Koska eArchiving-aloite täytti kymmenen vuotta 29. toukokuuta 2024 Brysselissä, Euroopan unionin julkaisutoimisto käytti tilaisuutta hyväkseen ja pohti lähes vuosikymmenen mittaista innovointia ja strategista vaikutusta.
Julkaisutoimistot ovat EU:n lainsäädännön ja julkaisujen keskeinen yhteyspiste. Se tarjoaa myös pääsyn avoimeen dataan, tutkimustuloksiin, hankintailmoituksiin ja muihin EU:n toimielinten, elinten ja virastojen julkaisemiin virallisiin tietoihin. Tämän saavuttamiseksi toimenpideohjelmalla on useita hattuja: Kustantamona, laillisena säilytysyhteisönä ja EU:n toimielinten julkaisemien julkaisujen arkistona.
Arkistointihaasteeseen vastaaminen
Julkaisutoimistolla oli vuonna 2014 edessään strateginen päätös siitä, miten se toteuttaa tehtäväänsä arkistoida sille uskottu aineisto. Ensimmäisen, vuonna 1987 käyttöön otetun julkaisuarkiston jälkeen julkaisutoimisto on käyttänyt EU:n julkaisujen tallentamiseen ja hallinnointiin useita asiakirjahallintajärjestelmiä (DMS).
Uusien lakisääteisten määräysten ja turvallisuustason vaatimusten vuoksi standardoidun digitaalisen säilytysratkaisun tarve kävi selväksi. Toimenpideohjelmalle annettiin tehtäväksi ”säilyttää ja arkistoida sähköisiä tiedostoja ja käsitellä niitä tulevanteknisen kehityksen mukaisesti”.
Lähestymistavan oli täytettävä seuraavat kriteerit: avoimen lähdekoodin, kansainvälisten ja eurooppalaisten standardien mukaisia, ja ne voidaan integroida saumattomasti julkaisutoimiston tietotekniseen arkkitehtuuriin. Tarjouspyynnön jälkeen syntyi palvelusopimus Intrasoft Internationalin (nykyisin Netcompany Intrasoft S.A.) ja alihankkijan Keep Solutionsin kanssa varastoinnin, toiminnan ja kehityksen hallinnasta.
Tietopakettien yhteisellä eritelmällä (Common Specification for Information Packages, CSIP) pyritään antamaan yhteiset käyttökuvaukset kansainvälisistä standardeista, jotka koskevat digitaalisten tietojen pakkaamista arkistointitarkoituksiin. Kun CSIP virallisesti julkaistiin vuonna 2017, julkaisutoimisto oli jo mukauttamassa käytäntöjään näihin eritelmiin, mikä teki siitä yhden ensimmäisistä organisaatioista, jotka hyväksyivät E-ARK-eritelmät.
Saavutetut hyödyt
Joitakin kokemuksia on saatu sen jälkeen, kun siirtyminen sähköiseen arkistointiin perustuvaan pitkäaikaiseen digitaaliseen säilytysarkistoon on saatettu päätökseen.
- Kustannussäästöt: Standardien ja jo testattujen parhaiden käytäntöjen soveltamisella vältetään kalliit kokeilut ja virheet.
- Joustavuus: E-ARK-spesifikaatiot olivat riittävän joustavia, jotta ne olivat yhteensopivia Bibliografisten aineistojen toiminnalliset vaatimukset -mallin (FRBR) kanssa, ja niillä tuettiin toimenpideohjelman monikielistä asiakirjahallintoa.
- Skaalautuvuus: Nieltyjen asiakirjojen määrä on kasvanut ajan myötä, ja järjestelmä on pystynyt mukautumaan ilman huomattavaa palvelun menetystä.
- Yhteentoimivuus: E-ARK-spesifikaatioiden ja avoimen lähdekoodin ohjelmistojen käyttö estää toimittajariippuvuuden ja tuo luottamuksen ja uskottavuuden tunnetta muille virastoille ja organisaatioille.
- Yhteisön ja tietämyksen jakaminen: eArchiving-aloitteen järjestämillä tapahtumilla ja verkkoseminaareilla edistetään edelleen yhteistoiminnallista vuoropuhelua ja kokemusten vaihtoa organisaatioiden välillä.
Julkaisutoimiston matka sähköisen arkistoinnin toiselle vuosikymmenelle havainnollistaa standardoitujen digitaalisten säilytysjärjestelmien potentiaalia julkishallinnossa.
Lisätietoja julkaisutoimistojen ja eArchiving-lukijoiden yhteisestä historiasta on Corinne Frappartin laatimassa perusteellisessa artikkelissa.