Uma vez que a iniciativa eArchiving assinalou o seu décimo aniversário em 29 de maio de 2024, em Bruxelas, o Serviço das Publicações da UE aproveitou a oportunidade para refletir sobre quase uma década de inovação e impacto estratégico.
O Serviço das Publicações é o ponto central de acesso ao direito e às publicações da UE. Dá igualmente acesso a dados abertos, resultados da investigação, anúncios de concurso e outras informações oficiais publicadas pelas instituições, órgãos e organismos da UE. Para o efeito, o Serviço das Publicações utiliza vários chapéus: como editora, depositário legal e arquivo das publicações da autoria das instituições da UE.
Enfrentar o desafio arquivístico
Em 2014, o Serviço das Publicações da UE enfrentou uma decisão estratégica sobre a forma de cumprir a sua missão de arquivar o material que lhe foi confiado. Desde o lançamento do seu primeiro repositório em 1987, o Serviço das Publicações baseou-se numa sequência de sistemas de gestão de documentos (SGD) para armazenar e gerir as publicações da UE.
Devido aos novos regulamentos jurídicos e requisitos de nível de segurança, tornou-se clara a necessidade de uma solução de preservação digital normalizada. O Serviço das Publicações foi incumbido de «preservar e arquivar os ficheiros eletrónicos e tratá-los em conformidade com a evolução tecnológica futu re».
A abordagem tinha de satisfazer os seguintes critérios: normas de fonte aberta, internacionais e europeias conformes e perfeitamente integráveis na arquitetura informática do Serviço das Publicações. Após um concurso público, o contrato de prestação de serviços resultante foi celebrado com a Intrasoft International (atualmente Netcompany Intrasoft S.A.) e o subcontratante Keep Solutions para gerir o armazenamento, as operações e o desenvolvimento.
A especificação comum para os pacotes de informação (CSIP) visa fornecer um conjunto comum de descrições de utilização das normas internacionais para a embalagem de informações digitais para fins de arquivo. Quando o CSIP foi formalmente lançado em 2017, o Serviço das Publicações já estava a alinhar as suas práticas com estas especificações, tornando-se uma das primeiras organizações a adotar especificações E-ARK.
Benefícios alcançados
Há algumas lições aprendidas após a conclusão da mudança para um repositório de preservação digital a longo prazo baseado no eArchiving.
- Poupança de custos: A aplicação de normas e de boas práticas já testadas evita tentativas e erros dispendiosos.
- Flexibilidade: As especificações E-ARK eram suficientemente flexíveis para serem compatíveis com o modelo de Requisitos Funcionais para Registos Bibliográficos (FRBR) e apoiavam a gestão de documentos multilingues do Serviço das Publicações.
- Escalabilidade: O volume de documentos ingeridos tem crescido ao longo do tempo, e o sistema tem sido capaz de adaptar-se sem perda perceptível de serviço.
- Interoperabilidade: A utilização de especificações E-ARK e de software de código aberto evita a vinculação a um fornecedor e proporciona um sentimento de confiança e credibilidade a outras agências e organizações.
- Comunidade e partilha de conhecimentos: Os eventos e webinars realizados pela iniciativa eArchiving continuam a promover o diálogo colaborativo e o intercâmbio de experiências entre organizações.
À medida que o eArchiving entra na sua segunda década, o percurso do Serviço das Publicações ilustra o potencial dos sistemas de preservação digital normalizados na administração pública.
Para saber mais sobre a história comum do Serviço das Publicações da UE e dos leitores de eArchiving, consulte o artigo aprofundado da autoria de Corinne Frappart.