Ko je 29. maja 2024 v Bruslju potekala deseta obletnica pobude za e-arhiviranje, je Urad za publikacije EU izkoristil priložnost za razmislek o skoraj desetletju inovacij in strateškega učinka.
Urad za publikacije je osrednja točka za dostop do prava EU in publikacij. Omogoča tudi dostop do odprtih podatkov, rezultatov raziskav, obvestil o javnih naročilih in drugih uradnih informacij, ki jih objavijo institucije, organi in agencije EU. V ta namen Urad za publikacije nosi več klobukov: kot založba, zakoniti depozitar in arhiv publikacij, ki so jih pripravile institucije EU.
Reševanje arhivskega izziva
Urad za publikacije EU se je leta 2014 soočil s strateško odločitvijo o tem, kako izpolniti svojo nalogo arhiviranja gradiva, ki mu je bilo zaupano. Od prve vzpostavitve odložišča leta 1987 se je Urad za publikacije pri shranjevanju in upravljanju publikacij EU zanašal na zaporedje sistemov za upravljanje dokumentov.
Zaradi novih pravnih predpisov in zahtev glede ravni varnosti je postalo jasno, da je potrebna standardizirana rešitev digitalnega arhiviranja. Naloga Urada za publikacije je bila „ohranjanje in arhiviranje elektronskih datotek ter ravnanje z njimi v skladu s tehnološkim razvojem futu re“.
Pristop je moral izpolnjevati naslednja merila: odprtokodni, mednarodni in evropski standardi, ki jih je mogoče brezhibno vključiti v arhitekturo IT Urada za publikacije. Po javnem razpisu je bila sklenjena pogodba o opravljanju storitev z družbo Intrasoft International (zdaj Netcompany Intrasoft S.A.) in podizvajalcem Keep Solutions za upravljanje skladiščenja, operacij in razvoja.
Namen skupne specifikacije za informacijske pakete (CSIP) je zagotoviti skupen sklop opisov uporabe mednarodnih standardov za digitalne informacije o embalaži za namene arhiviranja. Do uradne objave CSIP leta 2017 je Urad za publikacije že usklajeval svoje prakse s temi specifikacijami, s čimer je postal ena prvih organizacij, ki je sprejela specifikacije E-ARK.
Dosežene koristi
Po dokončanju prehoda na dolgoročno odložišče digitalnega arhiviranja, ki temelji na e-arhiviranju, je bilo pridobljenih nekaj izkušenj.
- Prihranek stroškov: Uporaba standardov in že preskušenih najboljših praks preprečuje drage poskuse in napake.
- Prožnost: Specifikacije E-ARK so bile dovolj prožne, da so bile združljive z modelom funkcionalnih zahtev za bibliografske zapise (FRBR), in so podpirale večjezično upravljanje dokumentov Urada za publikacije.
- Razširljivost: Obseg zaseženih dokumentov se je sčasoma povečal in sistem se je lahko prilagodil brez opazne izgube storitve.
- Interoperabilnost: Uporaba specifikacij E-ARK in odprtokodne programske opreme preprečuje vezanost na ponudnika ter drugim agencijam in organizacijam prinaša občutek zaupanja in verodostojnosti.
- Skupnost in izmenjava znanja: Dogodki in spletni seminarji, ki jih organizira pobuda za e-arhiviranje, še naprej spodbujajo sodelovalni dialog in izmenjavo izkušenj med organizacijami.
Ob vstopu e-arhiviranja v drugo desetletje pot Urada za publikacije ponazarja potencial standardiziranih sistemov digitalnega arhiviranja v javni upravi.
Če želite izvedeti več o skupni zgodovini Urada za publikacije EU in bralcev e-arhiviranja, si oglejte poglobljen dokument, ki ga je pripravila Corinne Frappart.