Découvrez comment appliquer des normes et des spécifications internationales à vos données, afin de pouvoir les conserver et les réutiliser à long terme.
1. Familiarisez-vous avec la législation et les normes
Étant donné qu’il n’existe pas de directive de l’Union européenne régissant l’archivage numérique, vous devriez commencer par vérifier comment les obligations légales locales régissent les activités d’archivage dans votre État membre. Ce que nous fournissons, ce sont des services de documentation et d’assistance basés sur des normes internationales pour vous aider à décrire, transmettre et préserver l’information numérique. La norme principale pour l’archivage numérique est le modèle de référence pour un système d’information archivistique ouvert (OAIS): ISO 14721:2012.
2. Déterminer les besoins et les exigences en matière d’archivage numérique
En plus des exigences découlant d’obligations légales, rassemblez les besoins commerciaux des utilisateurs finaux et traduisez-les en exigences supplémentaires pour votre application eArchiving.
3. Définissez votre plan d’archivage numérique
En fonction des exigences recueillies, définissez les informations numériques à conserver, pendant combien de temps et qui peut y accéder. Étudiez le flux de documents de votre entreprise et identifiez où l’archivage doit avoir lieu.
Le Centre de connaissances E-ARK fournit un ensemble complet de services qui permettent aux utilisateurs de comprendre, de contribuer et de valider les bonnes pratiques en matière de gouvernance de l’information.
4. Décider comment activer l’archivage numérique
Avec vos archives, décidez de développer votre propre application, d’acheter des logiciels auprès d’un fournisseur externe ou d’utiliser des composants existants, tels que eArchiving, pour mettre en place une solution d’archivage numérique. Considérez les avantages de passer au numérique avec eArchiving.
5. Implémenter, intégrer et tester votre solution
Ces étapes seront toutes effectuées par votre propriétaire de dépôt. Si vous avez décidé de développer votre propre application, vous pouvez utiliser nos spécifications techniques pour vous assurer qu’elle est conforme aux normes. Si vous souhaitez utiliser une solution existante, nous fournissons des exemples de logiciels eArchiving.
6. Archiver et récupérer des données
Une fois que vous avez commencé à archiver des informations numériques avec eArchiving, vous pouvez toujours récupérer des informations numériques avec l’interface utilisateur de la plate-forme E-ARK.
L’ eArchiving Service Desk est ouvert pour vos questions, commentaires, incidents et demandes de modification à tout moment avant, pendant ou après la mise en œuvre.
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