Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση στην πράξη

Πώς η πρωτοβουλία eArchiving στηρίζει την ανάπτυξη μιας πολιτικής ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης

Μια πολιτική ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης είναι η εντολή ενός οργανισμού να υποστηρίζει τη διατήρηση ψηφιακών αρχείων μέσω μιας δομημένης και διαχειριζόμενης στρατηγικής ψηφιακής διατήρησης. Η πολιτική περιγράφει λεπτομερώς τους λόγους για τους οποίους πρέπει να διατηρηθεί επιλεγμένο υλικό· η στρατηγική καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα εφαρμοστεί. 

Αυτή η πολιτική είναι επίσης σημαντική ως μέσο εξήγησης των λόγων για τους οποίους οι δημιουργοί δεδομένων μπορεί να χρειαστεί να ενεργήσουν οι ίδιοι προκειμένου να γίνουν αποδεκτά τα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία για διατήρηση.

Οι βασικές προδιαγραφές,η αρχιτεκτονική αναφοράς και οιγνώσειςπου παρέχονται από την πρωτοβουλία eArchiving, με βάση αξιόπιστες εμπειρίες και διεθνή πρότυπα, όπως το μοντέλο αναφοράς OAIS, μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για τον οργανισμό σας κατά τη χάραξη της πολιτικής του για την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση. 

Η κοινότητα eArchiving παρέχει επίσης ένα σημείο συνάντησης για όσους ενδιαφέρονται για την ψηφιακή αρχειοθέτηση μέσω των δράσεων οικοδόμησης της κοινότητας, ανταλλάσσοντας τις διαφορετικές εμπειρίες και βέλτιστες πρακτικές διαφορετικών οργανισμών κατά την εφαρμογή των συστημάτων ψηφιακής διατήρησής τους.

Οι υπηρεσίεςκατάρτισης eArchiving,όπως τα διαδικτυακά σεμινάρια, η εκπαίδευση του εκπαιδευτή και το πρόγραμμα σπουδών eArchiving, μπορούν να είναι πολύ χρήσιμες κατά την αντιμετώπιση των αναγκών κατάρτισης που ταιριάζουν στην πολιτική σας. 

Οιυπηρεσίες υποστήριξής μας  είναι εκεί για να καλύψουν τις ανάγκες σας και μπορούν να σας παρέχουν καθοδήγηση καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας ή να σας φέρουν σε επαφή με άλλα άτομα ή οργανισμούς που έχουν αντιμετωπίσει τις ίδιες προκλήσεις.

Έργα γενικών υπηρεσιών

Το 2020 ο μηχανισμός «Συνδέοντας την Ευρώπη» (ΜΣΕ) δημοσίευσε πρόσκληση υποβολής προτάσεων σχετικά με την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση στο πλαίσιο του προγράμματος εργασίας για τις τηλεπικοινωνίες. Ο στόχος της παρούσας πρόσκλησης (CEF-TC-2020-2: eArchiving) επρόκειτο να προωθήσει την υιοθέτηση λύσεων και προτύπων ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης πέραν των εθνικών αρχείων, προσεγγίζοντας άλλα επίπεδα δημόσιας διοίκησης, δημόσιους οργανισμούς, διεθνείς φορείς, εταιρείες λογισμικού, μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις κ.λπ., καθώς και διάφορους τομείς, όπως η πολιτιστική κληρονομιά κ.λπ. Τέσσερα έργα έλαβαν χρηματοδότηση στο πλαίσιο της πρόσκλησης.

Τα τέσσερα έργα που χρηματοδοτήθηκαν στο πλαίσιο του ΜΣΕ-TC-2020-2: Η κλήση eArchiving περιγράφεται συνοπτικά παρακάτω. Ακολουθήστε τους συνδέσμους προς τους δικτυακούς τόπους του έργου για να λάβετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα επιμέρους έργα.

	OneClick eΑρχειοθέτηση Το έργο OneClick eArchiving ανέπτυξε ένα απλό στη χρήση εργαλείο για τη δημιουργία Πακέτων Πληροφοριών Υποβολής (SIP), επιτρέποντας σε οργανισμούς χωρίς αρχειακή γνώση να τηρούν τα πρότυπα αρχειοθέτησης eArchiving. Το Oneclick ήταν μια συνεργασία μεταξύ του Πανεπιστημίου Εφαρμοσμένων Επιστημών της Νοτιοανατολικής Φινλανδίας (XAMK), του PIQL, της Εσθονικής Ακαδημίας Τεχνών, της Digitalia και του DISEC.
	PROHUB (Προστασία Προφορικών Ιστοριών με Blockchain) Το έργο PROHUB ήταν μια συνεργασία μεταξύ του AIT (Αυστριακό Ινστιτούτο Τεχνολογίας), του NIOD (Ινστιτούτο Μελετών Πολέμου, Ολοκαυτώματος και Γενοκτονίας) και του Highbury R&D. Ενσωματώνει την τεχνολογία blockchain με λύσεις eArchiving για την προστασία των προφορικών αρχείων ιστορικού που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες. Η τεχνολογία Blockchain παρέχει ένα πρόσθετο στρώμα που επιτρέπει την καταγραφή αντικειμένων για πρόσβαση και διαχείριση αδειών χρήσης.
	J-Ark (Αρχείο Ευρωπαϊκής Εβραϊκής Κοινότητας) Το έργο J-Ark συνέδεσε τις ψηφιακές υπηρεσίες eArchiving, Europeana και eTranslation CEF για τη στήριξη της βιωσιμότητας των αρχείων εβραϊκής κληρονομιάς σε μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα μακροπρόθεσμης διατήρησης με την ονομασία J-Ark. Η διαδικτυακή λύση προσφέρει υπηρεσίες υπολογιστικού νέφους για την κατάποση, τη διατήρηση και τη διανομή ενός ευρέος φάσματος υλικών πολιτιστικής κληρονομιάς, συμπεριλαμβανομένων προφορικών συνεντεύξεων και ηχογραφήσεων ιστορίας, ιστορικών φωτογραφιών, εγγράφων και άλλων. Το J-Ark βασίζεται στην πλατφόρμα ψηφιακής διατήρησης ανοιχτού κώδικα RODA.
	Βιβλιοθήκη Μηχανικών και Επιστημών Το έργο Engineering and Science Library ήταν μια συνεργασία μεταξύ της Piql (Νορβηγία, Ισπανία), της Airbus Space and Defence (Ισπανία) και της Κεντρικής Βιβλιοθήκης της Σλοβακικής Ακαδημίας Επιστημών (Σλοβακία). Ανέπτυξε επιτόπου και φιλοξένησε συστήματα αρχείων συμβατά με το E-ARK με ενσωματωμένες ροές εργασιών διατήρησης Archivematica για επιστημονικό και μηχανικό περιεχόμενο. Το έργο έχει αρχειοθετημένα 2D τεχνικά σχέδια και έγγραφα στο Airbus και επιστημονικά χειρόγραφα και έγγραφα στο UKSAV.