Luis Faria, eArchiving Initiative
Workshoppen om e-arkivering i Portugal: Fallstudier och strategier för digitalt bevarande,som hölls i samarbete med det portugisiska generaldirektoratet för böcker, arkiv och bibliotek (DGLAB) med den tidigare generaldirektören Pedro Penteado, och initiativet för e-arkivering, utgjorde en omfattande plattform för att diskutera digital arkivering och digitalt bevarande i Portugal.
Ett viktigt fokus för evenemanget var en översikt över den nuvarande rättsliga ramen för digital arkivering, som lades fram av DGLAB. Denna session skisserade viktiga regler och efterlevnadskrav, vilket ger klarhet för institutioner som hanterar digitala register. Deltagarna fick också värdefulla insikter från organisationer som framgångsrikt har tagit itu med utmaningarna med digital arkivering. Talarna delade med sig av tre verkliga fallstudier och bästa praxis för digitala bevarandeåtgärder som genomförts under projektens gång.
Presentationen av fallstudien inleddes med ”O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João” och följde utvecklingen av São Joãos sjukhus kliniska digitala arkiv från starten 1959 till dess senaste utveckling 2016 med inrättandet av Centro de Gestão da Informação (informationshanteringscentrum). Enligt den vägledande principen om ”trazer o arquivo clínico para o século XXI” (att föra det kliniska arkivet in i 2000-talet) belyste denna fallstudie sjukhusets åtagande att upprätthålla ett digitalt arkiv med kliniska journaler, vilket stärker dess kritiska roll på det medicinska området. Förvaret säkerställer att hälso- och sjukvårdspersonal har sömlös tillgång till patienthistorik, en grundläggande aspekt för att leverera korrekt och effektiv sjukvård. I studien betonades också det strategiska tillvägagångssättet för arkivering: bestämma vilka dokument som ska bevaras, när de ska arkiveras och hur processen ska struktureras. Från det ögonblick en patient anländer till akutvårdsenheten till den slutliga behandlingen av medicinsk urladdningsdokumentation spelar förvaret en viktig roll för att säkerställa kontinuiteten och kvaliteten i patientvården.
I den andra nationella fallstudien, From Information Production to Preservation in Justice – A Case Study of the Ministry of Justice, visade det portugisiska justitieministeriet hur det går vidare med sina insatser för digitalt bevarande, vilket framhålls i en nyligen genomförd fallstudie som visar dess strategi för att hantera informationslivscykeln. Initiativet är fortfarande i sin tidiga utvecklingsfas och syftar till att fastställa en strukturerad strategi för produktion, spridning och långsiktigt bevarande av digitala register, med tonvikt på curatoriell tillsyn i varje skede.
Under presentationen redogjorde tjänstemännen för den interna ram som styr besluten om vad som ska bevaras, hur det ska bevaras och de bredare problemen kring digital arkivering. Projektgruppen gav också insikter i det digitala bevarandesystem som för närvarande används och beskrev de operativa processer som ligger till grund för deras arbete. Diskussionen inriktades främst på informations- och infrastruktursäkerhet, där man tog upp befintliga protokoll, de personer som ansvarar för genomförandet och de nuvarande åtgärdernas effektivitet. Initiativet återspeglar ett växande engagemang för att säkerställa livslängden och integriteten hos digitala register inom ministeriet.
Den tredje nationella fallstudien, Arquivo.pt, har bekräftat sitt primära mål: ”främja bevarandet av innehåll som finns tillgängligt på det nationella internet och säkerställa dess tillgänglighet för forskarsamhället och allmänheten.” I centrum för projektet står det digitala bevarandet av webbsidor genom historien, som sträcker sig från 1990 till 2025. Under workshoppen betonade organisatörerna initiativets betydelse, lyfte fram dess fördelar och betonade vikten av dess centrala uppdrag när det gäller att skydda Portugals digitala arv.
Dessutom lyfte experter från initiativet eArchiving fram hur deras arbete stöder både offentliga och privata enheter som arbetar med digitalt bevarande. Deras presentationer tog upp gemensamma tekniska frågor och visade upp verktyg och metoder som utformats för att effektivisera digitala arkiveringsprocesser.
Workshoppen samlade en mångfald av intressenter, däribland kommuner, centrala offentliga förvaltningsorgan, konsulter och teknikleverantörer. Genom att främja diskussioner mellan beslutsfattare, yrkesverksamma och branschexperter bidrog evenemanget till att bygga upp ett starkare nätverk av yrkesverksamma som arbetar för att främja digital arkivering i Portugal.