Luis Faria, eArchiving Initiative
De workshop over eArchiving in Portugal: Casestudies en strategieën voor digitale bewaring,gehouden in samenwerking met het Portugese directoraat-generaal Boeken, Archieven en Bibliotheken (DGLAB) met voormalig directeur-generaal Pedro Penteado, en het eArchiving Initiative, boden een uitgebreid platform voor het bespreken van digitale archivering en bewaring in Portugal.
Een belangrijk aandachtspunt van het evenement was een overzicht van het huidige rechtskader voor digitale archivering, gepresenteerd door DGLAB. Deze sessie schetste essentiële regelgeving en nalevingsvereisten en bood duidelijkheid voor instellingen die digitale records beheren. Deelnemers kregen ook waardevolle inzichten van organisaties die de uitdagingen van digitale archivering met succes hebben aangepakt. De sprekers deelden drie praktijkcases en beste praktijken op het gebied van digitale bewaringsacties, die in de loop van de projecten werden uitgevoerd.
De presentatie van de casestudy begon met “O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João”, waarin de ontwikkeling van het Clinical Digital Repository van het ziekenhuis van São João vanaf de oprichting in 1959 tot de laatste ontwikkeling in 2016 met de oprichting van het Centro de Gestão da Informação (centrum voor informatiebeheer) werd gevolgd. Onder het leidende beginsel van “trazer o arquivo clínico para o século XXI” (het klinische archief naar de 21e eeuw brengen) werd in deze casestudy benadrukt dat het ziekenhuis zich inzet voor het bijhouden van een digitaal register van klinische dossiers, waardoor zijn cruciale rol op medisch gebied werd versterkt. De repository zorgt ervoor dat zorgverleners naadloze toegang hebben tot de geschiedenis van patiënten, een fundamenteel aspect van het leveren van nauwkeurige en effectieve medische zorg. In de studie werd ook de nadruk gelegd op de strategische aanpak van archivering: bepalen welke documenten moeten worden bewaard, wanneer ze moeten worden gearchiveerd en hoe het proces moet worden gestructureerd. Vanaf het moment dat een patiënt arriveert bij de spoedeisende zorg tot de uiteindelijke verwerking van medische ontslagdocumentatie, speelt de repository een vitale rol bij het waarborgen van de continuïteit en kwaliteit van de patiëntenzorg.
In de tweede nationale casestudy, “From Information Production to Preservation in Justice – A Case Study of the Ministry of Justice”, heeft het Portugese ministerie van Justitie aangetoond hoe het zijn inspanningen op het gebied van digitale bewaring bevordert, zoals benadrukt in een recente casestudy waarin zijn strategie voor het beheer van de informatielevenscyclus wordt uiteengezet. Het initiatief bevindt zich nog in de vroege ontwikkelingsfase en heeft tot doel een gestructureerde aanpak vast te stellen voor de productie, verspreiding en langetermijnbewaring van digitale records, waarbij het toezicht op curatoren in elke fase wordt benadrukt.
Tijdens de presentatie schetsten ambtenaren het interne kader voor beslissingen over wat moet worden bewaard, hoe het moet worden bewaard en de bredere zorgen rond digitale archivering. Het projectteam gaf ook inzicht in het digitale bewaarsysteem dat momenteel in gebruik is, met gedetailleerde informatie over de operationele processen die ten grondslag liggen aan hun werk. Een belangrijk aandachtspunt van de discussie was de beveiliging van informatie en infrastructuur, waarbij aandacht werd besteed aan de bestaande protocollen, de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering en de doeltreffendheid van de huidige maatregelen. Het initiatief weerspiegelt een groeiend engagement om de levensduur en integriteit van digitale records binnen het ministerie te waarborgen.
In de derde nationale casestudy, Arquivo.pt, is het hoofddoel ervan bevestigd: “het bevorderen van de bewaring van inhoud die beschikbaar is op het nationale internet, waarbij de toegankelijkheid ervan voor de wetenschappelijke gemeenschap en het grote publiek wordt gewaarborgd.” Centraal in het project staat de digitale bewaring van webpagina’s door de geschiedenis heen, van 1990 tot 2025. Tijdens de workshop benadrukten de organisatoren het belang van het initiatief, benadrukten zij de voordelen ervan en versterkten zij het belang van zijn kernmissie bij de bescherming van het digitale erfgoed van Portugal.
Daarnaast benadrukten experts van het eArchiving Initiative hoe hun werk zowel publieke als private entiteiten ondersteunt die betrokken zijn bij digitale bewaring. Hun presentaties gingen over gemeenschappelijke technische problemen en toonden tools en methodologieën die zijn ontworpen om digitale archiveringsprocessen te stroomlijnen.
De workshop bracht een diverse groep belanghebbenden samen, waaronder gemeenten, centrale overheidsinstanties, consultants en technologieleveranciers. Door het bevorderen van discussies tussen beleidsmakers, praktijkmensen en experts uit de industrie, heeft het evenement bijgedragen aan de opbouw van een sterker netwerk van professionals die zich inzetten voor het bevorderen van digitale archivering in Portugal.