Itävallan liittovaltion muistomerkkiviranomainen (Bundesdenkmalamt, BDA) on eturintamassa säilyttämässä maan kulttuuriperintöä paitsi kulttuurisesti arvokkaiden muistomerkkien ja fyysisten esineiden osalta myös yhä enenevässä määrin digitaalialalla. Teknologian kehittyessä ja historiallisten tietojen pitkäaikaisen saatavuuden tarpeen kasvaessa BDA:n on kehitettävä ja ylläpidettävä digitaalista säilytysjärjestelmää, jolla varmistetaan Itävallan kulttuurimuistin pitkäikäisyys.
Viime vuosikymmeninä on tehty paljon työtä 1850-luvulta peräisin olevien historiallisten asiakirjojen, valokuvien, karttojen ja muiden kulttuuriesineiden digitoimiseksi. Haasteena on nyt taata, että nämä digitaaliset resurssit pysyvät käyttökelpoisina, ymmärrettävinä ja saatavilla tuleville sukupolville teknologian väistämättömistä muutoksista huolimatta.
Vastauksena tähän kasvavaan tarpeeseen BDA on käynnistänyt yhteistyössä Itävallan liittokanslerinviraston ja Itävallan valtionarkiston kanssa kunnianhimoisen hankkeen avoimen lähdekoodin digitaalisen säilytysjärjestelmän toteuttamiseksi, joka on räätälöity pitkän aikavälin säilyttämistavoitteiden saavuttamiseksi. Eri järjestelmien laajan arvioinnin jälkeen tiimi päätti ottaa käyttöön RODAn, portugalilaisen Keep Solutions -yrityksen kehittämän avoimen lähdekoodin ratkaisun. RODA on suunniteltu varmistamaan eurooppalaisten standardien, erityisesti Euroopan komission eArchiving-aloitteen puitteissa kehitettyjen E-ARK-eritelmien, noudattaminen. Nämä eritelmät tarjoavat standardoidun lähestymistavan digitaalisten tietueiden säilyttämiseen, vaihtamiseen ja uudelleenkäyttöön kaikkialla Euroopassa.
E-ARK-spesifikaatioiden teho
RODAn integrointi E-ARK-eritelmiin on suuri askel Itävallan digitaaliseen säilyttämiseen tähtäävissä toimissa. Määritykset on suunniteltu tukemaan pitkän aikavälin siirtostrategioita ja varmistamaan, että tiedot tiedostomuodoista ja säilytystarpeista ovat aina saatavilla ja käytettävissä. Määrittelemällä standardoidut tietojen esitykset E-ARK auttaa säilyttämään digitaalisten resurssien eheyden ja mahdollistaa samalla tarvittaessa tulevat muutokset.
Yksi E-ARK-kehyksen tärkeimmistä piirteistä on sen kyky dokumentoida kaikki säilyttämistoimet ja varmistaa avoimuus ja luottamus. Jokainen siirtovaihe kirjataan huolellisesti, mukaan lukien tiedot, kuten siirron syyt, vastuussa olevat henkilöt, käytetty ohjelmisto, tehdyt päätökset ja digitaaliseen omaisuuteen liittyvät oikeudet. Tämä dokumentoinnin taso antaa tuleville arkistonhoitajille ja tutkijoille mahdollisuuden täysin ymmärtää ja luottaa näiden tietojen aitouteen ja alkuperään.
Mukautetut työkalut saumattomaan integrointiin
Federal Computing Centren (Bundesrechenzentrum, BRZ) tuella luotiin mukautettu SIP-luontityökalu, joka muuntaa tiedot tuottajajärjestelmistä E-ARK-yhteensopiviksi SIP-laitteiksi. Tuottajajärjestelmiä on kaksi:
- Kansallinen sähköinen tietueiden hallintajärjestelmä ELAK (Der elektronische Akt), joka julkaisee sekatyyppisiä sähköisiä tietueita, eli ne sisältävät sähköposteja, sähköisiä asiakirjoja, muistiinpanoja ja metatietoja eri muodoissa. Tietuetiedot ja metatiedot kootaan asiakirjojen sähköiseen tietojenvaihtojärjestelmään (EDIDOC, vakiopakkausmuoto, jota Itävallan viranomaiset, kuten tuomioistuin, julkinen hallintoelin jne., käyttävät tietojenvaihdossa). EDIDOC koostuu skeemapohjaisesta XML-dokumentista, joka sisältää metatietojen ja sisällön kuvauksen sekä itse sisältödokumentit (esim.
- Digitoinnin hallintajärjestelmäGoobijulkaisee kuvakokoelmia, jotka sisältävät kuvasarjoja ja niihin liittyviä metatietoja.
