Luis Faria, eArchiving Initiative
Atelierul privind arhivarea electronică în Portugalia: Studiile de caz și strategiile pentru conservarea digitală,desfășurate în colaborare cu Direcția Generală Cărți, Arhive și Biblioteci (DGLAB) din Portugalia, cu fostul director general, Pedro Penteado, și cu Inițiativa privind arhivarea electronică, au oferit o platformă cuprinzătoare pentru discutarea arhivării și conservării digitale în Portugalia.
Un punct central al evenimentului a fost o prezentare generală a cadrului juridic actual care reglementează arhivarea digitală, prezentat de DGLAB. Această sesiune a subliniat reglementările esențiale și cerințele de conformitate, oferind claritate instituțiilor care gestionează înregistrările digitale. Participanții au obținut, de asemenea, informații valoroase de la organizații care au abordat cu succes provocările arhivării digitale. Vorbitorii au împărtășit trei studii de caz din lumea reală și cele mai bune practici în acțiunile de conservare digitală, puse în aplicare pe parcursul proiectelor.
Prezentarea studiului de caz a început cu „O repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João”, urmărind evoluția repertoriului digital clinic al spitalului din São João de la înființarea sa în 1959 până la cea mai recentă dezvoltare a acestuia în 2016, odată cu înființarea Centrului de gestionare a informațiilor (Centro de Gestão da Informação). În conformitate cu principiul director al „trazer o arquivo clínico para o século XXI” (aducerea arhivei clinice în secolul XXI), acest studiu de caz a evidențiat angajamentul spitalului de a menține un registru digital de înregistrări clinice, consolidând rolul său esențial în domeniul medical. Depozitul asigură faptul că profesioniștii din domeniul sănătății au acces fără probleme la istoricul pacienților, un aspect fundamental al furnizării unei îngrijiri medicale exacte și eficiente. Studiul a subliniat, de asemenea, abordarea strategică a arhivării: stabilirea documentelor care trebuie păstrate, a momentului în care trebuie arhivate și a modului de structurare a procesului. Din momentul în care un pacient ajunge la unitatea de asistență medicală de urgență până la prelucrarea finală a documentației medicale de externare, depozitul joacă un rol vital în asigurarea continuității și calității îngrijirii pacientului.
Al doilea studiu de caz național, „From Information Production to Preservation in Justice – A Case Study of the Ministry of Justice” (De la producția de informații la conservarea în justiție – un studiu de caz al Ministerului Justiției), Ministerul Justiției din Portugalia a demonstrat modul în care avansează eforturile sale de conservare digitală, astfel cum s-a subliniat într-un studiu de caz recent care prezintă strategia sa de gestionare a ciclului de viață al informațiilor. Aflată încă în faza incipientă de dezvoltare, inițiativa urmărește să stabilească o abordare structurată a producției, diseminării și conservării pe termen lung a înregistrărilor digitale, punând accentul pe supravegherea curatorială în fiecare etapă.
În timpul prezentării, oficialii au subliniat cadrul intern care ghidează deciziile cu privire la ceea ce trebuie păstrat, modul de păstrare a acestuia și preocupările mai largi legate de arhivarea digitală. Echipa de proiect a oferit, de asemenea, informații despre sistemul de conservare digitală utilizat în prezent, detaliind procesele operaționale care stau la baza activității lor. Discuțiile s-au axat în principal pe securitatea informațiilor și a infrastructurii, abordând protocoalele în vigoare, persoanele responsabile cu punerea în aplicare și eficacitatea măsurilor actuale. Inițiativa reflectă un angajament tot mai mare de a asigura longevitatea și integritatea înregistrărilor digitale în cadrul ministerului.
Al treilea studiu de caz național, Arquivo.pt, și-a reafirmat obiectivul principal: „promovarea conservării conținutului disponibil pe internetul național, asigurând accesibilitatea acestuia pentru comunitatea științifică și publicul larg.” În centrul proiectului se află conservarea digitală a paginilor web de-a lungul istoriei, în perioada 1990-2025. În cursul atelierului, organizatorii au subliniat importanța inițiativei, evidențiind avantajele acesteia și consolidând importanța misiunii sale principale de protejare a patrimoniului digital al Portugaliei.
În plus, experții din cadrul Inițiativei privind arhivarea electronică au evidențiat modul în care activitatea lor sprijină atât entitățile publice, cât și pe cele private implicate în conservarea digitală. Prezentările lor au abordat probleme tehnice comune și au prezentat instrumente și metodologii concepute pentru a eficientiza procesele de arhivare digitală.
Atelierul a reunit un grup divers de părți interesate, inclusiv municipalități, organisme ale administrației publice centrale, consultanți și furnizori de tehnologie. Prin încurajarea discuțiilor dintre factorii de decizie politică, practicieni și experți din industrie, evenimentul a contribuit la construirea unei rețele mai puternice de profesioniști dedicați avansării arhivării digitale în Portugalia.