Austriacki Federalny Urząd ds. Zabytków (Bundesdenkmalamt, BDA) odgrywa wiodącą rolę w ochronie dziedzictwa kulturowego kraju, nie tylko w odniesieniu do zabytków i obiektów fizycznych o wartości kulturowej, ale w coraz większym stopniu również w dziedzinie cyfrowej. Wraz z postępem technologicznym i rosnącą potrzebą długoterminowej dostępności zapisów historycznych BDA musi opracować i utrzymywać cyfrowy system ochrony zapewniający długowieczność pamięci kulturowej Austrii.
W ciągu ostatnich kilku dziesięcioleci poczyniono znaczne wysiłki w celu digitalizacji dokumentów historycznych, fotografii, map i innych dóbr kultury, które sięgają lat 50. Wyzwaniem jest teraz zagwarantowanie, że te zasoby cyfrowe pozostaną użyteczne, zrozumiałe i dostępne dla przyszłych pokoleń, pomimo nieuniknionych zmian technologicznych.
W odpowiedzi na tę rosnącą potrzebę BDA, we współpracy z Kancelarią Federalną Austrii i austriackimi archiwami państwowymi, rozpoczęło ambitny projekt mający na celu wdrożenie otwartego systemu ochrony zasobów cyfrowych dostosowanego do długoterminowych celów w zakresie ochrony zasobów. Po gruntownej ocenie różnych systemów zespół zdecydował się na wdrożenie RODA, rozwiązania open source opracowanego przez portugalską firmę Keep Solutions. RODA ma na celu zapewnienie zgodności z normami europejskimi, w szczególności ze specyfikacjami E-ARK – ramami opracowanymi w ramach inicjatywy Komisji Europejskiej na rzecz e-archiwizacji. Specyfikacje te zapewniają znormalizowane podejście do przechowywania, wymiany i ponownego wykorzystywania zapisów cyfrowych w całej Europie.
Moc specyfikacji E-ARK
Integracja RODA ze specyfikacjami E-ARK stanowi duży krok naprzód w działaniach Austrii na rzecz ochrony zasobów cyfrowych. Specyfikacje mają na celu wsparcie długoterminowych strategii migracji, zapewniając, że informacje o formatach plików i potrzebach w zakresie ochrony są zawsze dostępne i wykonalne. Definiując standardowe reprezentacje danych, E-ARK pomaga zachować integralność zasobów cyfrowych, umożliwiając w razie potrzeby przyszłe transformacje.
Jedną z najważniejszych cech ram E-ARK jest ich zdolność do dokumentowania każdego działania w zakresie ochrony, zapewniając przejrzystość i zaufanie. Każdy etap migracji jest skrupulatnie rejestrowany, w tym szczegóły, takie jak przyczyny migracji, osoby odpowiedzialne, używane oprogramowanie, podjęte decyzje i prawa związane z zasobami cyfrowymi. Ten poziom dokumentacji umożliwia przyszłym archiwistom i badaczom pełne zrozumienie i zaufanie do autentyczności i pochodzenia tych zapisów.
Niestandardowe narzędzia do bezproblemowej integracji
Przy wsparciu Federalnego Centrum Obliczeniowego (Bundesrechenzentrum, BRZ) stworzono niestandardowe narzędzie do tworzenia SIP w celu przekształcenia danych z systemów producentów w SIP zgodne z E-ARK. Istnieją dwa główne systemy producentów:
- Krajowy system zarządzania zapisami elektronicznymi ELAK (Der elektronische Akt), który wydaje zapisy elektroniczne typu mieszanego, tj. zawierają one wiadomości e-mail, dokumenty elektroniczne, notatki i metadane w różnych formatach. Dane rejestrowe i metadane są agregowane w kontenerze elektronicznej wymiany danych dotyczących dokumentów (EDIDOC, standardowy format opakowania do wymiany informacji stosowany przez organy austriackie, takie jak sąd powszechny, organ administracji publicznej itp.). EDIDOC składa się z opartego na schemacie dokumentu XML, który zawiera opis metadanych i treści, a także same dokumenty dotyczące treści (np. pliki Word, PDF, Excel, zapakowane w kontener (ZIP).
- System zarządzania cyfryzacją „Goobi”udostępnia zbiory obrazów zawierające zestawy obrazów z odpowiednimi metadanymi.