Näiden kahden tuottajajärjestelmän osalta on kaksi pääasiallista käyttötapausta, joissa valmistaudutaan olemassa olevan digitaalisen omaisuuden ensimmäiseen nielemiseen:
Käyttötapaus 1: Sähköisten tietueiden arkistointi
Tämä käyttötapaus on BDA: n toteuttama ja RODA-järjestelmä on valmis suorittamaan nielemisen tuotantotiedoilla. Tämä koskee tietueita, jotka on luonut ”ELAK”, joka käyttää seuraavaa jäsenneltyä työnkulkua:
- Laadunvarmistus testiympäristössä: ennen täysimittaista arkistointia testausympäristössä käsitellään näytejoukko tietueita. Tämän vaiheen avulla metatietojen kartoitusta ja validointia voidaan hienosäätää ennen siirtymistä lopulliseen tuotantovaiheeseen.
- Metatietojen kartoitus ja muuntaminen: sähköinen tietue muunnetaan vakiomuotoon, jolla varmistetaan, että kaikki metatiedot on jäsennelty oikein säilyttämistä varten. Käytetty muoto on mukautettu vastaamaan vakiintuneita arkistointistandardeja, kuten koodattua arkistokuvausta (EAD).
- Lopullinen nieleminen ja varastointi: Kun sähköiset tietueet on validoitu, ne syötetään tuotantoympäristöön, jolloin ne muodostavat arkistointitietopaketin (AIP).
Käyttötapaus 2: Digitoitujen kuvakokoelmien säilyttäminen
Vaikka tämä käyttötapaus on vielä suunnitteluvaiheessa, se on jännittävä haaste. Tästä huolimattahänen pääajatuksensa on esitetty lyhyesti tässä. Yleisesti ottaen suurten digitoitujen kuvakokoelmien käsittelyyn liittyy erilaisia haasteita. Toisin kuin sähköiset tietueet, ne ovat huomattavasti suurempia, joten tehokas tallennus ja hallinta ovat etusijalla.
Mahdollinen lähestymistapa on, että sen sijaan, että suuret kuvatiedostot siirrettäisiin säilytysjärjestelmään, kuvat säilyvät tallessa Object Storessa, johon digitoinnin hallintajärjestelmä alun perin sijoitti ne. Tällä lähestymistavalla minimoidaan päällekkäisyydet ja optimoidaan varastointiresurssit. Tämä edellyttäisi, että säilytysjärjestelmä luo arkistopaketteja, joissa viitataan ulkoisesti tallennettuihin kuvatietoihin. Tällä menetelmällä varmistetaan, että metatiedot ja kuvailevat tiedot säilytetään asianmukaisesti, kun taas suurin osa kuvatiedoista pysyy koskemattomina alkuperäisessä tallennuspaikassaan. Tämä innovatiivinen tapa käsitellä arkistokuvakokoelmia välttää tarpeetonta tiedon liikkumista ja parantaa tehokkuutta, mutta se herättää myös merkittävän haasteen: miten varmistetaan S3:n kaltaisessa pilvipohjaisessa tallennustilassa hallinnoitujen kokoelmien eheys ja saavutettavuus pitkällä aikavälillä. Kun pilvitallennusratkaisut yleistyvät, kestävien ja luotettavien strategioiden löytäminen tällaisiin ympäristöihin tallennettujen digitaalisten kokoelmien ylläpitämiseksi on ratkaisevan tärkeää digitaalisen säilyttämisen kannalta.
Tulevaisuudennäkymät: tulevaisuuden vaatimukset huomioon ottava ratkaisu
BDA:n aloite E-ARK-spesifikaatioiden integroimisesta RODA-järjestelmään on merkittävä virstanpylväs Itävallan digitaalisen säilyttämisen toimissa. Näitä standardeja ja välineitä hyödyntämällä BDA asettaa vertailuarvon sille, miten kulttuuriperintöä voidaan säilyttää digitaalisella aikakaudella, ja varmistaa, että tulevat sukupolvet voivat hyödyntää Itävallan rikasta kulttuuriperintöä teknisestä kehityksestä riippumatta.
Tämä innovatiivinen lähestymistapa on BDA:lle enemmän kuin pelkkä menestys. se on loistava esimerkki siitä, miten E-ARK:n kaltaisia standardoituja kehyksiä voidaan hyödyntää digitaalisten tietueiden turvaamiseksi maailmanlaajuisesti, mikä auttaa muita instituutioita kaikkialla Euroopassa ja sen ulkopuolella turvaamaan niiden digitaalisen kulttuuriomaisuuden pitkäikäisyyden.