E-ARK Consortium
Op 29 mei 2024 organiseerde het eArchiving Initiative in het Albert Borschette Conference Building van de Europese Commissie een hybride evenement ter herdenking van de tiende verjaardag van de lancering van het E-ARK-project, de eerste voorloper van het eArchiving Initiative. Het evenement getiteld „10 jaar eArchiving: Reflecties en inzichten voor het komende decennium" werd bijgewoond door meer dan 130 mensen, zowel onsite als online. Het evenement besprak zowel de mijlpalen van de afgelopen tien jaar als de uitdagingen voor de toekomst bij het creëren van een Europese omgeving voor digitale archivering.
Het evenement werd geopend door Rehana Schwinninger-Ladak (hoofd van het directoraat-generaal Communicatienetwerken, Inhoud en Technologie (DG CNECT) van de Europese Commissie), Fulgencio Sanmartín (politicus DG CNECT), Master of Ceremonies Ross King (Oostenrijks Instituut voor Technologie (AIT) en Janet Anderson (R & D Highbury, Ierland).
Dit werd gevolgd door een rondetafelgesprek met verschillende mensen die betrokken waren bij de vorige iteraties van eArchiving, waaronder: Jože Škofljanec (Archief van de Republiek Slovenië), Adrian Brown (E-ARK-projectdeskundige: 2014-2017, Britse parlementaire archieven), Tom Fillis (eArchiving Building Block Stakeholder Management Office), John Sheridan (UK National Archives), Anders Bo Nielsen (eArchiving Building Block Coordinator: 2019-2020 en Deense nationale archieven) en Alina Senn (projectfunctionaris E-ARK, DG CNECT). Dit rondetafelgesprek besprak de mijlpalen van de afgelopen tien jaar en hun hoop op de toekomst. Enkele van de belangrijkste ideeën die tijdens het rondetafelgesprek werden gepresenteerd, waren het verkennen van de uitdagingen van toegang en intellectuele controle in digitale archieven en het werken aan hetbetaalbaarder maken van digitale bewaring in omgevingen met weinig hulpbronnen.
De tweede sessie van de dag analyseerde de use cases van eArchiving per sector. Karin Bredenberg (Sydarkivera, Zweden) presenteerde de „E-ARK-specificaties in de kern van de tienjarige verwezenlijkingen” en besprak het aanpassingsvermogen van de E-ARK-specificaties aan verschillende use cases. Haar presentatie werd gevolgd door Koit Saarevet (Nationaal Archief van Estland), die het gebruik van SIARD-specificaties bij de instelling illustreerde. Hij merkte op dat het gebruik van specificaties het nationale archief van Estland in staat heeft gesteld complexe relationele databeenseste bewaren die met hun traditionele methoden niet kon worden bewaard. Milan Valadou (Meemoo, het Vlaams Archiefinstituut), sprak over het gebruik van E-ARK-specificaties in het innameproces en merkte op hoe het bestaan van flexibele specificaties hen in staat heeft gesteld om op maat gemaakte innamediensten te leveren volgens de behoeften van hun geassocieerde leden. De zitting werd afgesloten door Corinne Frappart (Publicatiebureau van de Europese Unie), een van de eerste adopteerders van eArchiving, die de ervaring met het gebruik van E-ARK-specificaties naast de FRBR-norm besprak.
De eerste middagsessie besprak de impact van de implementatie van de E-ARK-specificaties door aanbieders van oplossingen in hun commerciële producten. Presentaties werden gegeven door vertegenwoordigers van Docbyte uit België, KEEP SOLUTIONS uit Portugal en Nageru oplossingen uit Spanje. De leveranciers bespraken de uitdagingen die gepaard gingen met het aannemen van de E-ARK-specificaties en hoe dit hun klanten hielp bij de implementatie van hun digitale bewaringssystemen voor archieven, en met name hoe de implementatie vaneArchivingde interoperabiliteit van hun producten in heel Europa mogelijk maakt.
De sessie werd gevolgd door een rondetafelgesprek over eArchiving in het kader van nationale archieven. Het panel bestond uit: Jan Dalsten (Deense nationale archieven), Silvia Trani (Italiaanse centrale staatsarchief), Zbyšek Stodůlka (nationaal archief van de Tsjechische Republiek) en Violette Lévy (interministeriële archiefdienst van Frankrijk). De panelleden bespraken hoe hun instellingen de verschillende componenten van de E-ARK-specificaties hebben geïmplementeerd en hoe dit hun digitale bewaarstrategieën heeft geholpen. Alle panelleden benadrukten het belang van hethebben van een gemeenschappelijke basis en gemeenschappelijke taal, en het creëren en verlenen van zichtbaarheid aan een brede gemeenschap.
De laatste sessie van de dag onderzocht de uitdagingen en zorgen van eArchiving in de toekomst. Het werd geopend met een presentatie van Carlota Bustelo (Gabinete Umbus, Spanje) over het onlangs uitgebrachte whitepaper eArchiving „Initiatief ter ondersteuning van de elektronische archiveringsdiensten van eIDAS”.
De nieuwe eIDAS-verordening is de eerste keer dat de EU-wetgeving melding maakt van elektronische archivering. Tijdens haar presentatie benadrukte Carlota het belang van samenwerking tussen archief- en technologische praktijken.
Het evenement werd afgesloten met een alle E-ARK Consortium panel gemodereerd door Julie Allen (Open Preservation Foundation) en met inbegrip van Sven Schlarb (AIT), Karin Bredenberg, Jaime Kaminski (Highbury R & D, Ierland), Franco Niccolucci (Prisma Italië) en Stina Westman (South Eastern Finland Technical University of Applied Sciences (XAMK)) die de meningen van het publiek verzamelde over de toekomstige richtingen van eArchiving. De feedback van de deelnemers was gevarieerd en breed en zal dienen als leidraad voor het eArchiving Initiative voor de nabije toekomst. Een klein voorbeeld van deze input is: de gebruikersgemeenschappen verder te ontwikkelen dooreenkader voor kennisuitwisseling te ontwikkelen om te zien wie welke eArchiving-specificaties, -instrumenten en -diensten gebruikt, enz.; het belang van toegangsinstrumenten voor digitale archivering; meer aandacht voor digitale archivering van duurzaamheid; artificiële intelligentie en archieven.
Twee citaten vatten met name de praktische aard van het evenement samen: „Er is een gemeenschap waar we van kunnen leren” van Jan Dalsten en „archieven moeten worden gebruikt om nuttig te zijn” van John Sheridan.
Fulgencio Sanmartín sloot het evenement af en merkte op dat de specificaties, die net met een nieuwe versie waren uitgebracht, het hergebruik van activa aanmoedigden, de oplossingsleveranciers opriep om het eArchiving Conformance Seal aan te vragen en benadrukte de noodzaak om meertaligheid in eArchiving te waarborgen.
Het eArchiving-team vond dit evenement zo nuttig dat het gepland is om een jaarlijks evenement in Brussel te houden om feedback te verzamelen van onze gebruikersgemeenschappen.
Gepubliceerde presentaties van het evenement zijn nu beschikbaar en opnames zullen de komende weken worden uitgebracht.