den digitalen Wandel kultureller Einrichtungen unterstützt. Es dient als Modell für eine effektive Dokumentenmanagement-Planung, die die Erhaltung von Archivunterlagen - und damit auch des kulturellen Erbes - durch das aktive Engagement verschiedener Fachleute von Anfang an sicherstellt.
- Wissensaustausch und Harmonisierung der Tätigkeiten auf europäischer Ebene: Die Bewahrung des kulturellen Erbes der Kulturhauptstadt Europas 2025, Nova Gorica – Gorizia, trägt zur breiteren europäischen Kulturlandschaft bei. Da der Titel zwischen zwei Städten in verschiedenen Ländern geteilt wird, fördert die Initiative die internationale Zusammenarbeit und den Wissensaustausch, um die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu gewährleisten. Dieser Ansatz bietet sowohl eine praktische als auch eine professionelle Lösung für andere kurzfristige Projektorganisationen.
Ein Erfolgsmodell
Das GO! Der Ansatz 2025, der sich auf die Entwicklung und Umsetzung von Diensten auf der Grundlage des Konzepts und der Leitlinien für die Archivierung durch Gestaltung konzentriert, könnte als Modell für künftige Kulturhauptstädte Europas dienen. Während die Umsetzung in den einzelnen europäischen Ländern unterschiedlich sein kann, kann die Planung der langfristigen Bewahrung und Zugänglichkeit von Anfang an einen wertvollen Präzedenzfall für zukünftige Projekte von ähnlichem Umfang darstellen.