E-ARK Consortium
EArchiving-aloite järjesti 29. toukokuuta 2024 Euroopan komission Albert Borschette -konferenssirakennuksessa hybriditapahtuman, jolla juhlistettiin e-ARK-hankkeen käynnistämisen 10-vuotispäivää, joka on eArchiving-aloitteen ensimmäinen edeltäjä. Tapahtuma, jonka otsikko on ”10 years of eArchiving: Seuraavan vuosikymmenen pohdintoihin ja oivalluksiin osallistui yli 130 henkilöä sekä paikan päällä että verkossa. Tapahtumassa keskusteltiin sekä kymmenen viime vuoden virstanpylväistä että tulevaisuuden haasteista eurooppalaisen digitaalisen arkistoinnin ympäristön luomisessa.
Tilaisuuden avasivat Rehana Schwinninger-Ladak (komission viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosaston yksikön päällikkö), Fulgencio Sanmartín (viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosaston virkamies), seremoniamestari Ross King (Itävallan teknologiainstituutti (AIT) ja Janet Anderson (Highbury T & K, Irlanti).
Tämän jälkeen järjestettiin pyöreän pöydän keskustelu, johon osallistui useita eArchivingin aiemmissa iteraatioissa mukana olleita henkilöitä, muun muassa: Jože Škofljanec (Slovenian tasavallan arkistot), Adrian Brown (E-ARK-hankkeen asiantuntija: 2014–2017, Yhdistyneen kuningaskunnan parlamentaariset arkistot, Tom Fillis (eArchiving Building Block Stakeholder Management Office), John Sheridan (UK National Archives), Anders Bo Nielsen (eArchiving Building Block -koordinaattori: 2019–2020 ja Tanskan kansallisarkistot) ja Alina Senn (E-ARK-hankevastaava, CNECT-pääosasto). Tässä pyöreän pöydän keskustelussa keskusteltiin kymmenen viime vuoden virstanpylväistä ja niiden tulevaisuuden toiveista. Pyöreän pöydän keskustelussa esitettiin muun muassa digitaalisten arkistojen saatavuutta ja henkistä valvontaa koskevien haasteiden tutkiminen jadigitaalisen säilyttämisen kohtuuhintaisuuden parantaminen vähävaraisissa ympäristöissä.
Päivän toisessa istunnossa analysoitiin sähköisen arkistoinnin käyttötapauksia sektoreittain. Karin Bredenberg (Sydarkivera, Ruotsi) esitteli E-ARK-spesifikaatiot kymmenen vuoden saavutusten ytimessä ja keskusteli E-ARK-eritelmien mukautuvuudesta erilaisiin käyttötapauksiin. Hänen esittelyään seurasi Viron kansallisarkisto Koit Saarevet, joka havainnollisti SIARD-eritelmien käyttöä toimielimessä. Hän totesi, että spesifikaatioiden käyttö on antanut Viron kansallisarkistolle mahdollisuuden säilyttää monimutkaisia relaatiotietoja, joita ei olisi voitu säilyttää perinteisillä menetelmillä. Milan Valadou (Meemoo, Flanderin arkisto-instituutti) puhui E-ARK-eritelmien käytöstä nielemisprosessissa ja huomautti, miten joustavien eritelmien olemassaolo on antanut niille mahdollisuuden tarjota räätälöityjä nielemispalveluja jäsentensä tarpeiden mukaan. Istunnon päätteeksi Corinne Frappart (Euroopan unionin julkaisutoimisto), joka on yksi eArchivingin ensimmäisistä käyttöönottajista, keskusteli kokemuksista E-ARK-eritelmien käytöstä FRBR-standardin rinnalla.
