Hekk kif l-Inizjattiva eArchiving immarkat l-għaxar anniversarju tagħha fid-29 ta’ Mejju 2024, fi Brussell, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (OP) ħa l-opportunità biex jirrifletti fuq kważi għaxar snin ta’ innovazzjoni u impatt strateġiku.
L-Uffiċċji tal-Pubblikazzjonijiet huma l-punt ċentrali ta’ aċċess għal-liġi tal-UE, u l-pubblikazzjonijiet. Jagħti wkoll aċċess għal data miftuħa, riżultati tar-riċerka, avviżi ta’ akkwist u informazzjoni uffiċjali oħra ppubblikata mill-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji tal-UE. Biex jinkiseb dan, il-PO jilbes ħafna kpiepel: bħala dar tal-pubblikazzjoni, depożitarju legali u arkivju għall-pubblikazzjonijiet miktuba mill-istituzzjonijiet tal-UE.
Nindirizzaw l-Isfida tal-Arkivju
Fl-2014, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet (OP) iffaċċja deċiżjoni strateġika dwar kif iwettaq il-missjoni tiegħu li jarkivja l-materjal fdat fih. Sa mit-tnedija tal-ewwel repożitorju tiegħu fl-1987, il-PO kien ibbaża ruħu fuq sekwenza ta’ sistemi ta’ ġestjoni tad-dokumenti (DMS) biex jaħżen u jimmaniġġja l-pubblikazzjonijiet tal-UE.
Minħabba regolamenti legali ġodda u rekwiżiti ta’ livell ta’ sigurtà, il-ħtieġa għal soluzzjoni standardizzata ta’ preservazzjoni diġitali saret ċara. Il-PO ngħata l-kompitu li “jippreserva u jarkivja fajls elettroniċi u jittrattahom f’konformità mal-iżviluppiteknoloġiċi”.
L-approċċ kellu jissodisfa l-kriterji li ġejjin: sors miftuħ, konformi mal-istandards internazzjonali u Ewropej, u integrat bla xkiel fl-arkitettura tal-IT tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Wara sejħa għall-offerti, il-kuntratt ta’ servizz riżultanti ġie konkluż ma’ Intrasoft International (issa Netcompany Intrasoft S.A.) u mas-sottokuntrattur Keep Solutions għall-ġestjoni tal-ħżin, tal-operazzjonijiet u tal-iżvilupp.
L-Ispeċifikazzjoni Komuni għall-Pakketti ta’ Informazzjoni (CSIP) għandha l-għan li tipprovdi sett komuni ta’ deskrizzjonijiet tal-użu ta’ standards internazzjonali għall-informazzjoni diġitali dwar l-imballaġġ għal finijiet ta’ arkivjar. Saż-żmien meta s-CSIP ġie formalment rilaxxat fl-2017, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet kien diġà qed jallinja l-prattiki tiegħu ma’ dawn l-ispeċifikazzjonijiet, u b’hekk kien wieħed mill-ewwel organizzazzjonijiet li adotta speċifikazzjonijiet tal-E-ARK.
Benefiċċji miksuba
Hemm xi tagħlimiet meħuda wara t-tlestija tal-bidla lejn repożitorju ta’ preservazzjoni diġitali fit-tul ibbażat fuq l-eArchiving.
- Iffrankar tal-ispejjeż: L-applikazzjoni tal-istandards u tal-aħjar prattiki li diġà ġew ittestjati tevita prova u żball li jiswew ħafna flus.
- Flessibbiltà: L-ispeċifikazzjonijiet tal-E-ARK kienu flessibbli biżżejjed biex ikunu kompatibbli mal-mudell tar-Rekwiżiti Funzjonali għar-Rekords Biblijografiċi (FRBR) u appoġġaw il-ġestjoni multilingwi tad-dokumenti tal-PO.
- L-iskalabbiltà: Il-volum tad-dokumenti inġestiti kiber maż-żmien, u s-sistema kienet kapaċi tadatta mingħajr telf notevoli ta 'servizz.
- Interoperabbiltà: L-użu tal-ispeċifikazzjonijiet tal-E-ARK u tas-software b’sors miftuħ jevita l-intrappolament tal-klijentela u jġib sens ta’ fiduċja u kredibbiltà għal aġenziji u organizzazzjonijiet oħra.
- Il-kondiviżjoni tal-komunità u tal-għarfien: L-avvenimenti u l-webinars organizzati mill-Inizjattiva eArchiving ikomplu jippromwovu d-djalogu kollaborattiv u l-iskambju ta’ esperjenzi bejn l-organizzazzjonijiet.
Hekk kif l-eArchiving tidħol fit-tieni deċennju tagħha, il-vjaġġ tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet juri l-potenzjal ta’ sistemi standardizzati ta’ preservazzjoni diġitali fl-amministrazzjoni pubblika.
Biex tkun taf aktar dwar l-istorja kondiviża tal-Uffiċċji tal-Pubblikazzjonijiet u l-qarrejja eArchiving tista’ tiċċekkja l-karta fil-fond miktuba minn Corinne Frappart.