W odniesieniu do dwóch systemów producentów istnieją dwa główne przypadki użycia w celu przygotowania się do początkowego wykorzystania istniejących zasobów cyfrowych:
Przypadek użycia 1: Archiwizacja zapisów elektronicznych
Ten przypadek użycia jest wdrażany przez BDA, a system RODA jest gotowy do wykonywania połknięć z danymi produkcyjnymi. Dotyczy to rekordów generowanych przez "ELAK", który wykorzystuje następujący uporządkowany przepływ pracy:
- Zapewnienie jakości poprzez środowisko testowe: przed archiwizacją na pełną skalę przykładowy zestaw rekordów jest przetwarzany w środowisku testowym. Etap ten umożliwia dopracowanie mapowania i walidacji metadanych przed przejściem do końcowego etapu produkcji.
- Mapowanie i konwersja metadanych: zapis elektroniczny jest przekształcany w standardowy format, co zapewnia prawidłową strukturę wszystkich metadanych w celu ich przechowywania. Stosowany format jest dostosowany do ustalonych standardów archiwalnych, takich jak Encoded Archival Description (EAD).
- Końcowe spożycie i przechowywanie: po zatwierdzeniu zapisy elektroniczne są wprowadzane do środowiska produkcyjnego, tworząc Archiwalny Pakiet Informacyjny (AIP).
Przypadek użycia 2: Przechowywanie zdigitalizowanych kolekcji obrazów
Chociaż ten przypadek użycia jest nadal na etapie planowania, stanowi ekscytujące wyzwanie. Niemniej jednakgłówne idee zostały tutaj pokrótce przedstawione. Ogólnie rzecz biorąc, inne wyzwanie pojawia się przy obsłudze dużych, zdigitalizowanych kolekcji obrazów. W przeciwieństwie do zapisów elektronicznych, są one znacznie większe, co sprawia, że wydajne przechowywanie i zarządzanie jest priorytetem.
Możliwe podejście polega na tym, że zamiast przenosić duże pliki obrazów do systemu przechowywania, obrazy pozostają przechowywane w magazynie obiektów, w którym zostały pierwotnie umieszczone przez system zarządzania cyfryzacją. Takie podejście minimalizuje powielanie i optymalizuje zasoby magazynowe. Wymagałoby to od systemu konserwacji tworzenia pakietów archiwalnych, które odwołują się do przechowywanych zewnętrznie danych obrazu. Metoda ta zapewnia, że metadane i informacje opisowe są odpowiednio zachowane, podczas gdy większość danych obrazu pozostaje nietknięta w pierwotnej lokalizacji przechowywania. Ta innowacyjna metoda postępowania z archiwalnymi zbiorami obrazów pozwala uniknąć niepotrzebnego przepływu danych i zwiększa wydajność, ale stanowi również ważne wyzwanie: jak zapewnić długoterminową integralność i dostępność zbiorów zarządzanych w pamięci masowej w chmurze, takiej jak S3. Ponieważ rozwiązania w zakresie przechowywania w chmurze stają się coraz bardziej powszechne, znalezienie zrównoważonych i niezawodnych strategii przechowywania zbiorów cyfrowych przechowywanych w takich środowiskach będzie miało kluczowe znaczenie dla ochrony zasobów cyfrowych.
Patrząc w przyszłość: nieulegające dezaktualizacji rozwiązanie
Inicjatywa BDA dotycząca zintegrowania specyfikacji E-ARK z systemem RODA stanowi istotny kamień milowy w działaniach Austrii na rzecz ochrony zasobów cyfrowych. Wykorzystując te standardy i narzędzia, BDA wyznacza punkt odniesienia dla sposobu zachowania dziedzictwa kulturowego w epoce cyfrowej, zapewniając przyszłym pokoleniom dostęp do bogatego dziedzictwa kulturowego Austrii, niezależnie od postępu technologicznego.
To innowacyjne podejście jest czymś więcej niż tylko sukcesem BDA; jest to świetlany przykład tego, w jaki sposób można wykorzystać znormalizowane ramy, takie jak E-ARK, do ochrony zapisów cyfrowych w skali globalnej, pomagając innym instytucjom w całej Europie i poza nią zabezpieczyć długowieczność ich cyfrowych zasobów kulturowych.