E-ARK Consortium
Στις 29 Μαΐου 2024, στο κτίριο διάσκεψης Albert Borschette της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, η πρωτοβουλία eArchiving διοργάνωσε υβριδική εκδήλωση για τον εορτασμό της 10ης επετείου από την έναρξη του έργου E-ARK, του πρώτου πρόδρομου της πρωτοβουλίας eArchiving. Η εκδήλωση με τίτλο «10 χρόνια eArchiving: Προβληματισμοί και ιδέες για την επόμενη δεκαετία» παρακολούθησαν πάνω από 130 άτομα τόσο στο χώρο όσο και στο διαδίκτυο. Στην εκδήλωση συζητήθηκαν τόσο τα ορόσημα της τελευταίας δεκαετίας όσο και οι προκλήσεις για το μέλλον όσον αφορά τη δημιουργία ενός ευρωπαϊκού περιβάλλοντος για την ψηφιακή αρχειοθέτηση.
Την εκδήλωση εγκαινίασαν οι Rehana Schwinninger-Ladak (προϊστάμενος της Γενικής Διεύθυνσης Επικοινωνιακών Δικτύων, Περιεχομένου και Τεχνολογίας (ΓΔ CNECT) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής), Fulgencio Sanmartín (υπεύθυνος πολιτικής, ΓΔ CNECT), Master of Ceremonies Ross King (Αυστριακό Ινστιτούτο Τεχνολογίας (AIT) και Janet Anderson (Highbury R & D, Ιρλανδία).
Ακολούθησε συζήτηση στρογγυλής τραπέζης στην οποία συμμετείχαν αρκετά άτομα που συμμετείχαν στις προηγούμενες επαναλήψεις του eArchiving, μεταξύ των οποίων: Jože Škofljanec (Αρχεία της Δημοκρατίας της Σλοβενίας), Adrian Brown (εμπειρογνώμονας για το έργο E-ARK: 2014–2017, Κοινοβουλευτικά Αρχεία του Ηνωμένου Βασιλείου), Tom Fillis (eArchiving Building Block Management Office), John Sheridan (Εθνικά Αρχεία του Ηνωμένου Βασιλείου), Anders Bo Nielsen (συντονιστής eArchiving Building Block: 2019–2020 και δανικά εθνικά αρχεία) και Alina Senn (υπεύθυνος έργου E-ARK, ΓΔ CNECT). Αυτή η συζήτηση στρογγυλής τραπέζης συζήτησε τα ορόσημα της τελευταίας δεκαετίας και τις ελπίδες τους για το μέλλον. Ορισμένες από τις βασικές ιδέες που παρουσιάστηκαν στη συζήτηση στρογγυλής τραπέζης περιλάμβαναν τη διερεύνηση των προκλήσεων της πρόσβασης και του πνευματικού ελέγχου στα ψηφιακά αρχεία και την προσπάθεια να καταστεί ηψηφιακή διατήρηση πιο προσιτή σε περιβάλλοντα χαμηλών πόρων.
Η δεύτερη συνεδρία της ημέρας ανέλυσε τις περιπτώσεις χρήσης του eArchiving ανά τομέα. Η Karin Bredenberg (Sydarkivera, Σουηδία), παρουσίασε τις «Προδιαγραφές E-ARK στον πυρήνα των 10 ετών επιτευγμάτων», συζητώντας την προσαρμοστικότητα των προδιαγραφών E-ARK σε διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης. Την παρουσίασή της ακολούθησε η Koit Saarevet (Εθνικά Αρχεία της Εσθονίας), η οποία παρουσίασε τη χρήση των προδιαγραφών SIARD στο ίδρυμα. Σημείωσε ότι η χρήση προδιαγραφών επέτρεψε στα Εθνικά Αρχεία της Εσθονίας να διατηρήσουν πολύπλοκα σχεσιακά δεδομένα πουδενθα μπορούσαν να διατηρηθούν με τις παραδοσιακές μεθόδους τους. Ο Milan Valadou (Meemoo, το Φλαμανδικό Ινστιτούτο Αρχείων), μίλησε για τη χρήση των προδιαγραφών E-ARK στη διαδικασία κατάποσης και παρατήρησε πώς η ύπαρξη ευέλικτων προδιαγραφών τους επέτρεψε να παρέχουν εξατομικευμένες υπηρεσίες κατάποσης σύμφωνα με τις ανάγκες των συνεργατών τους. Η σύνοδος ολοκληρώθηκε από την Corinne Frappart (Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης), μία από τις πρώτες υιοθετούσες το eArchiving, η οποία συζήτησε την εμπειρία από τη χρήση των προδιαγραφών E-ARK παράλληλα με το πρότυπο FRBR.
Η πρώτη απογευματινή συνεδρία συζήτησε τον αντίκτυπο της εφαρμογής των προδιαγραφών E-ARK από τους παρόχους λύσεων στα εμπορικά προϊόντα τους. Οι παρουσιάσεις έγιναν από εκπροσώπους των Docbyte από το Βέλγιο, KEEP SOLUTIONS από την Πορτογαλία και Nageru λύσεις από την Ισπανία. Οι προμηθευτές συζήτησαν τις προκλήσεις που συνδέονται με την υιοθέτηση των προδιαγραφών E-ARK και τον τρόπο με τον οποίο αυτό βοήθησε τους πελάτες τους κατά την εφαρμογή των ψηφιακών συστημάτων διατήρησης αρχείων, και ιδίως με τον τρόπο με τον οποίο η εφαρμογή τουeArchiving επιτρέπει τη διαλειτουργικότητα των προϊόντων τους σε ολόκληρη την Ευρώπη.
