Προκλήσεις που αντιμετωπίστηκαν
Κάθε χρόνο, το Συμβούλιο Υπουργών της Ευρωπαϊκής Ένωσης ορίζει επίσημα τις πολιτιστικές πρωτεύουσες της Ευρώπης, με περισσότερες από 60 πόλεις να έχουν λάβει τον τίτλο μέχρι σήμερα. Το GO! Το 2025 ιδρύθηκε το Ινστιτούτο για την υλοποίηση δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την πρωτοβουλία «Πολιτιστική Πρωτεύουσα της Ευρώπης». Οι δραστηριότητες και τα αρχεία που παράγει έχουν σημαντική περιφερειακή, εθνική και διεθνή σημασία. Ωστόσο, λόγω της μικρής διάρκειας του έργου, τόσο το GO! Το Ινστιτούτο 2025 και ο πάροχος δημόσιων υπηρεσιών αρχειοθέτησης, τα επαρχιακά αρχεία της Nova Gorica, έχουν περιορισμένο χρόνο στη διάθεσή τους για να διασφαλίσουν την ορθή αρχειοθέτηση. Αυτό περιλαμβάνει την επίβλεψη της διαχείρισης αρχείων, την αξιολόγηση εγγράφων και τη διατήρηση υλικών που δημιουργούνται στο πλαίσιο του έργου. Μία από τις βασικές προκλήσεις ήταν ότι οι εργαζόμενοι που συμμετείχαν στο έργο δεν είχαν προηγούμενη εμπειρία στη διατήρηση αρχείων, νομικές υποχρεώσεις ή συνεργασία με παρόχους δημόσιων υπηρεσιών αρχειοθέτησης. Επιπλέον, δεδομένης της έντασης των δραστηριοτήτων του έργου και του σύντομου χρονοδιαγράμματός τους, οι εργαζόμενοι δεν είχαν την ευκαιρία να παρακολουθήσουν πρόσθετη κατάρτιση στην προστασία αρχείων. Στην αρχή του έργου, αγνοούσαν επίσης τον όγκο και τους τύπους εγγραφών που θα δημιουργούνταν. Τα βασικά ζητήματα ήταν ο τρόπος απόκτησης πληροφοριών που είναι σημαντικές για την αξιολόγηση των αρχείων και ο τρόπος βελτίωσης της πρακτικής διαχείρισης αρχείων κατά τη δημιουργία αρχείων για την επίτευξη του στόχου της μακροπρόθεσμης προσβασιμότητας.
Καινοτόμες λύσεις
Τα Επαρχιακά Αρχεία της Nova Gorica, σε συνεργασία με τα Αρχεία της Δημοκρατίας της Σλοβενίας (ARS) και με την υποστήριξη της πρωτοβουλίας eArchiving της ΕΚ, ανέπτυξαν μια προσέγγιση για την ανάπτυξη και την υλοποίηση υπηρεσιών με βάση την έννοια και τις κατευθυντήριες γραμμές της σάρωσης Archiving by Design (AbD). Αυτό θα μπορούσε να χρησιμεύσει ως πρότυπο για τις μελλοντικές πολιτιστικές πρωτεύουσες της Ευρώπης. Η αρχιτεκτονική αναφοράς eArchiving χρησιμοποιήθηκε για την απεικόνιση της μεθοδολογίας τόσο σε αρχεία όσο και σε δημιουργούς δεδομένων, ιδίως μέσω των απόψεων που σχετίζονται με το AbD. Η εφαρμογή της μεθόδου AbD Scan περιλάμβανε έναν ειδικό συντονιστή AbD Scan στο GO! 2025, αρχειονόμοι, διευθυντής των επαρχιακών αρχείων της Nova Gorica, αρχειοφύλακας από τα αρχεία της Δημοκρατίας της Σλοβενίας και σύμβουλοι από την πρωτοβουλία ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Οι σύντομες συνεντεύξεις πραγματοποιήθηκαν με το κλειδί GO! 2025 εργαζόμενοι και ο πάροχος υπηρεσιών πληροφοριών τους για τη συλλογή επιχειρησιακών πληροφοριών. Με βάση τις πληροφορίες αυτές, τα επαρχιακά αρχεία της Nova Gorica εκπόνησαν συστάσεις και κατευθυντήριες γραμμές εφαρμογής για να διασφαλίσουν ότι οι πληροφορίες παραμένουν ευρέσιμες, προσβάσιμες, αναγνώσιμες, ερμηνεύσιμες, αξιόπιστες και ανθεκτικές στις μελλοντικές εξελίξεις.
