Luis Faria, eArchiving Initiative
Työpaja sähköisestä arkistoinnista Portugalissa: Tapaustutkimukset ja digitaalisen säilyttämisenstrategiat , jotka järjestettiin yhteistyössä Portugalin kirjojen, arkistojen ja kirjastojen pääosaston (DGLAB) ja entisen pääjohtajan Pedro Penteadon kanssa, sekä eArchiving Initiative -aloite tarjosivat kattavan foorumin digitaalisesta arkistoinnista ja säilyttämisestä keskustelemiselle Portugalissa.
Tapahtuman keskeisenä painopisteenä oli katsaus digitaaliseen arkistointiin sovellettavaan nykyiseen oikeudelliseen kehykseen, jonka DGLAB esitteli. Istunnossa hahmoteltiin keskeisiä säännöksiä ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, jotka tarjoavat selkeyttä digitaalisia rekistereitä hallinnoiville laitoksille. Osallistujat saivat myös arvokasta tietoa organisaatioilta, jotka ovat onnistuneet vastaamaan digitaalisen arkistoinnin haasteisiin. Puhujat jakoivat kolme reaalimaailman tapaustutkimusta ja parhaita käytäntöjä digitaalisen säilyttämisen toimista, joita toteutettiin hankkeiden aikana.
Tapaustutkimuksen esittely alkoi teoksella ”O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João”, jossa jäljitettiin São Joãon sairaalan digitaalisen kliinisen arkiston kehitystä sen perustamisesta vuonna 1959 sen viimeisimpään kehitykseen vuonna 2016 perustamalla Centro de Gestão da Informação (tiedonhallintakeskus). Tässä tapaustutkimuksessa korostettiin ”trazer o arquivo clínico para o século XXI” -periaatteen (kliinisen arkiston tuominen 2000-luvulle) mukaisesti sairaalan sitoutumista kliinisten tietojen digitaalisen arkiston ylläpitämiseen, mikä vahvistaa sen ratkaisevaa roolia lääketieteen alalla. Varasto varmistaa, että terveydenhuollon ammattilaisilla on saumaton pääsy potilashistoriaan, mikä on olennainen osa tarkan ja tehokkaan sairaanhoidon tarjoamista. Tutkimuksessa korostettiin myös arkistoinnin strategista lähestymistapaa: päättää, mitä asiakirjoja säilytetään, milloin ne arkistoidaan ja miten prosessi jäsennellään. Siitä hetkestä lähtien, kun potilas saapuu kiireellisen hoidon yksikköön, lääketieteellisten kotiutusasiakirjojen lopulliseen käsittelyyn, arkistolla on keskeinen rooli potilaan hoidon jatkuvuuden ja laadun varmistamisessa.
Toisessa kansallisessa tapaustutkimuksessa ”From Information Production to Preservation in Justice – A Case Study of the Ministry of Justice” Portugalin oikeusministeriö osoitti, miten se edistää digitaalista säilyttämistä koskevia toimiaan, kuten äskettäin tehdyssä tapaustutkimuksessa, jossa esitellään sen strategiaa tiedon elinkaaren hallinnoimiseksi, korostettiin. Aloitteen varhaisessa kehitysvaiheessa pyritään luomaan jäsennelty lähestymistapa digitaalisten tallenteiden tuottamiseen, levittämiseen ja pitkäaikaiseen säilyttämiseen korostaen kuratoriaalista valvontaa kaikissa vaiheissa.
Esityksen aikana virkamiehet hahmottelivat sisäisiä puitteita, jotka ohjaavat päätöksiä siitä, mitä säilytetään, miten säilytetään ja mitä laajempia huolenaiheita digitaaliseen arkistointiin liittyy. Projektiryhmä antoi myös tietoa käytössä olevasta digitaalisesta säilytysjärjestelmästä ja kertoi yksityiskohtaisesti työnsä perustana olevista operatiivisista prosesseista. Keskustelussa keskityttiin erityisesti tieto- ja infrastruktuuriturvallisuuteen, käytössä oleviin protokolliin, täytäntöönpanosta vastaaviin henkilöihin ja nykyisten toimenpiteiden tehokkuuteen. Aloite on osoitus kasvavasta sitoutumisesta digitaalisten rekisterien pitkäikäisyyden ja eheyden varmistamiseen ministeriössä.
Kolmas kansallinen tapaustutkimus, Arquivo.pt, on vahvistanut ensisijaisen tavoitteensa: ”edistää kansallisessa internetissä saatavilla olevan sisällön säilyttämistä ja varmistaa sen saatavuus tiedeyhteisölle ja suurelle yleisölle.” Hankkeen ytimessä on verkkosivujen digitaalinen säilyttäminen kautta historian vuosina 1990–2025. Työpajan aikana järjestäjät korostivat aloitteen merkitystä, korostivat sen etuja ja vahvistivat sen keskeisen tehtävän merkitystä Portugalin digitaalisen perinnön turvaamisessa.
Lisäksi eArchiving-aloitteen asiantuntijat korostivat, miten heidän työnsä tukee sekä julkisia että yksityisiä tahoja, jotka osallistuvat digitaaliseen säilyttämiseen. Heidän esityksissään käsiteltiin yhteisiä teknisiä kysymyksiä ja esiteltiin työkaluja ja menetelmiä, joiden tarkoituksena on virtaviivaistaa digitaalisia arkistointiprosesseja.
Työpaja kokosi yhteen monipuolisen joukon sidosryhmiä, kuten kuntia, keskushallinnon elimiä, konsultteja ja teknologian tarjoajia. Edistämällä päättäjien, alan ammattilaisten ja alan asiantuntijoiden välisiä keskusteluja tapahtuma auttoi rakentamaan vahvemman ammattilaisten verkoston, joka on omistettu digitaalisen arkistoinnin edistämiselle Portugalissa.