Τη σύνοδο ακολούθησε συζήτηση στρογγυλής τραπέζης με θέμα το eArchiving στο πλαίσιο των εθνικών αρχείων. Η επιτροπή αποτελείται από: Jan Dalsten (δανικά εθνικά αρχεία), Silvia Trani (ιταλικά αρχεία του κεντρικού κράτους), Zbyšek Stodрlka (Εθνικά Αρχεία της Τσεχικής Δημοκρατίας) και Violette Lévy (Υπηρεσία Διυπουργικών Αρχείων της Γαλλίας). Τα μέλη της ομάδας συζήτησαν τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμοί τους εφάρμοσαν τις διάφορες συνιστώσες των προδιαγραφών E-ARK και τον τρόπο με τον οποίο αυτό βοήθησε τις στρατηγικές ψηφιακής τους διατήρησης. Όλα τα μέλη του πάνελ τόνισαν τη σημασίατης ύπαρξης κοινού εδάφους και κοινής γλώσσας, καθώς και της δημιουργίας και της παροχής προβολής σε μια ευρεία κοινότητα.
Η τελευταία συνεδρία της ημέρας διερεύνησε τις προκλήσεις και τις ανησυχίες του eArchiving στο μέλλον. Ξεκίνησε με μια παρουσίαση από την Carlota Bustelo (Gabinete Umbus, Ισπανία) σχετικά με την πρόσφατα δημοσιευμένη Λευκή Βίβλο eArchiving «Πρωτοβουλία που υποστηρίζει τις υπηρεσίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης eIDAS».
Ο νέος κανονισμός eIDAS είναι η πρώτη φορά που η νομοθεσία της ΕΕ αναφέρει την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση. Κατά τη διάρκεια της παρουσίασής της, η Carlota τόνισε τη σημασία της συνεργασίας μεταξύ αρχειακών και τεχνολογικών πρακτικών.
Η εκδήλωση ολοκληρώθηκε με μια ομάδα κοινοπραξίας E-ARK υπό τον συντονισμό της Julie Allen (Ίδρυμα Ανοικτής Διατήρησης) και συμπεριλαμβανομένων των Sven Schlarb (AIT), Karin Bredenberg, Jaime Kaminski (Highbury R & D, Ιρλανδία), Franco Niccolucci (Prisma Italy) και Stina Westman (Τεχνικό Πανεπιστήμιο Εφαρμοσμένων Επιστημών της Νοτιοανατολικής Φινλανδίας (XAMK)), οι οποίες συγκεντρώνουν τις απόψεις του κοινού σχετικά με τις μελλοντικές κατευθύνσεις του eArchiving. Η ανατροφοδότηση από τους συμμετέχοντες ήταν ποικίλη και ευρεία και θα χρησιμεύσει για να καθοδηγήσει την πρωτοβουλία eArchiving για το άμεσο μέλλον. Ένα μικρό παράδειγμα αυτής της εισόδου είναι: περαιτέρω ανάπτυξη των κοινοτήτων χρηστών με την ανάπτυξηενός πλαισίου για την ανταλλαγή γνώσεων ώστε να διαπιστωθεί ποιος χρησιμοποιεί τις προδιαγραφές, τα εργαλεία και τις υπηρεσίες του eArchiving κ.λπ.· τη σημασία των εργαλείων πρόσβασης σε ψηφιακή αρχειοθέτηση· μεγαλύτερη έμφαση στη βιωσιμότητα της ψηφιακής αρχειοθέτησης· και τεχνητή νοημοσύνη και αρχεία.
Δύο ιδίως αποσπάσματα συνοψίζουν τον πρακτικό χαρακτήρα της εκδήλωσης: «Υπάρχει μια κοινότητα από την οποία μπορούμε να μάθουμε» από τον Jan Dalsten και «τα αρχεία πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να είναι χρήσιμα» από τον John Sheridan.
Ο Fulgencio Sanmartín ολοκλήρωσε την εκδήλωση και παρατήρησε την ωριμότητα των προδιαγραφών, οι οποίες μόλις κυκλοφόρησαν με μια νέα έκδοση, ενθάρρυναν την επαναχρησιμοποίηση των περιουσιακών στοιχείων, κάλεσε τους παρόχους λύσεων να υποβάλουν αίτηση για τη σφραγίδα συμμόρφωσης eArchiving και τόνισε την ανάγκη να διασφαλιστεί η πολυγλωσσία σε όλο το eArchiving.
Η ομάδα eArchiving βρήκε αυτή την εκδήλωση τόσο χρήσιμη που προγραμματίζεται να διοργανωθεί μια ετήσια εκδήλωση στις Βρυξέλλες για να συγκεντρωθούν σχόλια από τις κοινότητες χρηστών μας.
Οι δημοσιευμένες παρουσιάσεις της εκδήλωσης είναι πλέον διαθέσιμες και οι ηχογραφήσεις θα κυκλοφορήσουν τις επόμενες εβδομάδες.