Επιτευχθέντα οφέλη
- Αυξημένη ευαισθητοποίηση σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και τη διατήρηση αρχείων: Ως νεοσύστατο ινστιτούτο που επικεντρώνεται κυρίως στην υλοποίηση δραστηριοτήτων, GO! Το 2025 αναγνώρισε την ανάγκη οργάνωσης της διαχείρισης των αρχείων του. Η μέθοδος AbD Scan διαδραμάτισε καθοριστικό ρόλο σε αυτή τη διαδικασία.
- Μακροπρόθεσμη προσβασιμότητα και συμμετοχικότητα: Η πρωτοβουλία «Πολιτιστική Πρωτεύουσα της Ευρώπης» αναδεικνύει θέματα που έχουν διαμορφώσει τις περιφέρειες εκατέρωθεν των εθνικών συνόρων μεταξύ Ιταλίας και Σλοβενίας. Αυτές έχουν ευρύτερη διεθνή σημασία, όπως ο πόλεμος και η ειρήνη, οι πολιτιστικές μεταβάσεις πέραν των συνόρων (από το λαθρεμπόριο πολιτιστικών θησαυρών έως τα σύγχρονα προσφυγικά κινήματα) και η βιωσιμότητα. Με την εφαρμογή συστάσεων και μέτρων, βελτιώθηκε η προσβασιμότητα στις πληροφορίες, όχι μόνο για τους πολίτες μιας χώρας αλλά και για τους δύο. Η προσέγγιση AbD διασφάλισε τη λήψη κατάλληλων μέτρων για να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες αυτές παραμένουν προσβάσιμες με βιώσιμο τρόπο.
- Θεσμική ενδυνάμωση και διεπιστημονική συνεργασία: Η συνεργασία μεταξύ περιφερειακών και εθνικών δημόσιων αρχείων και GO! Το 2025 στήριξε τον ψηφιακό μετασχηματισμό των πολιτιστικών ιδρυμάτων. Χρησιμεύει ως πρότυπο για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό διαχείρισης αρχείων, διασφαλίζοντας τη διατήρηση των αρχειακών αρχείων - και, κατ 'επέκταση, της πολιτιστικής κληρονομιάς - μέσω της ενεργού συμμετοχής διαφόρων επαγγελματιών από την αρχή.
- Ανταλλαγή γνώσεων και εναρμόνιση των δραστηριοτήτων σε ευρωπαϊκό επίπεδο: Η διατήρηση της πολιτιστικής κληρονομιάς από την Πολιτιστική Πρωτεύουσα της Ευρώπης 2025, Nova Gorica – Gorizia, συμβάλλει στο ευρύτερο ευρωπαϊκό πολιτιστικό τοπίο. Δεδομένου ότι ο τίτλος μοιράζεται μεταξύ δύο πόλεων σε διαφορετικές χώρες, η πρωτοβουλία προωθεί τη διεθνή συνεργασία και την ανταλλαγή γνώσεων για τη διασφάλιση της σωστής διατήρησης των αρχείων. Αυτή η προσέγγιση παρέχει τόσο μια πρακτική όσο και μια επαγγελματική λύση για άλλους οργανισμούς βραχυπρόθεσμων σχεδίων.
Ένα μοντέλο επιτυχίας
Το GO! Η προσέγγιση του 2025, η οποία επικεντρώνεται στην ανάπτυξη και την υλοποίηση υπηρεσιών με βάση την έννοια της αρχειοθέτησης βάσει σχεδιασμού και τις κατευθυντήριες γραμμές, θα μπορούσε να χρησιμεύσει ως πρότυπο για τις μελλοντικές πολιτιστικές πρωτεύουσες της Ευρώπης. Ενώ η εφαρμογή μπορεί να διαφέρει μεταξύ των ευρωπαϊκών χωρών, ο σχεδιασμός για μακροπρόθεσμη διατήρηση και προσβασιμότητα από την αρχή μπορεί να αποτελέσει πολύτιμο προηγούμενο για μελλοντικά έργα παρόμοιου πεδίου εφαρμογής.