Sähköinen arkistointi käytännössä

Miten eArchiving-aloite tukee sähköisen arkistoinnin politiikan kehittämistä

Sähköisen arkistoinnin toimintaperiaatteella organisaatio valtuutetaan tukemaan digitaalisten tietueiden säilyttämistä jäsennellyn ja hallitun digitaalisen säilytysstrategian avulla. Toimintaperiaatteissa esitetään yksityiskohtaisesti, miksi valittua aineistoa on säilytettävä. Strategiassa määritellään, miten tämä toteutetaan. 

Tämä politiikka on myös tärkeä keino selittää, miksi datan luojien voi olla tarpeen toimia itse, jotta digitaalinen omaisuus voidaan hyväksyä säilytettäväksi.

Sähköistä arkistointiakoskevan aloitteenkeskeiset eritelmät, viitearkkitehtuuri ja tietämys,jotka perustuvat luotettaviin kokemuksiin ja kansainvälisiin standardeihin, kuten OAIS-viitemalliin, voivat olla erittäin hyödyllisiä organisaatiollenne sen laatiessa sähköistä arkistointia koskevia toimintaperiaatteitaan. 

eArchiving-yhteisö toimii myös kohtaamispaikkana niille, jotka ovat kiinnostuneita digitaalisesta arkistoinnista yhteisöllisyyttä kehittävien toimiensa kautta, jakamalla eri organisaatioiden erilaisia kokemuksia ja parhaita käytäntöjä niiden toteuttaessa digitaalisia säilytysjärjestelmiään.

Sähköisenarkistoinnin koulutuspalveluista, kuten verkkoseminaareista, kouluttajan kouluttamisesta ja sähköisen arkistoinnin opetussuunnitelmasta, voi olla paljon hyötyä, kun vastaat käytäntöihisi sopiviin koulutustarpeisiin. 

Tukipalvelumme vastaavat tarpeisiisi ja voivat opastaa sinua koko prosessin ajan tai ottaa sinuun yhteyttä muihin ihmisiin tai organisaatioihin, jotka ovat kohdanneet samoja haasteita. 

Generic Services -projektit

Verkkojen Eurooppa -väline julkaisi vuonna 2020 televiestintäalan työohjelmaan kuuluvan sähköistä arkistointia koskevan ehdotuspyynnön. Tämän ehdotuspyynnön tavoite (CEF-TC-2020-2: eArchiving) tarkoituksena oli edistää sähköisten arkistointiratkaisujen ja -standardien käyttöönottoa kansallisten arkistojen ulkopuolella ja tavoittaa muita julkishallinnon tasoja, julkisia laitoksia, kansainvälisiä elimiä, ohjelmistoyrityksiä, pieniä ja keskisuuria yrityksiä jne. sekä eri aloja, kuten kulttuuriperintöä jne. Neljä hanketta sai rahoitusta ehdotuspyynnön perusteella.

Verkkojen Eurooppa -välineestä (TC-2020-2) rahoitetut neljä hanketta: Sähköisen arkistoinnin puhelu on kuvattu lyhyesti alla. Lisätietoa yksittäisistä hankkeista saat seuraamalla linkkejä hankkeiden verkkosivustoille.

	OneClick e-arkistointi OneClick eArchiving -hankkeessa kehitettiin helppokäyttöinen työkalu toimitustietopakettien (SIP) luomiseen, jotta organisaatiot, joilla ei ole arkistotietämystä, voivat noudattaa eArchiving-arkistostandardeja. Oneclick on Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun (XAMK), PIQL:n, Viron taideakatemian, Digitalian ja DISECin yhteistyöhanke.
	PROHUB (Suullisen historian suojaaminen Blockchainin avulla) PROHUB-hanke oli AIT:n (Itävallan teknologiainstituutti), NIOD:n (Institute for War, Holocaust and Genocide Studies) ja Highbury R&D:n välinen yhteistyö. Blockchain-tekniikka tarjoaa lisäkerroksen, jonka avulla voidaan rekisteröidä objekteja käyttöoikeuksien hallintaa ja lisenssien hallintaa varten.
	J-Ark (Euroopan juutalaisyhteisön arkisto) J-Ark-hankkeessa yhdistettiin eArchiving, Europeana ja eTranslation CEF:n digitaaliset palvelut tukemaan juutalaisen perinnön arkistojen kestävyyttä integroidulla pitkäaikaissäilytysalustalla nimeltä J-Ark. Online-ratkaisu tarjoaa pilvipalveluita monenlaisten kulttuuriperintöaineistojen nielemiseen, säilyttämiseen ja jakamiseen, mukaan lukien suulliset historiahaastattelut ja tallenteet, historialliset valokuvat, asiakirjat ja paljon muuta. J-Ark perustuu avoimen lähdekoodin RODA-digitaalisäilytysalustaan.
	Insinööri- ja tiedekirjasto Suunnittelu- ja tiedekirjastohanke oli Piqlin (Norja, Espanja), Airbus Space and Defencen (Espanja) ja Slovakian tiedeakatemian keskuskirjaston (Slovakia) välinen yhteistyö. Se kehitti paikan päällä ja isännöi E-ARK-yhteensopivia arkistointijärjestelmiä, joissa oli sulautetut Archivematica-säilytystyönkulut tieteen ja tekniikan sisällölle. Hankkeessa on arkistoitu Airbusin 2D-teknisiä piirustuksia ja asiakirjoja sekä UKSAVin tieteellisiä käsikirjoituksia ja asiakirjoja.