Kuna e-arhiveerimise algatus tähistas 29. mail 2024 Brüsselis oma kümnendat aastapäeva, kasutas Euroopa Liidu Väljaannete Talitus võimalust mõtiskleda peaaegu kümne aasta pikkuse innovatsiooni ja strateegilise mõju üle.
Väljaannete talitus on keskne juurdepääsupunkt ELi õigusele ja väljaannetele. Samuti annab see juurdepääsu ELi institutsioonide, organite ja asutuste avaldatud avaandmetele, teadusuuringute tulemustele, hanketeadetele ja muule ametlikule teabele. Selle saavutamiseks kannab väljaannete talitus mitut mütsi: kirjastus, seaduslik hoiulevõtja ja arhiiv ELi institutsioonide väljaannete jaoks.
Arhiveerimisprobleemi lahendamine
2014. aastal võttis Euroopa Liidu Väljaannete Talitus vastu strateegilise otsuse selle kohta, kuidas täita oma ülesannet talle usaldatud materjali arhiveerimisel. Alates esimesest hoidla käivitamisest 1987. aastal on Euroopa Liidu Väljaannete Talitus tuginenud ELi väljaannete talletamisel ja haldamisel dokumendihaldussüsteemide jadale.
Uute õigusnormide ja turvanõuete tõttu sai selgeks vajadus standarditud digitaalse säilitamise lahenduse järele. Väljaannete talitusele tehti ülesandeks „elektrooniliste failide säilitamine ja arhiveerimine ning nende töötlemine vastavalt tehnoloogia arengule“.
Lähenemisviis pidi vastama järgmistele kriteeriumidele: avatud lähtekoodiga, rahvusvahelistele ja Euroopa standarditele vastavad ning sujuvalt Euroopa Liidu Väljaannete Talituse IT-arhitektuuri integreeritavad. Pärast pakkumismenetlust sõlmiti sellest tulenev teenusleping Intrasoft Internationaliga (nüüd Netcompany Intrasoft S.A.) ja alltöövõtjaga Keep Solutions, et hallata ladustamist, toiminguid ja arendust.
Teabepakettide ühise spetsifikatsiooni (CSIP) eesmärk on esitada arhiveerimise eesmärgil digitaalse teabe pakendamise rahvusvaheliste standardite ühised kasutuskirjeldused. Selleks ajaks, kui CSIP 2017. aastal ametlikult avaldati, oli väljaannete talitus juba viinud oma tavad nende spetsifikatsioonidega vastavusse, muutes selle üheks esimeseks organisatsiooniks, kes võttis vastu E-ARK spetsifikatsioonid.
Saavutatud kasu
Pärast e-arhiveerimisel põhinevale pikaajalisele digitaalsele säilitamishoidlale ülemineku lõpuleviimist on saadud mõningaid õppetunde.
- Kulude kokkuhoid: Standardite ja juba testitud parimate tavade kohaldamisega välditakse kulukaid katseid ja vigu.
- Paindlikkus: E-ARKi spetsifikatsioonid olid piisavalt paindlikud, et ühilduda bibliograafiliste kirjete funktsionaalsete nõuete (FRBR) mudeliga, ning toetasid väljaannete talituse mitmekeelset dokumendihaldust.
- Skaleeritavus: Allaneelatud dokumentide maht on aja jooksul kasvanud ja süsteem on suutnud kohaneda ilma märgatava teenuse kadumiseta.
- Koostalitlusvõime: E-ARKi spetsifikatsioonide ja avatud lähtekoodiga tarkvara kasutamine väldib seotust müüjaga ning loob teiste asutuste ja organisatsioonide jaoks usalduse ja usaldusväärsuse tunde.
- Kogukond ja teadmiste jagamine: Algatuse eArchiving raames korraldatavad üritused ja veebiseminarid edendavad jätkuvalt koostöödialoogi ja kogemuste vahetamist organisatsioonide vahel.
Ajal, mil eArchiving jõuab teise kümnendisse, illustreerib väljaannete talituse teekond standarditud digitaalse säilitamise süsteemide potentsiaali avalikus halduses.
Lisateavet Euroopa Liidu Väljaannete Talituse ja e-arhiivi lugejate ühise ajaloo kohta saab Corinne Frapparti koostatud põhjalikust artiklist.
Allalaadimiseks
Last update
5 Mai 2026