Vzhledem k tomu, že iniciativa eArchiving oslavila dne 29. května 2024 v Bruselu své desáté výročí, využil Úřad pro publikace Evropské unie (OP) příležitosti k zamyšlení nad téměř deseti lety inovací a strategického dopadu.
Úřady pro publikace jsou ústředním místem přístupu k právu EU a publikacím. Poskytuje rovněž přístup k veřejně přístupným datům, výsledkům výzkumu, oznámením o veřejných zakázkách a dalším oficiálním informacím zveřejňovaným orgány, institucemi a jinými subjekty EU. K dosažení tohoto cíle nosí operační program více klobouků: jako vydavatelství, právní depozitář a archiv publikací, jejichž autory jsou orgány EU.
Řešení Archivní výzvy
V roce 2014 Úřad pro publikace (OP) čelil strategickému rozhodnutí o tom, jak naplnit své poslání archivovat materiál, který mu byl svěřen. Od svého prvního spuštění úložiště v roce 1987 se OP při ukládání a správě publikací EU spoléhal na řadu systémů správy dokumentů.
Vzhledem k novým právním předpisům a požadavkům na úroveň zabezpečení se jasně ukázala potřeba standardizovaného řešení pro uchovávání digitálních záznamů. Operační program byl pověřen úkolem „uchovávat a archivovat elektronické soubory a nakládat s nimi v souladu s budoucímtechnologickým vývojem“.
Tento přístup musel splňovat tato kritéria: jsou v souladu s otevřeným zdrojovým kódem, mezinárodními a evropskými normami a lze je bezproblémově integrovat do architektury IT Úřadu pro publikace. Na základě výběrového řízení byla uzavřena smlouva o poskytování služeb se společností Intrasoft International (nyní Netcompany Intrasoft S.A.) a subdodavatelem Keep Solutions za účelem správy skladování, provozu a vývoje.
Cílem společné specifikace pro informační balíčky (CSIP) je poskytnout společný soubor popisů použití mezinárodních norem pro balení digitálních informací pro účely archivace. V době, kdy bylo CSIP oficiálně vydáno v roce 2017, Úřad pro publikace již slaďoval své postupy s těmito specifikacemi, což z něj činí jednu z prvních organizací, která přijala specifikace E-ARK.
Dosažené přínosy
Po dokončení přechodu na dlouhodobé úložiště pro uchovávání digitálních záznamů založené na elektronickém archivování (eArchiving) byly získány určité poznatky.
- Úspora nákladů: Uplatňování norem a osvědčených postupů, které již byly vyzkoušeny, zabraňuje nákladným pokusům a chybám.
- Flexibilita: Specifikace E-ARK byly dostatečně flexibilní, aby byly slučitelné s modelem funkčních požadavků na bibliografické záznamy (FRBR), a podporovaly mnohojazyčnou správu dokumentů operačního programu.
- Škálovatelnost: Objem přijatých dokumentů v průběhu času rostl a systém se dokázal přizpůsobit bez znatelné ztráty služby.
- Interoperabilita: Použití specifikací E-ARK a softwaru s otevřeným zdrojovým kódem zabraňuje závislosti na dodavateli a přináší pocit důvěry a důvěryhodnosti ostatním agenturám a organizacím.
- Společenství a sdílení znalostí: Akce a webináře pořádané iniciativou eArchiving nadále podporují dialog založený na spolupráci a výměnu zkušeností mezi organizacemi.
Vzhledem k tomu, že eArchiving vstupuje do druhého desetiletí své existence, ukazuje cesta Úřadu pro publikace potenciál standardizovaných systémů uchovávání digitálních záznamů ve veřejné správě.
Chcete-li se dozvědět více o společné historii úřadů pro publikace a čtenářů elektronického archivu, podívejte se na podrobný dokument, jehož autorkou je Corinne Frappartová.