Janos Kovacs, Karolinska Intitutet
Inleiding
Het Karolinska Institutet, een gerenommeerde medische universiteit in Zweden, is begonnen aan een transformatieve reis om zijn digitale archiveringsmogelijkheden te verbeteren. Het archiefteam deelt inzichten in het succes van het project en de impact van het aannemen van E-ARK specificaties en RODA.
Achtergrond
Het Karolinska Institutet had nog nooit een eArchiving-systeem geïmplementeerd tot twee jaar geleden toen ze besloten RODA te implementeren om digitale informatie te bewaren. De beslissing werd gedreven door de behoefte aan open-source oplossingen die vrijheid en controle bieden. Veel andere agentschappen in Zweden maakten al gebruik van RODA, wat een grote hulp bleek te zijn. Het instituut merkte op dat het hebben van een netwerk van RODA-experts in heel Zweden een kritieke succesfactor was, omdat het het delen van kennis en het oplossen van problemen tijdens de implementatiefase vergemakkelijkte.
Uitdagingen en oplossingen
De implementatie van RODA kwam met een eigen reeks uitdagingen. De leercurve was steil, maar de opgedane interne kennis was significant. Het senior management en de IT-afdeling begrepen de voordelen van open-source oplossingen, die de overgang vergemakkelijkten. De door het Zweedse netwerk verstrekte opleidingsdocumenten waren zeer nuttig om de eerste hindernissen te overwinnen.
Karolinska Institutet ontbrak eerder de capaciteit om Linux-omgevingen in eigen beheer te beheren, waardoor de installatie van RODA werd voorkomen. Een andere uitdaging is het verwerken van gegevens uit verouderde systemen, die moeten worden gearchiveerd voordat ze worden ontmanteld. De methode van het initiatief “archivering door ontwerp” kan een nuttige vereiste zijn voor nieuwe systemen.
Innovatieve benaderingen
Het Karolinska Institutet heeft nog niet meerdere exemplaren van RODA geïmplementeerd, maar de software maakt deze flexibiliteit mogelijk, wat een aanzienlijk voordeel is. De mogelijkheden van RODA maken het mogelijk om specifieke soorten gegevens, zoals onderzoeksgegevens, efficiënt te archiveren. De flexibiliteit van RODA ondersteunt ook het maken van aangepaste connectoren met behulp van externe bibliotheken, die tegemoetkomen aan de unieke behoeften van verschillende gegevenstypen. Deze iteratieve ontwikkelingsaanpak blijkt kosteneffectief te zijn en helpt vendor lock-in te voorkomen.
Impact en voordelen
De adoptie van RODA heeft het toekomstige vermogen om digitale informatie te beheren, waaronder educatief materiaal, onderzoeksgegevens en andere kritieke records, aanzienlijk verbeterd. Het archiefteam vindt het nu gemakkelijker om een cruciale rol te spelen bij het introduceren van vereisten voor toekomstige systemen die met RODA zullen communiceren. Het project biedt de mogelijkheid om schaalbaarheid, flexibiliteit, kostenbesparingen en interoperabiliteit te realiseren.
Toekomstige plannen
Het Karolinska Institutet is van plan om in de toekomst meer tools en E-ARK-specificaties te verkennen, indien nodig. Het archiefteam zal blijven optreden als poortwachters voor het archief en ervoor zorgen dat alleen bevoegd personeel toegang heeft.
Conclusie
Het succes van het digitale archiveringsproject van het Karolinska Institutet benadrukt het belang van samenwerking, innovatie en het strategische gebruik van open source-oplossingen. De inzichten van het archiefteam bieden waardevolle lessen voor andere organisaties die soortgelijke initiatieven overwegen.