CC0 1.0 Universal (CC0 1.0) Public Domain Dedication
De federale monumentendienst van Oostenrijk (Bundesdenkmalamt, BDA) loopt voorop bij het behoud van het nationale culturele erfgoed, niet alleen wat monumenten en fysieke objecten van culturele waarde betreft, maar in toenemende mate ook op digitaal gebied. Naarmate de technologie vordert en de behoefte aan toegankelijkheid van historische gegevens op lange termijn toeneemt, moet de BDA een digitaal bewaringssysteem ontwikkelen en onderhouden dat de levensduur van het Oostenrijkse culturele geheugen waarborgt.
In de afgelopen decennia zijn aanzienlijke inspanningen geleverd om historische documenten, foto's, kaarten en andere culturele activa, die dateren uit de jaren 1850, te digitaliseren. De uitdaging ligt nu in het garanderen dat deze digitale assets bruikbaar, begrijpelijk en toegankelijk blijven voor toekomstige generaties, ondanks de onvermijdelijke technologische veranderingen.
In antwoord op deze groeiende behoefte is het BDA, in samenwerking met de Oostenrijkse bondskanselarij en het Oostenrijkse staatsarchief, begonnen aan een ambitieus project om een opensourcesysteem voor digitale bewaring in te voeren dat is toegesneden op de langetermijndoelstellingen voor bewaring. Na een uitgebreide evaluatie van verschillende systemen koos het team ervoor om RODA te implementeren, een open-source oplossing ontwikkeld door het Portugese bedrijf Keep Solutions. RODA is ontworpen om de naleving van Europese normen te waarborgen, met name de E-ARK-specificaties — een kader dat is ontwikkeld in het kader van het eArchiving-initiatief van de Europese Commissie. Deze specificaties bieden een gestandaardiseerde aanpak voor het bewaren, uitwisselen en hergebruiken van digitale records in heel Europa.
De kracht van E-ARK specificaties
De integratie van RODA met de E-ARK-specificaties is een grote stap voor de Oostenrijkse inspanningen op het gebied van digitale bewaring. De specificaties zijn ontworpen om migratiestrategieën voor de lange termijn te ondersteunen, zodat informatie over bestandsformaten en bewaringsbehoeften altijd toegankelijk en uitvoerbaar is. Door gestandaardiseerde gegevensrepresentaties te definiëren, helpt E-ARK de integriteit van digitale activa te behouden en tegelijkertijd toekomstige transformaties mogelijk te maken wanneer dat nodig is.
Een van de belangrijkste kenmerken van het E-ARK-kader is het vermogen om elke bewaringsactie te documenteren, waardoor transparantie en vertrouwen worden gewaarborgd. Elke migratiestap wordt nauwkeurig vastgelegd, inclusief details zoals de redenen achter de migratie, de verantwoordelijke personen, de gebruikte software, genomen beslissingen en rechten in verband met de digitale activa. Dit niveau van documentatie stelt toekomstige archivarissen en onderzoekers in staat om de authenticiteit en herkomst van deze records volledig te begrijpen en te vertrouwen.
Aangepaste tools voor naadloze integratie
Met steun van het Federal Computing Centre (Bundesrechenzentrum, BRZ) werd een aangepaste SIP-creatietool gecreëerd om gegevens van producentensystemen om te zetten in E-ARK-conforme SIP's. Er zijn twee belangrijke producentensystemen:
- Het nationale elektronische gegevensbeheersysteem ELAK (Der elektronische Akt), dat elektronische gegevens van gemengde aard vrijgeeft, d.w.z. dat zij e-mails, elektronische documenten, notities en metagegevens in verschillende formaten bevatten. Recordgegevens en metagegevens worden samengevoegd in een container voor elektronische gegevensuitwisseling voor documenten (EDIDOC, een standaardverpakkingsformaat voor informatie-uitwisseling dat wordt gebruikt door Oostenrijkse autoriteiten zoals de rechtbank van Luxemburg, overheidsinstanties enz.). De EDIDOC bestaat uit een schema-gebaseerd XML-document dat een beschrijving van metadata en inhoud bevat, evenals de inhoudsdocumenten zelf (bijvoorbeeld Word, PDF, Excel-bestanden, verpakt in een container (ZIP).
