Luis Faria, eArchiving Initiative
Praktinis seminaras apie e. archyvavimą Portugalijoje: Skaitmeninio išsaugojimo atvejų tyrimai ir strategijos, surengti bendradarbiaujant su Portugalijos knygų, archyvų ir bibliotekų generaliniudirektoratu (DGLAB) ir buvusiu generaliniu direktoriumi Pedro Penteado, ir e. archyvavimo iniciatyva suteikė išsamią platformą aptarti skaitmeninį archyvavimą ir išsaugojimą Portugalijoje.
Renginyje daugiausia dėmesio skirta dabartinės teisinės sistemos, kuria reglamentuojamas skaitmeninis archyvavimas, apžvalgai, kurią pristatė LAB GD. Šioje sesijoje buvo išdėstytos esminės taisyklės ir atitikties reikalavimai, suteikiant aiškumo institucijoms, tvarkančioms skaitmeninius įrašus. Dalyviai taip pat įgijo vertingų įžvalgų iš organizacijų, kurios sėkmingai sprendė skaitmeninio archyvavimo problemas. Pranešėjai pasidalijo trimis realaus pasaulio atvejų tyrimais ir geriausios praktikos pavyzdžiais, susijusiais su skaitmeninio išsaugojimo veiksmais, įgyvendinamais įgyvendinant projektus.
Atvejo tyrimo pristatymas prasidėjo dokumentu „O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João“, kuriame apžvelgiama San Žuano ligoninės klinikinės skaitmeninės saugyklos raida nuo jos sukūrimo 1959 m. iki naujausios plėtros 2016 m., kai buvo įsteigtas Centro de Gestão da Informação (Informacijos valdymo centras). Vadovaujantis pagrindiniu principu „trazer o arquivo clínico para o século XXI“ (klinikinį archyvą perkeliant į XXI amžių), šis atvejo tyrimas parodė ligoninės įsipareigojimą išlaikyti skaitmeninę klinikinių įrašų saugyklą, sustiprinant jos itin svarbų vaidmenį medicinos srityje. Saugykla užtikrina, kad sveikatos priežiūros specialistai galėtų sklandžiai susipažinti su pacientų istorijomis, o tai yra pagrindinis tikslios ir veiksmingos medicininės priežiūros teikimo aspektas. Tyrime taip pat pabrėžtas strateginis požiūris į archyvavimą: nustatyti, kuriuos dokumentus saugoti, kada juos archyvuoti ir kaip struktūrizuoti procesą. Nuo to momento, kai pacientas atvyksta į skubios pagalbos skyrių, iki galutinio medicininių išrašų dokumentų apdorojimo, saugykla atlieka gyvybiškai svarbų vaidmenį užtikrinant pacientų priežiūros tęstinumą ir kokybę.
Antrajame nacionaliniame atvejo tyrime „Nuo informacijos gamybos iki išsaugojimo teisingumo srityje – Teisingumo ministerijos atvejo tyrimas“ Portugalijos teisingumo ministerija parodė, kaip ji daro pažangą skaitmeninio išsaugojimo srityje, kaip pabrėžta neseniai atliktame atvejo tyrime, kuriame pristatyta jos informacijos gyvavimo ciklo valdymo strategija. Dar ankstyvuoju iniciatyvos kūrimo etapu siekiama nustatyti struktūrizuotą požiūrį į skaitmeninių įrašų rengimą, sklaidą ir ilgalaikį išsaugojimą, pabrėžiant kuratorinę priežiūrą kiekviename etape.
Pristatymo metu pareigūnai pristatė vidaus sistemą, kuria vadovaujamasi priimant sprendimus dėl to, ką išsaugoti, kaip jį išsaugoti, ir platesnius susirūpinimą keliančius klausimus, susijusius su skaitmeniniu archyvavimu. Projekto grupė taip pat pateikė įžvalgų apie šiuo metu naudojamą skaitmeninio išsaugojimo sistemą, išsamiai apibūdindama veiklos procesus, kuriais grindžiamas jų darbas. Diskusijose daugiausia dėmesio skirta informacijos ir infrastruktūros saugumui, aptarti galiojantys protokolai, už įgyvendinimą atsakingi asmenys ir dabartinių priemonių veiksmingumas. Iniciatyva atspindi didėjantį įsipareigojimą užtikrinti skaitmeninių įrašų ilgaamžiškumą ir vientisumą ministerijoje.
Trečiajame nacionaliniame atvejo tyrime Arquivo.pt dar kartą patvirtintas jo pagrindinis tikslas: „skatinti išsaugoti nacionaliniame internete prieinamą turinį, užtikrinant jo prieinamumą mokslo bendruomenei ir plačiajai visuomenei.“ Projekto esmė – skaitmeninis tinklalapių išsaugojimas per visą istoriją nuo 1990 m. iki 2025 m. Seminaro metu organizatoriai pabrėžė iniciatyvos svarbą, pabrėždami jos privalumus ir sustiprindami jos pagrindinės misijos svarbą apsaugant Portugalijos skaitmeninį paveldą.
Be to, iniciatyvos „eArchiving“ ekspertai pabrėžė, kaip jų darbas padeda tiek viešiesiems, tiek privatiesiems subjektams, dalyvaujantiems skaitmeninio išsaugojimo veikloje. Jų pristatymuose buvo nagrinėjami bendri techniniai klausimai ir pristatytos priemonės bei metodikos, skirtos skaitmeninio archyvavimo procesams supaprastinti.
Seminare dalyvavo įvairių suinteresuotųjų subjektų grupė, įskaitant savivaldybes, centrines viešojo administravimo įstaigas, konsultantus ir technologijų tiekėjus. Skatindamas politikos formuotojų, specialistų ir pramonės ekspertų diskusijas, renginys padėjo sukurti tvirtesnį specialistų tinklą, skirtą skaitmeninio archyvavimo pažangai Portugalijoje.