L’Autorité fédérale autrichienne des monuments (Bundesdenkmalamt, BDA) est à l’avant-garde de la préservation du patrimoine culturel de la nation, non seulement en ce qui concerne les monuments et les objets physiques de valeur culturelle, mais aussi, de plus en plus, dans le domaine numérique. À mesure que la technologie progresse et que la nécessité d’une accessibilité à long terme des documents historiques augmente, la BDA doit développer et maintenir un système de conservation numérique qui garantisse la longévité de la mémoire culturelle autrichienne.
Au cours des dernières décennies, des efforts considérables ont été déployés pour numériser des documents historiques, des photographies, des cartes et d'autres biens culturels, qui remontent aux années 1850. Le défi consiste maintenant à garantir que ces actifs numériques restent utilisables, compréhensibles et accessibles pour les générations futures, malgré les changements technologiques inévitables.
Pour répondre à ce besoin croissant, le BDA, en collaboration avec la chancellerie fédérale autrichienne et les archives de l’État autrichien, a lancé un projet ambitieux visant à mettre en œuvre un système de conservation numérique open source adapté aux objectifs de conservation à long terme. Après une évaluation approfondie de différents systèmes, l'équipe a choisi de mettre en œuvre RODA, une solution open source développée par la société portugaise Keep Solutions. RODA est conçu pour garantir le respect des normes européennes, notamment les spécifications E-ARK, un cadre élaboré dans le cadre de l’initiative eArchiving de la Commission européenne. Ces spécifications fournissent une approche normalisée de la conservation, de l’échange et de la réutilisation des enregistrements numériques dans toute l’Europe.
La puissance des spécifications E-ARK
L’intégration de RODA aux spécifications E-ARK constitue un grand pas en avant pour les efforts de conservation numérique de l’Autriche. Les spécifications sont conçues pour soutenir les stratégies de migration à long terme, en veillant à ce que les informations sur les formats de fichiers et les besoins de conservation soient toujours accessibles et exploitables. En définissant des représentations de données standardisées, E-ARK contribue à préserver l'intégrité des actifs numériques tout en permettant des transformations futures en cas de besoin.
L'une des caractéristiques les plus importantes du cadre E-ARK est sa capacité à documenter chaque action de préservation, garantissant la transparence et la confiance. Chaque étape de migration est méticuleusement enregistrée, y compris des détails tels que les raisons de la migration, les personnes responsables, le logiciel utilisé, les décisions prises et les droits associés aux actifs numériques. Ce niveau de documentation permet aux futurs archivistes et chercheurs de comprendre pleinement et de faire confiance à l'authenticité et à la provenance de ces documents.
Outils personnalisés pour une intégration transparente
Avec le soutien du Federal Computing Centre (Bundesrechenzentrum, BRZ), un outil de création de SIP personnalisé a été créé pour transformer les données des systèmes producteurs en SIP conformes à E-ARK. Il existe deux principaux systèmes de production:
- Le système national de gestion des documents électroniques ELAK (Der elektronische Akt), qui publie des documents électroniques de type mixte, c’est-à-dire qu’ils contiennent des courriels, des documents électroniques, des notes et des métadonnées sous différents formats. Les données d’enregistrement et les métadonnées sont agrégées dans un conteneur d’échange électronique de données pour les documents (EDIDOC, format d’emballage standard pour l’échange d’informations utilisé par les autorités autrichiennes telles que la juridiction de première instance, l’organisme administratif public, etc.). L'EDIDOC consiste en un document XML basé sur un schéma qui comprend une description des métadonnées et du contenu ainsi que les documents de contenu eux-mêmes (par exemple, Word, PDF, fichiers Excel, emballés dans un conteneur (ZIP).
- Le système de gestion de la numérisation «Goobi»publie des collections d’images contenant des ensembles d’images avec les métadonnées correspondantes.
En ce qui concerne les deux systèmes de production, il existe deux principaux cas d’utilisation pour se préparer à l’ingestion initiale d’actifs numériques existants:
Cas d’utilisation 1: Archivage des documents électroniques
Ce cas d'utilisation est mis en œuvre par BDA et le système RODA est prêt à effectuer des ingests avec des données de production. Cela concerne les enregistrements générés par "ELAK", qui utilise le flux de travail structuré suivant:
- Assurance de la qualité à travers un environnement de test: avant l'archivage à grande échelle, un échantillon d'enregistrements est traité dans un environnement de test. Cette étape permet d'affiner la cartographie et la validation des métadonnées avant de passer à l'étape de production finale.
- Cartographie et conversion des métadonnées: l'enregistrement électronique est transformé en un format normalisé, garantissant que toutes les métadonnées sont correctement structurées en vue de leur conservation. Le format utilisé est adapté pour respecter les normes archivistiques établies, telles que la description archivistique codée (EAD).
- Ingestion finale et stockage: une fois validés, les enregistrements électroniques sont ingérés dans l'environnement de production, formant un dossier d'information archivistique (AIP).
Cas d'utilisation 2: Préservation des collections d'images numérisées
Bien que ce cas d'utilisation soit encore à l'étape de la planification, il présente un défi passionnant. Néanmoins, lesprincipales idées sont brièvement exposées ici. Généralement, un défi différent se pose lors du traitement de grandes collections d'images numérisées. Contrairement aux documents électroniques, ils sont beaucoup plus volumineux, ce qui fait de l'efficacité du stockage et de la gestion une priorité.
Une approche possible consiste à, au lieu de déplacer des fichiers d'images volumineux dans le système de conservation, les images restent stockées dans le magasin d'objets où elles ont été initialement placées par le système de gestion de la numérisation. Cette approche minimise les doubles emplois et optimise les ressources de stockage. Cela nécessiterait que le système de préservation crée des paquets d'archives qui référencent les données d'image stockées à l'extérieur. Cette méthode garantit que les métadonnées et les informations descriptives sont correctement conservées tandis que la majeure partie des données d'image reste intacte dans son emplacement de stockage d'origine. Cette méthode innovante de traitement des collections d'images d'archives évite les mouvements de données inutiles et améliore l'efficacité, mais elle pose également un défi important: comment garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme des collections gérées dans le stockage en nuage comme S3. Alors que les solutions de stockage en nuage deviennent de plus en plus courantes, trouver des stratégies durables et fiables pour maintenir les collections numériques stockées dans de tels environnements sera crucial pour la conservation numérique.
Pour l’avenir: une solution pérenne
L’initiative du BDA d’intégrer les spécifications E-ARK au système RODA marque une étape importante dans les efforts de conservation numérique de l’Autriche. En tirant parti de ces normes et outils, le BDA établit une référence sur la manière dont le patrimoine culturel peut être préservé à l’ère numérique, en veillant à ce que les générations futures aient accès au riche héritage culturel de l’Autriche, quelles que soient les avancées technologiques.
Cette approche innovante est plus qu'un succès pour la BDA; il s’agit d’un exemple éclatant de la manière dont des cadres normalisés tels que E-ARK peuvent être exploités pour protéger les enregistrements numériques à l’échelle mondiale, en aidant d’autres institutions à travers l’Europe et au-delà à garantir la longévité de leurs actifs culturels numériques.