Luis Faria, eArchiving Initiative
Il workshop sull'eArchiving in Portogallo: Gli studi di casi e le strategie per la conservazione digitale,organizzati in collaborazione con la direzione generale portoghese per i Libri, gli archivi e le biblioteche (DGLAB) con l'ex direttore generale Pedro Penteado e l'iniziativa eArchiving, hanno fornito una piattaforma completa per discutere dell'archiviazione e della conservazione digitali in Portogallo.
Un punto centrale dell'evento è stata una panoramica dell'attuale quadro giuridico che disciplina l'archiviazione digitale, presentata dalla DGLAB. Questa sessione ha delineato i regolamenti essenziali e i requisiti di conformità, offrendo chiarezza per le istituzioni che gestiscono i record digitali. I partecipanti hanno anche acquisito preziose informazioni da organizzazioni che hanno affrontato con successo le sfide dell'archiviazione digitale. I relatori hanno condiviso tre casi studio reali e le migliori pratiche nelle azioni di conservazione digitale, implementate in tutti i progetti.
La presentazione dello studio di caso è iniziata con "O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João", che traccia l'evoluzione dell'archivio digitale clinico dell'ospedale di São João dal suo inizio nel 1959 al suo ultimo sviluppo nel 2016 con l'istituzione del Centro de Gestão da Informação (Centro di gestione dell'informazione). In base al principio guida del "trazer o arquivo clínico para o século XXI" (portare l'archivio clinico nel XXI secolo), questo studio di caso ha evidenziato l'impegno dell'ospedale a mantenere un archivio digitale di cartelle cliniche, rafforzando il suo ruolo critico in campo medico. Il repository garantisce agli operatori sanitari un accesso continuo alle storie dei pazienti, un aspetto fondamentale per fornire cure mediche accurate ed efficaci. Lo studio ha inoltre sottolineato l'approccio strategico all'archiviazione: determinare quali documenti conservare, quando archiviarli e come strutturare il processo. Dal momento in cui un paziente arriva all'unità di assistenza urgente fino all'elaborazione finale della documentazione di dimissione medica, il deposito svolge un ruolo vitale nel garantire la continuità e la qualità dell'assistenza al paziente.
Il secondo studio di caso nazionale, "From Information Production to Preservation in Justice – A Case Study of the Ministry of Justice", il ministero della Giustizia portoghese ha dimostrato in che modo sta portando avanti i suoi sforzi di conservazione digitale, come evidenziato in un recente studio di caso che illustra la sua strategia per la gestione del ciclo di vita delle informazioni. Ancora nella sua fase iniziale di sviluppo, l'iniziativa mira a stabilire un approccio strutturato alla produzione, alla diffusione e alla conservazione a lungo termine dei record digitali, sottolineando la supervisione curatoriale in ogni fase.
Durante la presentazione, i funzionari hanno delineato il quadro interno che guida le decisioni su cosa preservare, come preservarlo e le preoccupazioni più ampie relative all'archiviazione digitale. Il team di progetto ha anche fornito approfondimenti sul sistema di conservazione digitale attualmente in uso, dettagliando i processi operativi alla base del loro lavoro. Un tema centrale della discussione è stato la sicurezza delle informazioni e delle infrastrutture, che ha riguardato i protocolli in vigore, le persone responsabili dell'attuazione e l'efficacia delle misure attuali. L'iniziativa riflette un crescente impegno a garantire la longevità e l'integrità dei record digitali all'interno del Ministero.
Il terzo caso studio nazionale, Arquivo.pt, ha ribadito il suo obiettivo primario: "promuovere la conservazione dei contenuti disponibili su Internet a livello nazionale, garantendone l'accessibilità alla comunità scientifica e al grande pubblico". Al centro del progetto vi è la conservazione digitale delle pagine web nel corso della storia, dal 1990 al 2025. Durante il seminario, gli organizzatori hanno sottolineato l'importanza dell'iniziativa, evidenziandone i vantaggi e rafforzando l'importanza della sua missione fondamentale nella salvaguardia del patrimonio digitale del Portogallo.
Inoltre, gli esperti dell'iniziativa eArchiving hanno evidenziato come il loro lavoro sostenga sia gli enti pubblici che quelli privati coinvolti nella conservazione digitale. Le loro presentazioni hanno affrontato questioni tecniche comuni e presentato strumenti e metodologie progettati per semplificare i processi di archiviazione digitale.
Il seminario ha riunito un gruppo eterogeneo di portatori di interessi, tra cui comuni, enti della pubblica amministrazione centrale, consulenti e fornitori di tecnologie. Promuovendo le discussioni tra responsabili politici, professionisti ed esperti del settore, l'evento ha contribuito a costruire una rete più forte di professionisti dedicati all'avanzamento dell'archiviazione digitale in Portogallo.