Uitdagingen
Elk jaar wijst de Raad van Ministers van de Europese Unie formeel de Culturele Hoofdsteden van Europa aan, met meer dan 60 steden die de titel tot nu toe hebben gekregen. De GO! Het Instituut 2025 is opgericht om activiteiten in verband met het initiatief “Culturele Hoofdstad van Europa” uit te voeren. De activiteiten en records die het genereert, zijn van aanzienlijk regionaal, nationaal en internationaal belang. Echter, vanwege de korte duur van het project, zowel de GO! Het Instituut 2025 en de openbare archiefdienstverlener, het Provinciaal Archief van Nova Gorica, hebben beperkte tijd om te zorgen voor een goede archivering. Dit omvat het toezicht houden op het beheer van records, het beoordelen van documenten en het bewaren van materialen die binnen het project zijn gemaakt. Een van de belangrijkste uitdagingen was dat de bij het project betrokken medewerkers geen eerdere ervaring hadden met het bewaren van archiefbestanden, wettelijke verplichtingen of samenwerking met openbare archiefdienstverleners. Bovendien hadden werknemers, gezien de intensiteit van de projectactiviteiten en hun korte tijdsbestek, niet de mogelijkheid om een aanvullende opleiding in archiveringsrecordbescherming te volgen. Aan het begin van het project waren ze ook niet op de hoogte van het volume en de soorten records die zouden worden gegenereerd. De belangrijkste kwesties waren hoe informatie te verkrijgen die belangrijk is voor de beoordeling van records en hoe de praktijk voor het beheer van records tijdens het maken van records kan worden verbeterd om het doel van toegankelijkheid op lange termijn te bereiken.
Innovatieve oplossingen
Het Provinciaal Archief van Nova Gorica heeft, in samenwerking met het Archief van de Republiek Slovenië (ARS) en met de steun van het EC eArchiving Initiative, een aanpak ontwikkeld voor het ontwikkelen en implementeren van diensten op basis van het Archiving by Design (AbD) Scan concept en richtlijnen. Dit zou als model kunnen dienen voor toekomstige culturele hoofdsteden van Europa. De eArchiving Reference Architecture werd gebruikt om de methodologie te illustreren aan zowel archieven als datamakers, met name via AbD-gerelateerde Views. Bij de implementatie van de AbD Scan-methode was een speciale AbD Scan-coördinator bij GO betrokken! 2025, archivarissen, de directeur van het Provinciaal Archief van Nova Gorica, een archivaris van het Archief van de Republiek Slovenië, en adviseurs van het EC eArchiving Initiative. Er werden korte interviews afgenomen met key GO! 2025 medewerkers en hun informatiedienstverlener om operationele inzichten te verzamelen. Op basis van deze informatie heeft het Provinciaal Archief van Nova Gorica aanbevelingen en implementatierichtlijnen opgesteld om ervoor te zorgen dat informatie vindbaar, toegankelijk, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig blijft.
Behaalde voordelen
- Grotere bekendheid met archiefbeheer en archivering: Als een nieuw opgericht instituut dat zich voornamelijk richt op het uitvoeren van activiteiten, GO! In 2025 werd de noodzaak erkend om zijn administratiebeheer te organiseren. De AbD Scan-methode speelde een cruciale rol in dit proces.
- Toegankelijkheid en inclusiviteit op lange termijn: In het initiatief "Culturele Hoofdstad van Europa" worden onderwerpen belicht die de regio's aan weerszijden van de nationale grens tussen Italië en Slovenië hebben gevormd. Deze hebben een bredere internationale relevantie, zoals oorlog en vrede, culturele transities over de grenzen heen (van smokkel van culturele schatten tot moderne vluchtelingenbewegingen) en duurzaamheid. Door de uitvoering van aanbevelingen en maatregelen is de toegankelijkheid van informatie verbeterd, niet alleen voor burgers van één land, maar voor beide. De AbD-aanpak zorgde ervoor dat passende maatregelen werden genomen om te garanderen dat deze informatie duurzaam toegankelijk blijft.
- Institutionele empowerment en interdisciplinaire samenwerking: De samenwerking tussen regionale en nationale openbare archieven en GO! 2025 heeft de digitale transformatie van culturele instellingen ondersteund. Het dient als model voor een effectieve planning van het beheer van records, waarbij het behoud van archiefrecords - en bij uitbreiding cultureel erfgoed - wordt gewaarborgd door de actieve betrokkenheid van diverse professionals vanaf het begin.
- Kennisdeling en harmonisatie van activiteiten op Europees niveau: Het behoud van cultureel erfgoed uit de Culturele Hoofdstad van Europa 2025, Nova Gorica – Gorizia, draagt bij tot het bredere Europese culturele landschap. Aangezien de titel wordt gedeeld tussen twee steden in verschillende landen, bevordert het initiatief internationale samenwerking en kennisdeling om te zorgen voor een goede bewaring van records. Deze aanpak biedt zowel een praktische als professionele oplossing voor andere kortlopende projectorganisaties.
Een model voor succes
De GO! De aanpak van 2025, die gericht is op de ontwikkeling en uitvoering van diensten op basis van het concept en de richtsnoeren van Archiving by Design, zou als model kunnen dienen voor toekomstige culturele hoofdsteden van Europa. Hoewel de uitvoering van land tot land kan verschillen, kan planning voor het behoud en de toegankelijkheid op lange termijn vanaf het begin een waardevol precedent scheppen voor toekomstige projecten met een vergelijkbaar toepassingsgebied.