- Het digitaliseringsbeheersysteem “Goobi”brengt beeldverzamelingen uit die reeksen afbeeldingen met bijbehorende metagegevens bevatten.
Met betrekking tot de twee producentensystemen zijn er twee belangrijke use cases om zich voor te bereiden op de eerste inname van bestaande digitale activa:
Gebruiksgeval 1: Het archiveren van elektronische records
Deze use case wordt geïmplementeerd door BDA en het RODA-systeem is klaar om ingests uit te voeren met productiegegevens. Dit betreft de records gegenereerd door "ELAK", die gebruik maakt van de volgende gestructureerde workflow:
- Kwaliteitsborging door middel van een testomgeving: vóór volledige archivering wordt een steekproef van records verwerkt in een testomgeving. Deze stap maakt het mogelijk om metadata in kaart te brengen en te valideren voordat u naar de laatste productiefase gaat.
- Toewijzing en conversie van metagegevens: de elektronische registratie wordt omgezet in een gestandaardiseerd formaat, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle metagegevens correct zijn gestructureerd met het oog op bewaring. Het gebruikte formaat is aangepast om te voldoen aan gevestigde archiveringsnormen, zoals Encoded Archival Description (EAD).
- Laatste inname en opslag: na validering worden de elektronische gegevens opgenomen in de productieomgeving en vormen zij een Archival Information Package (AIP).
Gebruik geval 2: Behoud van gedigitaliseerde beeldcollecties
Hoewel deze use case zich nog in de planningsfase bevindt, vormt het een spannende uitdaging. Desalnietteminworden de belangrijkste ideeën hier kort uiteengezet. Over het algemeen doet zich een andere uitdaging voor bij het verwerken van grote, gedigitaliseerde beeldcollecties. In tegenstelling tot elektronische records zijn ze aanzienlijk groter, waardoor efficiënte opslag en beheer een prioriteit zijn.
Een mogelijke aanpak is om, in plaats van grote afbeeldingsbestanden naar het bewaringssysteem te verplaatsen, de afbeeldingen te bewaren in de Object Store waar ze oorspronkelijk door het digitaliseringsbeheersysteem werden geplaatst. Deze aanpak minimaliseert dubbel werk en optimaliseert de opslagcapaciteit. Dit zou vereisen dat het conserveringssysteem archiefpakketten maakt die verwijzen naar de extern opgeslagen afbeeldingsgegevens. Deze methode zorgt ervoor dat metadata en beschrijvende informatie goed worden bewaard terwijl het grootste deel van de afbeeldingsgegevens onaangetast blijft op de oorspronkelijke opslaglocatie. Deze innovatieve methode voor het verwerken van archiefbeeldverzamelingen voorkomt onnodige gegevensbewegingen en verhoogt de efficiëntie, maar brengt ook een belangrijke uitdaging met zich mee: hoe de integriteit en toegankelijkheid op lange termijn van collecties die worden beheerd in cloudgebaseerde opslag zoals S3 kan worden gewaarborgd. Naarmate cloudopslagoplossingen steeds gebruikelijker worden, zal het vinden van duurzame en betrouwbare strategieën voor het onderhouden van digitale collecties die in dergelijke omgevingen zijn opgeslagen, cruciaal zijn voor digitale bewaring.
Vooruitblik: een toekomstbestendige oplossing
Het initiatief van de BDA om E-ARK-specificaties te integreren met het RODA-systeem is een belangrijke mijlpaal in de Oostenrijkse inspanningen op het gebied van digitale bewaring. Door gebruik te maken van deze normen en instrumenten stelt de BDA een benchmark vast voor de wijze waarop cultureel erfgoed in het digitale tijdperk kan worden bewaard, zodat toekomstige generaties toegang hebben tot het rijke culturele erfgoed van Oostenrijk, ongeacht de technologische vooruitgang.
Deze innovatieve aanpak is meer dan alleen een succes voor de BDA; het is een lichtend voorbeeld van hoe gestandaardiseerde kaders zoals E-ARK kunnen worden gebruikt om digitale records op wereldwijde schaal te beschermen en andere instellingen in heel Europa en daarbuiten te helpen de levensduur van hun digitale culturele activa veilig te stellen.