Keďže 29. mája 2024 si iniciatíva elektronickej archivácie pripomenula svoje desiate výročie, Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie (OP) využil príležitosť a zamyslel sa nad takmer desaťročím inovácií a strategického vplyvu.
Úrady pre publikácie sú ústredným miestom prístupu k právu EÚ a publikáciám. Poskytuje tiež prístup k otvoreným údajom, výsledkom výskumu, oznámeniam o verejnom obstarávaní a iným oficiálnym informáciám, ktoré uverejňujú inštitúcie, orgány a agentúry EÚ. Na dosiahnutie tohto cieľa OP nosí niekoľko klobúkov: ako vydavateľstvo, právny depozitár a archív publikácií, ktorých autormi sú inštitúcie EÚ.
Riešenie Archival Challenge
V roku 2014 Úrad pre publikácie (OP) čelil strategickému rozhodnutiu o tom, ako splniť svoje poslanie archivovať materiál, ktorý mu bol zverený. Od spustenia prvého archívu v roku 1987 sa OP pri uchovávaní a správe publikácií EÚ spoliehal na sekvenciu systémov správy dokumentov (DMS).
Vzhľadom na nové právne predpisy a požiadavky na úroveň bezpečnosti sa vyjasnila potreba štandardizovaného riešenia digitálneho uchovávania. OP bol poverený úlohou „uchovávať a archivovať elektronické súbory a nakladať s nimi v súlade stechnologickým vývojom futu re“.
Tento prístup musel spĺňať tieto kritériá: normy sú v súlade s otvoreným zdrojovým kódom, medzinárodnými a európskymi normami a sú bezproblémovo integrovateľné do IT architektúry Úradu pre publikácie. Po výzve na predkladanie ponúk bola výsledná zmluva o poskytovaní služieb uzavretá so spoločnosťou Intrasoft International (teraz Netcompany Intrasoft S.A.) a subdodávateľom Keep Solutions na riadenie skladovania, prevádzky a vývoja.
Cieľom spoločnej špecifikácie pre informačné balíky (CSIP) je poskytnúť spoločný súbor opisov používania medzinárodných noriem pre digitálne informácie o obaloch na účely archivácie. V čase, keď bol CSIP formálne vydaný v roku 2017, Úrad pre publikácie už zosúlaďoval svoje postupy s týmito špecifikáciami, čím sa stal jednou z prvých organizácií, ktoré prijali špecifikácie E-ARK.
Dosiahnuté prínosy
Z dokončenia prechodu na dlhodobé úložisko digitálneho uchovávania založené na elektronickej archivácii sa vyvodili určité ponaučenia.
- Úspora nákladov: Uplatňovanie noriem a už odskúšaných najlepších postupov zabraňuje nákladným pokusom a omylom.
- Flexibilita: Špecifikácie E-ARK boli dostatočne flexibilné na to, aby boli kompatibilné s modelom funkčných požiadaviek na bibliografické záznamy (FRBR) a podporovali viacjazyčnú správu dokumentov operačného programu.
- Škálovateľnosť: Objem prehltnutých dokumentov sa v priebehu času zvýšil a systém sa dokázal prispôsobiť bez výraznej straty služby.
- Interoperabilita: Používanie špecifikácií E-ARK a softvéru s otvoreným zdrojovým kódom zabraňuje odkázanosti na určitého dodávateľa a prináša pocit dôvery a dôveryhodnosti pre iné agentúry a organizácie.
- Komunita a výmena poznatkov: Podujatia a webináre organizované v rámci iniciatívy eArchiving naďalej podporujú dialóg založený na spolupráci a výmenu skúseností medzi organizáciami.
Keďže eArchiving vstupuje do svojho druhého desaťročia, cesta Úradu pre publikácie ilustruje potenciál štandardizovaných systémov digitálneho uchovávania vo verejnej správe.
Ak sa chcete dozvedieť viac o zdieľanej histórii úradov pre publikácie a čitateľov eArchiving, môžete si pozrieť hĺbkový článok, ktorý napísal Corinne Frappart.