Luis Faria, eArchiving Initiative
Der Workshop zur eArchivierung in Portugal: Case Studies and Strategies for Digital Preservation, die in Zusammenarbeit mit der portugiesischen Generaldirektion für Bücher, Archive und Bibliotheken (DGLAB) zusammen mit dem ehemaligen Generaldirektor Pedro Penteado und der eArchiving Initiative durchgeführt wurden, boten eine umfassende Plattform für die Diskussion über die digitale Archivierung und Bewahrung in Portugal.
Ein Schwerpunkt der Veranstaltung war ein Überblick über den aktuellen Rechtsrahmen für die digitale Archivierung, der von DGLAB vorgestellt wurde. In dieser Sitzung wurden grundlegende Vorschriften und Compliance-Anforderungen erläutert, die für Institutionen, die digitale Aufzeichnungen verwalten, Klarheit schaffen. Darüber hinaus erhielten die Teilnehmer wertvolle Einblicke von Organisationen, die sich erfolgreich mit den Herausforderungen der digitalen Archivierung auseinandergesetzt haben. Die Referenten tauschten sich über drei Fallstudien aus der Praxis und bewährte Verfahren für Maßnahmen zur digitalen Bewahrung aus, die im Rahmen der Projekte umgesetzt wurden.
Die Präsentation der Fallstudie begann mit „O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João“ und zeichnete die Entwicklung des klinischen digitalen Repository des Krankenhauses São João von seiner Gründung im Jahr 1959 bis zu seiner jüngsten Entwicklung im Jahr 2016 mit der Einrichtung des Centro de Gestão da Informação (Informationsmanagementzentrum) nach. Unter dem Leitprinzip „trazer o arquivo clínico para o século XXI“ (Einführung des klinischen Archivs in das 21. Jahrhundert) wurde in dieser Fallstudie das Engagement des Krankenhauses für die Pflege eines digitalen Archivs klinischer Aufzeichnungen hervorgehoben, wodurch seine entscheidende Rolle im medizinischen Bereich gestärkt wurde. Das Repository stellt sicher, dass Angehörige der Gesundheitsberufe nahtlosen Zugang zu Patientengeschichten haben, ein grundlegender Aspekt der Bereitstellung einer genauen und effektiven medizinischen Versorgung. In der Studie wurde auch der strategische Ansatz für die Archivierung hervorgehoben: Festlegung, welche Dokumente aufbewahrt werden sollen, wann sie archiviert werden sollen und wie der Prozess strukturiert werden soll. Von der Ankunft eines Patienten in der Notfallstation bis zur abschließenden Bearbeitung der medizinischen Entlassungsdokumentation spielt das Repository eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Kontinuität und Qualität der Patientenversorgung.
In der zweiten nationalen Fallstudie „From Information Production to Preservation in Justice – A Case Study of the Ministry of Justice“ (Von der Informationsproduktion zur Bewahrung in der Justiz – Eine Fallstudie des Justizministeriums) zeigte das portugiesische Justizministerium, wie es seine Bemühungen um die digitale Bewahrung vorantreibt, wie in einer kürzlich veröffentlichten Fallstudie hervorgehoben wurde, in der seine Strategie für die Verwaltung des Informationslebenszyklus dargelegt wird. Die Initiative befindet sich noch in der frühen Entwicklungsphase und zielt darauf ab, einen strukturierten Ansatz für die Erstellung, Verbreitung und langfristige Aufbewahrung digitaler Aufzeichnungen zu entwickeln, wobei die kuratorische Aufsicht in jeder Phase im Vordergrund steht.
Während der Präsentation erläuterten die Beamten den internen Rahmen für Entscheidungen darüber, was zu bewahren ist, wie es zu bewahren ist und die umfassenderen Bedenken im Zusammenhang mit der digitalen Archivierung. Das Projektteam gab auch Einblicke in das derzeit verwendete digitale Konservierungssystem und erläuterte die operativen Prozesse, die ihre Arbeit untermauern. Ein Schwerpunkt der Diskussion lag auf der Informations- und Infrastruktursicherheit, wobei die bestehenden Protokolle, die für die Umsetzung verantwortlichen Personen und die Wirksamkeit der derzeitigen Maßnahmen behandelt wurden. Die Initiative spiegelt ein wachsendes Engagement für die Gewährleistung der Langlebigkeit und Integrität digitaler Aufzeichnungen innerhalb des Ministeriums wider.
Die dritte nationale Fallstudie, Arquivo.pt, hat ihr vorrangiges Ziel bekräftigt: „Förderung der Bewahrung von Inhalten, die im nationalen Internet verfügbar sind, und Gewährleistung ihrer Zugänglichkeit für die wissenschaftliche Gemeinschaft und die breite Öffentlichkeit.“ Im Mittelpunkt des Projekts steht die digitale Bewahrung von Webseiten im Laufe der Geschichte, die von 1990 bis 2025 reicht. Während des Workshops unterstrichen die Organisatoren die Bedeutung der Initiative, hoben ihre Vorteile hervor und betonten die Bedeutung ihrer Kernaufgabe beim Schutz des digitalen Erbes Portugals.
Darüber hinaus hoben Experten der eArchiving Initiative hervor, wie ihre Arbeit sowohl öffentliche als auch private Einrichtungen unterstützt, die an der digitalen Bewahrung beteiligt sind. Ihre Präsentationen befassten sich mit gemeinsamen technischen Fragen und präsentierten Tools und Methoden zur Rationalisierung digitaler Archivierungsprozesse.
Der Workshop brachte eine vielfältige Gruppe von Interessenträgern zusammen, darunter Kommunen, zentrale öffentliche Verwaltungsbehörden, Berater und Technologieanbieter. Durch die Förderung von Diskussionen zwischen politischen Entscheidungsträgern, Praktikern und Branchenexperten trug die Veranstaltung zum Aufbau eines stärkeren Netzwerks von Fachleuten bei, die sich der Förderung der digitalen Archivierung in Portugal verschrieben haben.