Dado que la iniciativa eArchiving celebró su décimo aniversario el 29 de mayo de 2024 en Bruselas, la Oficina de Publicaciones de la UE aprovechó la oportunidad para reflexionar sobre casi una década de innovación e impacto estratégico.
La Oficina de Publicaciones es el punto central de acceso al Derecho de la UE y a las publicaciones. También da acceso a datos abiertos, resultados de investigación, anuncios de contratación pública y otra información oficial publicada por las instituciones, órganos y organismos de la UE. Para ello, la Oficina de Publicaciones lleva varios sombreros: como editorial, depositario legal y archivo de las publicaciones de las instituciones de la UE.
Abordar el desafío archivístico
En 2014, la Oficina de Publicaciones de la UE se enfrentó a una decisión estratégica sobre cómo cumplir su misión de archivar el material que se le confiaba. Desde el lanzamiento de su primer repositorio en 1987, la Oficina de Publicaciones se había basado en una secuencia de sistemas de gestión documental (SGD) para almacenar y gestionar las publicaciones de la UE.
Debido a las nuevas regulaciones legales y los requisitos de nivel de seguridad, se hizo evidente la necesidad de una solución de preservación digital estandarizada. Se encomendó a la Oficina de Publicaciones la responsabilidad de «conservar y archivar archivos electrónicos y tratarlos en consonancia con los avances tecnológicos futu re».
El enfoque debía cumplir los siguientes criterios: de código abierto, internacional y conforme con las normas europeas, y perfectamente integrable en la arquitectura informática de la Oficina de Publicaciones. Tras una licitación, el contrato de servicio resultante se celebró con Intrasoft International (ahora Netcompany Intrasoft S.A.) y el subcontratista Keep Solutions para gestionar el almacenamiento, las operaciones y el desarrollo.
La Especificación Común para Paquetes de Información (CSIP) tiene como objetivo proporcionar un conjunto común de descripciones de uso de las normas internacionales para el envasado de información digital con fines de archivo. Cuando se publicó formalmente el CSIP en 2017, la Oficina de Publicaciones ya estaba adaptando sus prácticas a estas especificaciones, lo que la convertía en una de las primeras organizaciones en adoptar las especificaciones E-ARK.
Beneficios obtenidos
Hay algunas lecciones aprendidas después de la finalización de la transición a un repositorio de preservación digital a largo plazo basado en eArchiving.
- Ahorro de costes: La aplicación de normas y mejores prácticas ya probadas evita costosos ensayos y errores.
- Flexibilidad: Las especificaciones E-ARK eran lo suficientemente flexibles como para ser compatibles con el modelo de requisitos funcionales para registros bibliográficos (FRBR) y apoyaban la gestión de documentos multilingües de la Oficina de Publicaciones.
- Escalabilidad: El volumen de los documentos ingeridos ha crecido con el tiempo, y el sistema ha sido capaz de adaptarse sin pérdida notable de servicio.
- Interoperabilidad: El uso de especificaciones E-ARK y software de código abierto evita la dependencia de los proveedores y aporta confianza y credibilidad a otras agencias y organizaciones.
- Comunidad e intercambio de conocimientos: Los eventos y seminarios web organizados por la iniciativa eArchiving continúan promoviendo el diálogo colaborativo y el intercambio de experiencias entre organizaciones.
A medida que eArchiving entra en su segunda década, el recorrido de la Oficina de Publicaciones ilustra el potencial de los sistemas de preservación digital normalizados en la administración pública.
Para saber más sobre la historia compartida de la Oficina de Publicaciones de la UE y los lectores de eArchiving pueden consultar el artículo en profundidad escrito por Corinne Frappart.