Ensimmäisessä iltapäivässä keskusteltiin E-ARK-eritelmien käyttöönoton vaikutuksista ratkaisutoimittajien kaupallisissa tuotteissaan. Alustuksia pitivät Docbyte Belgiasta, KEEP SOLUTIONS Portugalista ja Nageru-ratkaisut Espanjasta. Myyjät keskustelivat E-ARK-eritelmien käyttöönottoon liittyvistä haasteista ja siitä, miten ne auttoivat asiakkaitaan arkistojen digitaalisten säilytysjärjestelmien toteuttamisessa ja erityisesti siitä, miten eArchiving mahdollistaa tuotteidensa yhteentoimivuuden kaikkialla Euroopassa.
Istunnon jälkeen järjestettiin pyöreän pöydän keskustelu ”eArchiving” kansallisten arkistojen yhteydessä. Paneeli koostui seuraavista: Jan Dalsten (Tanskan kansallisarkisto), Silvia Trani (Italian keskusvaltion arkisto), Zbyšek Stodůlka (Tšekin tasavallan kansallisarkisto) ja Violette Lévy (Ranskan ministeriöiden välinen arkisto). Paneelin jäsenet keskustelivat siitä, miten niiden laitokset ovat toteuttaneet E-ARK-eritelmien eri osat ja miten tämä on auttanut niiden digitaalisia säilyttämisstrategioita. Kaikki panelistit korostivat,että on tärkeää saada aikaan yhteinen perusta ja yhteinen kieli sekä luoda ja antaa näkyvyyttä laajalle yhteisölle.
Päivän viimeisessä istunnossa tarkasteltiin eArchivingin tulevaisuuden haasteita ja huolenaiheita. Sen avasi Carlota Bustelo (Gabinete Umbus, Espanja) äskettäin julkaistusta valkoisesta kirjasta eArchiving ”Initiative support the eIDAS electronic Archiving services”.
Uusi eIDAS-asetus on ensimmäinen kerta, kun EU:n lainsäädännössä mainitaan sähköinen arkistointi. Carlota korosti esityksessään arkisto- ja teknologiakäytäntöjen välisen yhteistyönmerkitystä.
Tapahtuma päättyi koko E-ARK Consortium -paneeliin, jota johtivat Julie Allen (Open Preservation Foundation) ja johon kuuluivat Sven Schlarb (AIT), Karin Bredenberg, Jaime Kaminski (Highbury T & K, Irlanti), Franco Niccolucci (Prisma Italy) ja Stina Westman (Kaakkois-Suomen teknillinen ammattikorkeakoulu (XAMK), jotka keräsivät yleisön mielipiteitä eArchivingin tulevaisuuden suunnasta. Osallistujilta saatu palaute oli monipuolista ja laaja-alaista, ja se ohjaa eArchiving-aloitetta lähitulevaisuudessa. Pieni esimerkki tästä panoksesta on: kehitetään edelleen käyttäjäyhteisöjä kehittämällä puitteettietämyksen jakamiselle, jotta voidaan selvittää, kuka käyttää mitä eArchiving-eritelmiä, -työkaluja ja -palveluja jne. digitaalisten arkistointivälineiden tärkeys; kiinnitetään enemmän huomiota kestävään digitaaliseen arkistointiin. tekoäly ja arkistot.
Erityisesti kaksi lainausta tiivistää tapahtuman käytännön luonteen: ”On olemassa yhteisö, josta voimme oppia” Jan Dalstenilta ja” arkistoja on käytettävä ollakseen hyödyllisiä” John Sheridanilta.
Fulgencio Sanmartín päätti tapahtuman ja huomautti tarjouseritelmän kypsyydestä, joka oli juuri julkaistu uudella versiolla, kannusti varojen uudelleenkäyttöä, kehotti ratkaisujen tarjoajia hakemaan eArchiving Conformance Seal -merkintää ja korosti tarvetta varmistaa monikielisyys kaikissa sähköisissä arkistointijärjestelmissä.
EArchiving-tiimi piti tapahtumaa niin hyödyllisenä, että se aikoo järjestää vuosittain Brysselissä tapahtuman, jossa kerätään palautetta käyttäjäyhteisöiltämme.
Tapahtuman julkaistut esitykset ovat nyt saatavilla ja tallenteet julkaistaan lähiviikkoina.