Yhdeksän vuotta sähköistä arkistointia EU:n julkaisutoimistossa: Syy juhlia

Koska eArchiving-aloite täytti kymmenen vuotta 29. toukokuuta 2024 Brysselissä, EU:n julkaisutoimisto käytti tilaisuutta hyväkseen pohtiakseen lähes vuosikymmenen innovaatioita ja strategisia vaikutuksia.

Julkaisutoimisto on EU:n lainsäädännön ja julkaisujen keskeinen yhteyspiste. Se tarjoaa myös pääsyn avoimeen dataan, tutkimustuloksiin, hankintailmoituksiin ja muihin EU:n toimielinten, elinten ja virastojen julkaisemiin virallisiin tietoihin. Tätä varten julkaisutoimistolla on useita hattuja: EU:n toimielinten julkaisujen kustantamona, laillisena säilytysyhteisönä ja arkistona.

Arkistohaasteeseen vastaaminen

EU:n julkaisutoimisto teki vuonna 2014 strategisen päätöksen siitä, miten se täyttää sille uskotun aineiston arkistointitehtävänsä. Julkaisutoimisto on siitä lähtien, kun se lanseerasi ensimmäisen arkistonsa vuonna 1987, käyttänyt useita asiakirjahallintajärjestelmiä EU:n julkaisujen tallentamiseen ja hallinnointiin. 

Uusien säädösten ja turvallisuustasovaatimusten myötä tarve standardoidulle digitaaliselle säilytysratkaisulle tuli selväksi. Julkaisutoimiston tehtävänä oli ”säilyttää ja arkistoida sähköiset tiedostot ja käsitellä niitä tulevan teknologisen kehityksen mukaisesti”.

Lähestymistavan oli täytettävä seuraavat kriteerit: avoimen lähdekoodin, kansainvälisten ja eurooppalaisten standardien mukaisia ja saumattomasti integroitavissa julkaisutoimiston tietotekniseen arkkitehtuuriin. Tarjouspyynnön jälkeen tehtiin palvelusopimus Intrasoft Internationalin (nykyisin Netcompany Intrasoft S.A.) ja Keep Solutions -alihankkijan kanssa varastoinnin, toiminnan ja kehittämisen hallinnoimiseksi.

Tietopaketteja koskevan yhteisen eritelmän (Common Specification for Information Packages, CSIP) tarkoituksena on antaa yhteiset käyttökuvaukset kansainvälisistä standardeista, jotka koskevat digitaalisten tietojen pakkaamista arkistointitarkoituksiin. Kun CSIP julkaistiin virallisesti vuonna 2017, julkaisutoimisto oli jo mukauttamassa käytäntöjään näihin eritelmiin, mikä teki siitä yhden ensimmäisistä organisaatioista, jotka hyväksyivät E-ARK-eritelmiä.

Saavutetut hyödyt

Sen jälkeen, kun siirtyminen sähköiseen arkistointiin perustuvaan pitkäaikaiseen digitaaliseen säilytysarkistoon on saatu päätökseen, on saatu joitakin kokemuksia.

• Kustannussäästöt: Standardien ja jo testattujen parhaiden käytäntöjen soveltamisella vältetään kalliit kokeilut ja virheet.
• Joustavuus: E-ARK-spesifikaatiot olivat riittävän joustavia, jotta ne olivat yhteensopivia Bibliographic Records (FRBR) -mallin kanssa, ja niillä tuettiin julkaisutoimiston monikielistä asiakirjahallintaa.
• Skaalautuvuus: Nieltyjen asiakirjojen määrä on kasvanut ajan myötä, ja järjestelmä on pystynyt mukautumaan ilman havaittavaa palvelun menetystä.
• Yhteentoimivuus: E-ARK-spesifikaatioiden ja avoimen lähdekoodin ohjelmistojen käyttö välttää toimittajariippuvuutta ja tuo luottamusta ja uskottavuutta muille virastoille ja organisaatioille.
• Yhteisö ja tietämyksen jakaminen: eArchiving-aloitteen puitteissa järjestettävillä tapahtumilla ja verkkoseminaareilla edistetään edelleen yhteistyöhön perustuvaa vuoropuhelua ja kokemusten vaihtoa organisaatioiden välillä.

Sähköisen arkistoinnin toisen vuosikymmenen alkaessa julkaisutoimiston matka havainnollistaa standardoitujen digitaalisten säilytysjärjestelmien potentiaalia julkishallinnossa.

Lisätietoa EU:n julkaisutoimiston ja eArchivingin yhteisestä historiasta on Corinne Frappartin laatimassa perusteellisessa asiakirjassa.