Desafios enfrentados
Todos os anos, o Conselho de Ministros da União Europeia designa formalmente as Capitais Europeias da Cultura, tendo mais de 60 cidades recebido o título até à data. O GO! O Instituto 2025 foi criado para executar atividades relacionadas com a iniciativa «Capital Europeia da Cultura». As atividades e os registos que gera são de significativa importância regional, nacional e internacional. No entanto, devido à curta duração do projeto, tanto o GO! O Instituto 2025 e o prestador de serviços de arquivo público, os Arquivos Provinciais de Nova Gorica, dispõem de tempo limitado para assegurar um arquivo adequado. Isso inclui supervisionar a gestão de registros, avaliar documentos e preservar materiais criados dentro do projeto. Um dos principais desafios foi que os funcionários envolvidos no projeto não tinham experiência prévia em preservação de registros arquivísticos, obrigações legais ou colaboração com provedores de serviços públicos de arquivo. Além disso, dada a intensidade das atividades do projeto e o seu curto período de tempo, os trabalhadores não tiveram a oportunidade de receber formação adicional em proteção de registos arquivísticos. No início do projeto, também desconheciam o volume e os tipos de registos que seriam gerados. As questões-chave foram como obter informações importantes para a avaliação de registros e como melhorar a prática de gestão de registros durante a criação de registros para alcançar o objetivo de acessibilidade a longo prazo.
Soluções inovadoras
Os Arquivos Provinciais de Nova Gorica, em colaboração com os Arquivos da República da Eslovénia (ARS) e com o apoio da Iniciativa de Arquivamento Eletrónico da CE, desenvolveram uma abordagem para o desenvolvimento e implementação de serviços com base no conceito de Arquivamento por Design (AbD) Scan e nas orientações. Tal poderia servir de modelo para as futuras capitais europeias da cultura. A Arquitetura de Referência eArchiving foi utilizada para ilustrar a metodologia tanto para os arquivos como para os criadores de dados, nomeadamente através de Views relacionadas com o AbD. A implementação do método AbD Scan envolveu um coordenador AbD Scan dedicado na GO! 2025, arquivistas, diretor dos Arquivos Provinciais de Nova Gorica, arquivista dos Arquivos da República da Eslovénia e conselheiros da Iniciativa de Arquivamento Eletrónico da CE. Foram realizadas breves entrevistas com a GO! 2025 funcionários e seu provedor de serviços de informações para recolher informações operacionais. Com base nessas informações, os Arquivos Provinciais de Nova Gorica prepararam recomendações e diretrizes de implementação para garantir que as informações permaneçam localizáveis, acessíveis, legíveis, interpretáveis, confiáveis e preparadas para o futuro.
Benefícios alcançados
- Maior sensibilização para a gestão de registos e a preservação de arquivos: Como um instituto recém-criado focado principalmente na implementação de atividades, GO! 2025 reconheceu a necessidade de organizar a sua gestão de registos. O método AbD Scan desempenhou um papel crucial neste processo.
- Acessibilidade e inclusividade a longo prazo: A iniciativa Capital Europeia da Cultura destaca temas que moldaram as regiões de ambos os lados da fronteira nacional entre a Itália e a Eslovénia. Estas têm uma relevância internacional mais ampla, como a guerra e a paz, as transições culturais além-fronteiras (desde o contrabando de tesouros culturais até aos movimentos modernos de refugiados) e a sustentabilidade. Através da aplicação de recomendações e medidas, a acessibilidade da informação foi melhorada, não apenas para os cidadãos de um país, mas para ambos. A abordagem AbD assegurou que fossem tomadas medidas adequadas para garantir que esta informação permanecesse acessível de forma sustentável.
- Capacitação institucional e colaboração interdisciplinar: A colaboração entre os arquivos públicos regionais e nacionais e a GO! 2025 apoiou a transformação digital das instituições culturais. Serve de modelo para um planeamento eficaz da gestão de registos, assegurando a preservação dos registos arquivísticos - e, por extensão, do património cultural - através do envolvimento ativo de diversos profissionais desde o início.
- Partilha de conhecimentos e harmonização das actividades a nível europeu: A preservação do património cultural da Capital Europeia da Cultura 2025, Nova Gorica – Gorizia, contribui para a paisagem cultural europeia em geral. Uma vez que o título é partilhado entre duas cidades de países diferentes, a iniciativa promove a colaboração internacional e a partilha de conhecimentos para garantir a preservação adequada dos registos. Esta abordagem proporciona uma solução prática e profissional para outras organizações de projeto a curto prazo.
Um modelo para o sucesso
O GO! A abordagem 2025, centrada no desenvolvimento e na implementação de serviços baseados no conceito e nas orientações de arquivamento desde a conceção, poderia servir de modelo para as futuras capitais europeias da cultura. Embora a execução possa variar entre países europeus, o planeamento da preservação e acessibilidade a longo prazo desde o início pode criar um precedente valioso para futuros projetos de âmbito semelhante.