Luis Faria, eArchiving Initiative
Delavnica o e-arhiviranju na Portugalskem: Študije primerov in strategije za digitalno arhiviranje,ki so potekale v sodelovanju s portugalskim generalnim direktoratom za knjige, arhive in knjižnice (DGLAB) z nekdanjim generalnim direktorjem Pedrom Penteadom in pobudo za e-arhiviranje, so zagotovile celovito platformo za razpravo o digitalnem arhiviranju in arhiviranju na Portugalskem.
Glavni poudarek dogodka je bil pregled sedanjega pravnega okvira, ki ureja digitalno arhiviranje, ki ga je predstavil DGLAB. V tej seji so bili opisani bistveni predpisi in zahteve glede skladnosti, ki institucijam, ki upravljajo digitalne evidence, zagotavljajo jasnost. Udeleženci so pridobili tudi dragocene vpoglede organizacij, ki so se uspešno spoprijele z izzivi digitalnega arhiviranja. Govorniki so izmenjali tri študije primerov iz resničnega sveta in najboljše prakse pri ukrepih za digitalno arhiviranje, ki se izvajajo v okviru projektov.
Predstavitev študije primera se je začela z „O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João“, v kateri je opisan razvoj kliničnega digitalnega odložišča v bolnišnici São João od njegove ustanovitve leta 1959 do njegovega najnovejšega razvoja leta 2016 z ustanovitvijo centra za upravljanje informacij (Centro de Gestão da Informação). V skladu z vodilnim načelom „trazer o arquivo clínico para o século XXI“ (prenos kliničnega arhiva v 21. stoletje) je bila v tej študiji primera poudarjena zavezanost bolnišnice k vzdrževanju digitalnega repozitorija kliničnih evidenc, s čimer se je okrepila njena ključna vloga na zdravstvenem področju. Repozitorij zagotavlja, da imajo zdravstveni delavci nemoten dostop do zgodovine pacientov, kar je temeljni vidik zagotavljanja natančne in učinkovite zdravstvene oskrbe. V študiji je bil poudarjen tudi strateški pristop k arhiviranju: določitev, katere dokumente je treba hraniti, kdaj jih je treba arhivirati in kako strukturirati postopek. Od trenutka, ko pacient prispe v enoto za nujno oskrbo, do končne obdelave dokumentacije o odpustu iz bolnišnice, ima arhiv ključno vlogo pri zagotavljanju kontinuitete in kakovosti oskrbe pacientov.
V drugi nacionalni študiji primera z naslovom „Od priprave informacij do ohranjanja v pravosodju – študija primera ministrstva za pravosodje“ je portugalsko ministrstvo za pravosodje pokazalo, kako napreduje pri prizadevanjih za digitalno hrambo, kot je bilo poudarjeno v nedavni študiji primera, v kateri je bila predstavljena njegova strategija za upravljanje življenjskega cikla informacij. Cilj pobude, ki je še v zgodnji razvojni fazi, je vzpostaviti strukturiran pristop k produkciji, razširjanju in dolgoročnemu ohranjanju digitalnih zapisov s poudarkom na kuratorskem nadzoru na vsaki stopnji.
Med predstavitvijo so uradniki predstavili notranji okvir, ki usmerja odločitve o tem, kaj ohraniti, kako ga ohraniti in širše pomisleke v zvezi z digitalnim arhiviranjem. Projektna skupina je zagotovila tudi vpogled v sistem digitalnega arhiviranja, ki se trenutno uporablja, in podrobno opisala operativne procese, na katerih temelji njihovo delo. Glavna tema razprave je bila varnost informacij in infrastrukture, pri čemer so bili obravnavani veljavni protokoli, posamezniki, odgovorni za izvajanje, in učinkovitost sedanjih ukrepov. Pobuda odraža vse večjo zavezanost zagotavljanju dolgoživosti in celovitosti digitalnih zapisov na ministrstvu.
Tretja nacionalna študija primera, Arquivo.pt, je ponovno potrdila svoj glavni cilj: „spodbujati ohranjanje vsebin, ki so na voljo na nacionalnem internetu, ter zagotoviti njihovo dostopnost znanstveni skupnosti in splošni javnosti.“ V središču projekta je digitalno ohranjanje spletnih strani skozi celotno zgodovino, ki je trajala od leta 1990 do leta 2025. Na delavnici so organizatorji poudarili pomen pobude, poudarili njene prednosti in okrepili pomen njenega osrednjega poslanstva pri varovanju portugalske digitalne dediščine.
Poleg tega so strokovnjaki iz pobude za e-arhiviranje poudarili, kako njihovo delo podpira javne in zasebne subjekte, vključene v digitalno arhiviranje. Njihove predstavitve so obravnavale skupna tehnična vprašanja ter predstavile orodja in metodologije, namenjene racionalizaciji postopkov digitalnega arhiviranja.
Na delavnici se je zbrala raznolika skupina deležnikov, vključno z občinami, osrednjimi organi javne uprave, svetovalci in ponudniki tehnologije. S spodbujanjem razprav med oblikovalci politik, strokovnimi delavci in strokovnjaki iz industrije je dogodek pomagal zgraditi močnejšo mrežo strokovnjakov, namenjenih spodbujanju digitalnega arhiviranja na Portugalskem.