Budući da je 29. svibnja 2024. u Bruxellesu obilježena deseta obljetnica Inicijative za e-arhiviranje, Ured za publikacije Europske unije iskoristio je priliku da razmisli o gotovo desetljeću inovacija i strateškog učinka.
Uredi za publikacije središnja su točka pristupa pravu EU-a i publikacijama. Omogućuje i pristup otvorenim podacima, rezultatima istraživanja, obavijestima o javnoj nabavi i drugim službenim informacijama koje objavljuju institucije, tijela i agencije EU-a. Da bi se to postiglo, OP nosi više šešira: kao izdavačka kuća, zakonski depozitar i arhiv publikacija koje su izradile institucije EU-a.
Rješavanje arhivskog izazova
Ured za publikacije (OP) suočio se 2014. sa strateškom odlukom o tome kako ispuniti svoju misiju arhiviranja materijala koji mu je povjeren. Od prvog pokretanja repozitorija 1987. operativni program oslanjao se na niz sustava za upravljanje dokumentima (DMS) za pohranu publikacija EU-a i upravljanje njima.
Zbog novih pravnih propisa i zahtjeva u pogledu razine sigurnosti postala je jasna potreba za standardiziranim digitalnim rješenjem za očuvanje. Operativni program bio je zadužen za „čuvanje i arhiviranje elektroničkih datoteka te postupanje s njima u skladu stehnološkim napretkom futu re”.
Pristup je morao ispunjavati sljedeće kriterije: u skladu s normama otvorenog koda, međunarodnim i europskim normama i neprimjetno se integrira u informatičku arhitekturu Ureda za publikacije. Nakon poziva na podnošenje ponuda sklopljen je ugovor o pružanju usluga s Intrasoft Internationalom (sada Netcompany Intrasoft S.A.) i podugovarateljem Keep Solutions za upravljanje pohranom, operacijama i razvojem.
Zajedničkom specifikacijom informacijskih paketa (CSIP) nastoji se osigurati zajednički skup opisa uporabe međunarodnih normi za pakiranje digitalnih informacija u svrhe arhiviranja. Do službenog objavljivanja CSIP-a 2017. Ured za publikacije već je usklađivao svoje prakse s tim specifikacijama, čime je postao jedna od prvih organizacija koja je donijela specifikacije E-ARK-a.
Ostvarene koristi
Nakon dovršetka prelaska na dugoročno digitalno spremište podataka za čuvanje koje se temelji na e-arhiviranju naučene su neke pouke.
- Ušteda troškova: Primjenom standarda i već ispitanih najboljih praksi izbjegavaju se skupi pokušaji i pogreške.
- Fleksibilnost: Specifikacije sustava E-ARK bile su dovoljno fleksibilne da budu kompatibilne s modelom funkcionalnih zahtjeva za bibliografske zapise (FRBR) te su podupirale višejezično upravljanje dokumentima OP-a.
- prilagodljivost: Količina progutanih dokumenata s vremenom se povećala, a sustav se uspio prilagoditi bez primjetnog gubitka usluge.
- Interoperabilnost: Upotrebom specifikacija E-ARK-a i softvera otvorenog koda izbjegava se ovisnost o pružatelju usluga i stvara osjećaj povjerenja i vjerodostojnosti za druge agencije i organizacije.
- Zajednica i razmjena znanja: Događanja i internetski seminari u okviru inicijative za e-arhiviranje i dalje promiču suradnički dijalog i razmjenu iskustava među organizacijama.
Budući da eArhiviranje ulazi u drugo desetljeće, rad Ureda za publikacije pokazuje potencijal standardiziranih digitalnih sustava očuvanja u javnoj upravi.
Da biste saznali više o zajedničkoj povijesti Ureda za publikacije i čitatelja eArhiviranja, možete provjeriti detaljni rad koji je izradila Corinne Frappart.