Alors que l’initiative eArchiving a fêté son dixième anniversaire le 29 mai 2024 à Bruxelles, l’Office des publications de l’Union européenne (OP) a profité de l’occasion pour réfléchir à près d’une décennie d’innovation et d’impact stratégique.
Les Offices des publications sont le point central d'accès au droit de l'UE et aux publications. Il donne également accès aux données ouvertes, aux résultats de la recherche, aux avis de marché et à d’autres informations officielles publiées par les institutions, organes et agences de l’UE. Pour ce faire, l'OP porte plusieurs chapeaux: en tant que maison d’édition, dépositaire légal et archive des publications des institutions de l’UE.
Relever le défi de l'archivage
En 2014, l'Office des publications (OP) a été confronté à une décision stratégique sur la manière de remplir sa mission d'archiver le matériel qui lui était confié. Depuis son premier lancement en 1987, l'OP s'est appuyé sur une série de systèmes de gestion de documents (DMS) pour stocker et gérer les publications de l'UE.
En raison des nouvelles réglementations légales et des exigences en matière de niveau de sécurité, la nécessité d'une solution de conservation numérique standardisée est devenue évidente. L’OP était chargé de «conserver et d’archiver les fichiers électroniques et de les traiter en fonction de l’évolutiontechnologique».
Cette approche devait répondre aux critères suivants: open source, conforme aux normes internationales et européennes, et parfaitement intégrable dans l’architecture informatique de l’Office des publications. Après un appel d'offres, le contrat de service qui en a résulté a été conclu avec Intrasoft International (aujourd'hui Netcompany Intrasoft S.A.) et le sous-traitant Keep Solutions pour gérer le stockage, les opérations et le développement.
La spécification commune pour les dossiers d’information (CSIP) vise à fournir un ensemble commun de descriptions d’utilisation des normes internationales pour l’emballage des informations numériques à des fins d’archivage. Au moment de la publication officielle du CSIP en 2017, l'Office des publications alignait déjà ses pratiques sur ces spécifications, ce qui en faisait l'une des premières organisations à adopter les spécifications E-ARK.
Avantages obtenus
Il y a quelques leçons apprises après la finalisation du passage à un référentiel de conservation numérique à long terme basé sur l'archivage électronique.
- Économies de coûts: L'application de normes et de pratiques exemplaires déjà éprouvées permet d'éviter des essais et des erreurs coûteux.
- Flexibilité : Les spécifications E-ARK étaient suffisamment souples pour être compatibles avec le modèle d’exigences fonctionnelles pour les enregistrements bibliographiques (FRBR) et soutenaient la gestion multilingue des documents de l’OP.
- Évolutivité: Le volume des documents ingérés a augmenté au fil du temps et le système a pu s'adapter sans perte de service notable.
- Interopérabilité: L'utilisation des spécifications E-ARK et des logiciels open source évite l'enfermement des fournisseurs et apporte un sentiment de confiance et de crédibilité aux autres agences et organisations.
- Partage de la communauté et des connaissances: Les événements et webinaires organisés par l'initiative eArchiving continuent de promouvoir le dialogue collaboratif et l'échange d'expériences entre les organisations.
Alors que l’archivage électronique entre dans sa deuxième décennie, le parcours de l’Office des publications illustre le potentiel des systèmes de conservation numérique normalisés dans l’administration publique.
Pour en savoir plus sur l'histoire commune aux Offices des publications et aux lecteurs d'eArchiving, consultez l'article détaillé rédigé par Corinne Frappart.