Luis Faria, eArchiving Initiative
Il-workshop dwar l-Akkwist elettroniku fil-Portugall: Studji ta’ Każijiet u Strateġiji għall-PreservazzjoniDiġitali, li saru f’kollaborazzjoni mad-Direttorat Ġenerali Portugiż għall-Kotba, l-Arkivji u l-Libreriji (DGLAB) mal-eks Direttur Ġenerali, Pedro Penteado, u l-Inizjattiva eArchiving, ipprovdew pjattaforma komprensiva għad-diskussjoni dwar l-arkivjar u l-preservazzjoni diġitali fil-Portugall.
Fokus ewlieni tal-avveniment kien ħarsa ġenerali lejn il-qafas legali attwali li jirregola l-arkivjar diġitali, ippreżentat mid-DGLAB. Din is-sessjoni ddeskriviet ir-regolamenti essenzjali u r-rekwiżiti ta’ konformità, u offriet ċarezza għall-istituzzjonijiet li jimmaniġġjaw ir-rekords diġitali. Il-parteċipanti kisbu wkoll għarfien siewi minn organizzazzjonijiet li indirizzaw b’suċċess l-isfidi tal-arkivjar diġitali. Il-kelliema kkondividew tliet studji ta' każijiet tad-dinja reali u l-aħjar prattiki f'azzjonijiet ta' preservazzjoni diġitali, implimentati matul il-proġetti.
Il-preżentazzjoni tal-istudju tal-każ bdiet bl-“O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João”, li jsegwi l-evoluzzjoni tar-Repożitorju Kliniku Diġitali tal-Isptar ta’ São João mill-bidu tiegħu fl-1959 sal-aħħar żvilupp tiegħu fl-2016 bl-istabbiliment taċ-Centro de Gestão da Informação (Ċentru tal-Ġestjoni tal-Informazzjoni). Skont il-prinċipju gwida tat-“trazer o arquivo clínico para o século XXI” (li jdaħħal l-arkivju kliniku fis-seklu 21), dan l-istudju tal-każ enfasizza l-impenn tal-isptar li jżomm repożitorju diġitali tar-rekords kliniċi, filwaqt li jsaħħaħ ir-rwol kritiku tiegħu fil-qasam mediku. Ir-repożitorju jiżgura li l-professjonisti tal-kura tas-saħħa jkollhom aċċess bla xkiel għall-istorja tal-pazjenti, aspett fundamentali tat-twassil ta’ kura medika preċiża u effettiva. L-istudju enfasizza wkoll l-approċċ strateġiku għall-arkivjar: id-determinazzjoni ta’ liema dokumenti għandhom jiġu ppreservati, meta għandhom jiġu arkivjati, u kif għandu jiġi strutturat il-proċess. Mill-mument li pazjent jasal fl-unità tal-kura urġenti sal-ipproċessar finali tad-dokumentazzjoni tar-rilaxx mediku, ir-repożitorju għandu rwol vitali fl-iżgurar tal-kontinwità u l-kwalità tal-kura tal-pazjent.
It-tieni studju tal-każ nazzjonali, “From Information Production to Preservation in Justice – A Case Study of the Ministry of Justice” (Mill-Produzzjoni tal-Informazzjoni għall-Preservazzjoni fil-Ġustizzja – Studju tal-Każ tal-Ministeru tal-Ġustizzja), il-Ministeru tal-Ġustizzja Portugiż wera kif qed javvanza l-isforzi tiegħu għall-preservazzjoni diġitali, kif enfasizzat fi studju tal-każ reċenti li juri l-istrateġija tiegħu għall-ġestjoni taċ-ċiklu tal-ħajja tal-informazzjoni. Għadha fil-fażi bikrija tal-iżvilupp tagħha, l-inizjattiva għandha l-għan li tistabbilixxi approċċ strutturat għall-produzzjoni, it-tixrid u l-preservazzjoni fit-tul tar-rekords diġitali, filwaqt li tenfasizza s-sorveljanza kuratorjali f’kull stadju.
Matul il-preżentazzjoni, l-uffiċjali ddeskrivew il-qafas intern li jiggwida d-deċiżjonijiet dwar x’għandu jiġi ppreservat, kif għandu jiġi ppreservat, u t-tħassib usa’ dwar l-arkivjar diġitali. It-tim tal-proġett ipprovda wkoll għarfien dwar is-sistema ta’ preservazzjoni diġitali li qed tintuża bħalissa, filwaqt li ta dettalji dwar il-proċessi operazzjonali li jirfdu l-ħidma tagħhom. Fokus ewlieni tad-diskussjoni kien is-sigurtà tal-informazzjoni u tal-infrastruttura, l-indirizzar tal-protokolli fis-seħħ, l-individwi responsabbli għall-implimentazzjoni, u l-effettività tal-miżuri attwali. L-inizjattiva tirrifletti impenn dejjem jikber biex jiġu żgurati l-lonġevità u l-integrità tar-rekords diġitali fi ħdan il-Ministeru.
It-tielet studju tal-każ nazzjonali, Arquivo.pt, afferma mill-ġdid l-objettiv primarju tiegħu: “li tiġi promossa l-preservazzjoni tal-kontenut disponibbli fuq l-internet nazzjonali, filwaqt li tiġi żgurata l-aċċessibbiltà tiegħu għall-komunità xjentifika u għall-pubbliku ġenerali.” Fil-qalba tal-proġett hemm il-preservazzjoni diġitali tal-paġni web matul l-istorja, li tkopri mill-1990 sal-2025. Matul is-sessjoni ta’ ħidma, l-organizzaturi enfasizzaw is-sinifikat tal-inizjattiva, filwaqt li enfasizzaw il-vantaġġi tagħha u saħħew l-importanza tal-missjoni ewlenija tagħha fis-salvagwardja tal-wirt diġitali tal-Portugall.
Barra minn hekk, l-esperti mill-Inizjattiva eArchiving enfasizzaw kif il-ħidma tagħhom tappoġġa kemm lill-entitajiet pubbliċi kif ukoll lil dawk privati involuti fil-preservazzjoni diġitali. Il-preżentazzjonijiet tagħhom indirizzaw kwistjonijiet tekniċi komuni u wrew għodod u metodoloġiji mfassla biex jissimplifikaw il-proċessi ta’ arkivjar diġitali.
Is-sessjoni ta’ ħidma laqqgħet flimkien grupp varjat ta’ partijiet ikkonċernati, inklużi muniċipalitajiet, korpi ċentrali tal-amministrazzjoni pubblika, konsulenti, u fornituri tat-teknoloġija. Billi rawwem diskussjonijiet bejn dawk li jfasslu l-politika, il-prattikanti u l-esperti tal-industrija, l-avveniment għen biex jinbena network aktar b’saħħtu ta’ professjonisti ddedikati għall-avvanz tal-arkivjar diġitali fil-Portugall.