Desafíos a los que se enfrenta
Cada año, el Consejo de Ministros de la Unión Europea designa formalmente Capitales Europeas de la Cultura, con más de 60 ciudades que han recibido el título hasta la fecha. ¡El GO! Se ha creado el Instituto 2025 para llevar a cabo actividades relacionadas con la iniciativa Capital Europea de la Cultura. Las actividades y registros que genera son de importancia regional, nacional e internacional. Sin embargo, debido a la corta duración del proyecto, tanto el GO! El Instituto 2025 y el proveedor del servicio público de archivos, los Archivos Provinciales de Nova Gorica, disponen de un tiempo limitado para garantizar un archivo adecuado. Esto incluye la supervisión de la gestión de registros, la evaluación de documentos y la preservación de los materiales creados dentro del proyecto. Uno de los principales desafíos fue que los empleados involucrados en el proyecto no tenían experiencia previa en la preservación de registros de archivos, obligaciones legales o colaboración con proveedores de servicios públicos de archivos. Además, dada la intensidad de las actividades del proyecto y su corto plazo, los empleados no tuvieron la oportunidad de recibir capacitación adicional en protección de registros de archivos. Al inicio del proyecto, tampoco conocían el volumen y los tipos de registros que se generarían. Las cuestiones clave fueron cómo obtener información que es importante para la evaluación de los registros y cómo mejorar la práctica de gestión de registros durante la creación de registros para lograr el objetivo de accesibilidad a largo plazo.
Soluciones innovadoras
Los Archivos Provinciales de Nova Gorica, en colaboración con los Archivos de la República de Eslovenia (ARS) y con el apoyo de la Iniciativa eArchiving de la CE, han desarrollado un enfoque para desarrollar e implementar servicios basados en el concepto y las directrices de Archiving by Design (AbD) Scan. Esto podría servir de modelo para las futuras Capitales Europeas de la Cultura. La arquitectura de referencia de eArchiving se utilizó para ilustrar la metodología tanto a los archivos como a los creadores de datos, particularmente a través de vistas relacionadas con AbD. La implementación del método AbD Scan involucró a un coordinador dedicado de AbD Scan en GO! 2025, archiveros, el director de los Archivos Provinciales de Nova Gorica, un archivero de los Archivos de la República de Eslovenia y asesores de la Iniciativa eArchiving de la CE. Se realizaron breves entrevistas con la clave GO! 2025 empleados y su proveedor de servicios de información para recopilar información operativa. Sobre la base de esta información, los Archivos Provinciales de Nova Gorica prepararon recomendaciones y directrices de aplicación para garantizar que la información siga siendo localizable, accesible, legible, interpretable, fiable y preparada para el futuro.
Beneficios obtenidos
- Mayor conocimiento de la gestión de registros y la preservación de archivos: Como un instituto recién establecido centrado principalmente en la implementación de actividades, GO! 2025 reconoció la necesidad de organizar su gestión de registros. El método AbD Scan desempeñó un papel crucial en este proceso.
- Accesibilidad e inclusión a largo plazo: La iniciativa Capital Europea de la Cultura destaca temas que han dado forma a las regiones a ambos lados de la frontera nacional entre Italia y Eslovenia. Estos tienen una relevancia internacional más amplia, como la guerra y la paz, las transiciones culturales a través de las fronteras (desde el contrabando de tesoros culturales hasta los movimientos modernos de refugiados) y la sostenibilidad. Mediante la aplicación de recomendaciones y medidas, se ha mejorado la accesibilidad de la información, no solo para los ciudadanos de un país, sino también para ambos. El enfoque AbD garantizó que se adoptaran las medidas adecuadas para garantizar que esta información siguiera siendo accesible de forma sostenible.
- Empoderamiento institucional y colaboración interdisciplinaria: La colaboración entre los archivos públicos regionales y nacionales y GO! 2025 ha apoyado la transformación digital de las instituciones culturales. Sirve como modelo para una planificación eficaz de la gestión de registros, asegurando la preservación de los registros de archivo y, por extensión, el patrimonio cultural, a través del compromiso activo de diversos profesionales desde el principio.
- Intercambio de conocimientos y armonización de actividades a nivel europeo: La preservación del patrimonio cultural de la Capital Europea de la Cultura 2025, Nova Gorica – Gorizia, contribuye al panorama cultural europeo en general. Dado que el título se comparte entre dos ciudades de diferentes países, la iniciativa promueve la colaboración internacional y el intercambio de conocimientos para garantizar la preservación adecuada de los registros. Este enfoque proporciona una solución práctica y profesional para otras organizaciones de proyectos a corto plazo.
Un modelo para el éxito
¡El GO! El enfoque de 2025, que se centra en el desarrollo y la aplicación de servicios basados en el concepto y las directrices de Archiving by Design, podría servir de modelo para las futuras Capitales Europeas de la Cultura. Si bien la implementación puede variar según los países europeos, la planificación de la preservación y accesibilidad a largo plazo desde el principio puede sentar un valioso precedente para futuros proyectos de alcance similar.