Kuna e-Arhiveerimise algatus tähistas 29. mail 2024 Brüsselis oma kümnendat aastapäeva, kasutas Euroopa Liidu Väljaannete Talitus võimalust arutleda peaaegu kümne aasta pikkuse innovatsiooni ja strateegilise mõju üle.
Väljaannete talitus on keskne juurdepääsupunkt ELi õigusele ja väljaannetele. Samuti võimaldab see juurdepääsu ELi institutsioonide, organite ja asutuste avaldatud avatud andmetele, uurimistulemustele, hanketeadetele ja muule ametlikule teabele. Selle saavutamiseks kannab OP mitut mütsi: kirjastusena, ELi institutsioonide koostatud väljaannete seadusjärgse hoidjana ja arhiivina.
Arhiveerimise väljakutsega tegelemine
2014. aastal seisis väljaannete talitus silmitsi strateegilise otsusega selle kohta, kuidas täita oma ülesannet talle usaldatud materjal arhiveerida. Alates esimese hoidla käivitamisest 1987. aastal on väljaannete talitus tuginenud ELi väljaannete talletamisel ja haldamisel dokumendihaldussüsteemide jadale.
Uute õigusnormide ja turvanõuete tõttu sai selgeks vajadus standarditud digitaalse säilitamise lahenduse järele. Rakenduskavale tehti ülesandeks „säilitada ja arhiveerida elektroonilisi faile ning käidelda neid kooskõlastehnoloogia futu re arenguga“.
Lähenemisviis pidi vastama järgmistele kriteeriumidele: avatud lähtekoodiga, rahvusvahelistele ja Euroopa standarditele vastavad ning sujuvalt integreeritavad väljaannete talituse IT-arhitektuuri. Pärast hankemenetlust sõlmiti selle tulemusel teenusleping Intrasoft Internationaliga (nüüd Netcompany Intrasoft S.A.) ja alltöövõtjaga Keep Solutions ladustamise, tegevuse ja arendamise haldamiseks.
Teabepakettide ühise spetsifikatsiooni (CSIP) eesmärk on esitada arhiveerimise eesmärgil digitaalse teabe pakendamise rahvusvaheliste standardite ühised kasutuskirjeldused. CSIP ametliku avaldamise ajaks 2017. aastal oli väljaannete talitus juba viinud oma tavad nende spetsifikatsioonidega vastavusse, muutes selle üheks esimeseks organisatsiooniks, kes võttis vastu E-ARKi spetsifikatsioonid.
Saavutatud kasu
Pärast eArchivingil põhinevale pikaajalise digitaalse säilitamise hoidlale ülemineku lõpuleviimist on saadud mõned õppetunnid.
- Kulude kokkuhoid: Standardite ja juba katsetatud parimate tavade kohaldamine hoiab ära kulukad katsed ja vead.
- Paindlikkus: E-ARKi spetsifikatsioonid olid piisavalt paindlikud, et ühilduda bibliograafiliste kirjete funktsionaalsete nõuete (FRBR) mudeliga, ning toetasid rakenduskava mitmekeelset dokumendihaldust.
- Skaleeritavus: Allaneelatud dokumentide maht on aja jooksul kasvanud ja süsteem on suutnud kohaneda ilma märgatava teeninduskaota.
- Koostalitlusvõime: E-ARKi spetsifikatsioonide ja avatud lähtekoodiga tarkvara kasutamine väldib seotust müüjaga ning tekitab usaldust ja usaldusväärsust teiste asutuste ja organisatsioonide jaoks.
- Kogukond ja teadmiste jagamine: Algatuse eArchiving korraldatavad üritused ja veebiseminarid edendavad jätkuvalt koostöödialoogi ja kogemuste vahetamist organisatsioonide vahel.
Kuna eArchiving jõuab teise aastakümnesse, illustreerib väljaannete talituse teekond standarditud digitaalsete säilitamissüsteemide potentsiaali avalikus halduses.
Väljaannete talituse ja eArchivingu lugejate ühise ajaloo kohta lisateabe saamiseks vaadake Corinne Frapparti koostatud põhjalikku dokumenti.