Dziewięć lat e-archiwizacji w Urzędzie Publikacji UE: Powód do świętowania

Ponieważ 29 maja 2024 r. w Brukseli obchodzono dziesiątą rocznicę powstania inicjatywy eArchiving, Urząd Publikacji UE skorzystał z okazji, aby zastanowić się nad niemal dekadą innowacji i wpływu strategicznego.

Urząd Publikacji jest centralnym punktem dostępu do prawa UE i publikacji. Zapewnia również dostęp do otwartych danych, wyników badań, ogłoszeń o zamówieniach publicznych i innych oficjalnych informacji publikowanych przez instytucje, organy i agencje UE. Aby to osiągnąć, Urząd Publikacji nosi wiele kapeluszy: jako wydawnictwo, prawny depozytariusz i archiwum publikacji instytucji UE.

Wyzwanie archiwalne

W 2014 r. Urząd Publikacji UE podjął strategiczną decyzję o tym, jak wypełnić swoją misję archiwizacji powierzonych mu materiałów. Od czasu uruchomienia pierwszego repozytorium w 1987 r. Urząd Publikacji opierał się na sekwencji systemów zarządzania dokumentami (DMS) w celu przechowywania publikacji UE i zarządzania nimi. 

Ze względu na nowe regulacje prawne i wymogi dotyczące poziomu bezpieczeństwa, potrzeba znormalizowanego rozwiązania w zakresie konserwacji cyfrowej stała się jasna. Urzędowi Publikacji powierzono zadanie „zachowania i archiwizacji plików elektronicznych oraz postępowania z nimi zgodnie z postępem technologicznym”.

Podejście to musiało spełniać następujące kryteria: otwarte oprogramowanie, zgodne z normami międzynarodowymi i europejskimi, które można bezproblemowo zintegrować z architekturą informatyczną Urzędu Publikacji. Po ogłoszeniu zaproszenia do składania ofert powstała umowa o świadczenie usług zawarta z firmą Intrasoft International (obecnie Netcompany Intrasoft S.A.) oraz podwykonawcą Keep Solutions w zakresie zarządzania magazynem, operacjami i rozwojem.

Wspólna specyfikacja dla pakietów informacyjnych (CSIP) ma na celu zapewnienie wspólnego zestawu opisów zastosowań międzynarodowych norm dotyczących cyfrowych informacji o opakowaniach do celów archiwizacji. Do czasu oficjalnego opublikowania CSIP w 2017 r. Urząd Publikacji dostosował już swoje praktyki do tych specyfikacji, co czyniło go jedną z pierwszych organizacji, które przyjęły specyfikacje E-ARK.

Osiągnięte korzyści

Po zakończeniu przejścia do długoterminowego repozytorium zasobów cyfrowych opartego na eArchivingu wyciągnięto pewne wnioski.

• Oszczędność kosztów: Stosowanie norm i sprawdzonych już najlepszych praktyk pozwala uniknąć kosztownych prób i błędów.
• Elastyczność: Specyfikacje E-ARK były wystarczająco elastyczne, aby były zgodne z modelem wymogów funkcjonalnych dla rejestrów bibliograficznych (FRBR), i wspierały wielojęzyczne zarządzanie dokumentami Urzędu Publikacji.
• Skalowalność: Ilość spożytych dokumentów wzrosła z czasem, a system był w stanie dostosować się bez zauważalnej utraty obsługi.
• Interoperacyjność: Zastosowanie specyfikacji E-ARK i oprogramowania open source pozwala uniknąć uzależnienia od jednego dostawcy i daje poczucie zaufania i wiarygodności innym agencjom i organizacjom.
• Wspólnota i dzielenie się wiedzą: Wydarzenia i seminaria internetowe organizowane w ramach inicjatywy eArchiving nadal promują dialog oparty na współpracy i wymianę doświadczeń między organizacjami.

Ponieważ eArchiving wchodzi w drugą dekadę, podróż Urzędu Publikacji ilustruje potencjał znormalizowanych systemów ochrony zasobów cyfrowych w administracji publicznej.

Aby dowiedzieć się więcej na temat wspólnej historii Urzędu Publikacji UE i eArchivingu, czytelnicy mogą zapoznać się z dogłębnym dokumentem autorstwa Corinne Frappart.